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1、確定會議名稱，會議名稱也就是會議的題目，如“全國衛(wèi)生工作會議”“全國新型農(nóng)村合作醫(yī)療試點工作會議”等。規(guī)范的會議名稱一般由三部分組成：一是會議范圍，二是會議內(nèi)容，三是會議性質(zhì)。其中會議性質(zhì)包括“現(xiàn)場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。
2、初定會議步驟，會議步驟包括會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的先后順序，是會議程序的基礎(chǔ)。程序是對會議各項活動，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議發(fā)言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進行的保證，一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準，切不可隨意變動。
3、草擬會議通知，會議通知一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內(nèi)容、會期、會議地點和食宿地點、與會人員、報到的日期和地點、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。
4、會議經(jīng)費預(yù)算，會議經(jīng)費預(yù)算開支的項目一般包括與會人員的食宿費、會場的租用費、會標的制作費、會務(wù)組和工作人員的房費、膠卷購買和沖洗費用等。如果需要邀請專家學(xué)者講課、作報告，還要將專家的講課費、交通費和食宿費等預(yù)算在內(nèi)。
5、辦理會議報批，重要的會議必須報請領(lǐng)導(dǎo)審批。會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點、參加會議的人數(shù)和人員級別、會議的經(jīng)費預(yù)算和準備情況等。
6、下發(fā)會議通知，會議通知務(wù)必經(jīng)過處室領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。下發(fā)會議通知要專人負責(zé)，避免遺漏、錯發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會議通知應(yīng)注意兩點：一是會議通知下發(fā)要及時。下發(fā)過早，參會人員容易遺忘；下發(fā)太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發(fā)出后要抓反饋。涉及多個部門、內(nèi)容重要的會議要隨會議通知附會議回執(zhí)，內(nèi)容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務(wù)（職稱）、聯(lián)系電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯(lián)系，以確保與會人員能夠按時參會。
7、準備會議材料，會議材料主要有三種：一是會議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件；二是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話材料、書面交流材料和會議發(fā)言材料；三是會議主持詞。在這里筆者重點談?wù)勅绾螠蕚鋾h主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現(xiàn)會議的程序。主持詞的起草要注意三點：一是要力求文字口語化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話要點，順理成章地引出下一個發(fā)言人。語言要力求簡潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。三是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會議的主題。
8、選擇布置會場，開會要借助于一定的場所。會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。會場的大小要根據(jù)參會人數(shù)的多少來定，還要根據(jù)會議的需要考慮會場的設(shè)備，如會場的照明、空調(diào)、音響、錄音、多媒體等設(shè)備。會場的布置是辦會工作的一項重要內(nèi)容，主要有：一是會標的布置。會標應(yīng)與會議的名稱一致，字數(shù)要少而精，如“全國衛(wèi)生工作會議”。二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數(shù)多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴肅、正規(guī)；其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數(shù)較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關(guān)系顯得平等。四是座位的安排。安排座位一般根據(jù)會議的性質(zhì)，如果是座談會，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位；如果是向檢查組、檢查團匯報情況的匯報會，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據(jù)會議的氣氛和會場的本身條件安排座位。
9、明確人員分工，會議的會務(wù)人員可分三個小組，一是秘書組，負責(zé)會議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料的起草、整理會議記錄、編發(fā)會議簡報和會議材料的歸檔等工作；二是材料組，負責(zé)會議材料袋的購買、材料的裝袋和分發(fā)，以及會議的簽到等工作；三是接待組，負責(zé)與會人員的食宿安排、會場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等，此外還要做好會議經(jīng)費的預(yù)決算工作。
10、會前全面檢查，會前的全面檢查是進一步落實會議準備工作的重要環(huán)節(jié)。會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭匯報；二是到現(xiàn)場實地檢查，包括會議材料的準備情況和會場的布置工作；三是針對可能出現(xiàn)遺漏的問題，進一步采取補救措施。會前檢查一般要邀請有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場給予指導(dǎo)。
籌辦學(xué)術(shù)會議需綜合考慮規(guī)模、內(nèi)容及資源等因素，確保流程順暢，提升參會體驗。以下為籌備學(xué)術(shù)會議的一般步驟。
一、會前準備
1、擬定會議計劃：確定主題、地點、規(guī)模、主講人、嘉賓，制定經(jīng)費預(yù)算及籌資方案。建議提前八個月開始籌備，對于大型會議應(yīng)預(yù)留更多時間。會議計劃需包括日程安排、細節(jié)及注意事項，并成立會務(wù)組明確分工。
2、建立會議官網(wǎng)：官網(wǎng)需包含會議內(nèi)容信息，若需征稿，應(yīng)明確征稿范圍、周期、出版渠道及審稿人。發(fā)布征稿信息，邀請技術(shù)委員會及重要嘉賓。
3、會議推廣及通知：通過多種渠道邀請參會者，詳細告知會議時間、地點、演講者及主題、征稿方式等。跟進注冊與投稿，提前確認嘉賓參會情況，發(fā)送正式通知，包括會址、交通、報道、住宿及是否參與發(fā)言等。
4、臨近會議準備：準備會議資料、會場標識及設(shè)備，布置會場，包括座次安排、環(huán)境布置及設(shè)備檢查。
二、會議進行中
1、會議報到：提供接送服務(wù)，安排現(xiàn)場簽到、發(fā)放會議材料及住宿安排，通知重要事項。
2、會場組織：接待嘉賓，引導(dǎo)至正確位置，巡視會場，調(diào)動討論，協(xié)助講者，進行會議記錄。
三、會后安排
1、整理會議文件：整理記錄，形成簡報或紀要，撰寫總結(jié)向上級匯報或發(fā)布。分類歸檔會議材料。
2、送別嘉賓：根據(jù)返程時間安排送行，發(fā)放會議照片、資料及講稿，結(jié)清費用。
3、后續(xù)工作：結(jié)算開支，歸還租賃物品，清理會場。論文出版，向作者提供電子或紙質(zhì)刊物。
4、相關(guān)提示：選擇MeetConf一站式學(xué)術(shù)會議管理平臺，可實現(xiàn)在線會議籌備，包括搭建微網(wǎng)、論文管理、通知、收款、簽到及證書下載等，省時省力，提高辦會效率。
篇一：舉辦會議經(jīng)驗總結(jié)
一場會議的成功與否，關(guān)鍵在于會前的策劃準備是否到位。
一、會議策劃
會議策劃工作直接決定著將要舉辦的會議的成敗。會議策劃人員必須對整個會議的有清晰的認識，能夠站在一定的戰(zhàn)略高度對會進行全局把控，因此，對于會議策劃人員就有嚴格的要求，要求策劃人員具備一定的管理能力，對會議中涉及的人、財、物進行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制，以期高效達到舉辦會議的目標。
（一）會前籌備
1、對此次會議的認識
在開會前必須清楚認識會議的內(nèi)容（名稱、地點、時間、場地、參會人員、會議的意義）
2、組織會前動員會
組織召開會前動員會對于會議的成功起著至關(guān)重要的作用。會前動員會由會議策劃人員主持召開，會議主持人、會議后勤服務(wù)人員、會議記錄、音響師、會場控制、攝像師以及必要時會議邀請的嘉賓及領(lǐng)導(dǎo)也請參會。
（1）在開會前必須清楚地向參會人員傳達此次會議的內(nèi)容（名稱、地點、時間、場地、參會群體分析、會議級別、會議意義及主辦方要達到的會議效果等）
（2）進行人員安排。會議總策劃給會場服務(wù)人員安排任務(wù)（×××負責(zé)主持、×××負責(zé)后勤服務(wù)、×××負責(zé)會議記錄、×××負責(zé)音響設(shè)備、×××?xí)鲆龑?dǎo)及現(xiàn)場控制、×××負責(zé)攝像等）。
（3）介紹此次會議的詳細流程
（二）會議承辦方各塊負責(zé)人應(yīng)具備的素質(zhì)
1、會議策劃
能夠站在一定的戰(zhàn)略高度對會進行全局把控，要求策劃人員具備一定的管理能力，對會議中涉及的人、財、物進行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制，以期高效達到舉辦會議的目標。
2、主持
（1）主持人應(yīng)具備良好的語言表達能力
語言，是節(jié)目傳播內(nèi)容的重要載體，主持人的語言對于主持人而言非常重要。
首先，語言要通順流暢。其次，主持人語言應(yīng)具備嚴密清晰的邏輯思維。再次，在語言表達上，要有自己的特色，要富有感染力。
（2）主持人應(yīng)具備一定的臨場應(yīng)變和即興發(fā)揮能力
一定的臨場應(yīng)變和即興發(fā)揮能力是節(jié)目主持人在節(jié)目的制作過程中，由于人的因素、設(shè)備的因素、以及組織管理協(xié)調(diào)等方面原因，使得節(jié)目制作過程發(fā)生了一些難以預(yù)料的但又客觀存在的變故，此時主持人能夠保持冷靜，充分發(fā)揮自身的主觀能動性，運用大腦迅速思維并作出判斷，并根據(jù)大腦判斷組織語言和反應(yīng)，使變故通過主持人靈活巧妙的語言組織和反應(yīng)逐漸朝好的方向轉(zhuǎn)化的能力。比如，在主持節(jié)目的過程中主持人及時發(fā)現(xiàn)了自己的口誤時，則應(yīng)隨機應(yīng)變，保持冷靜，用機智幽默的語言化解危機。
（3）主持人應(yīng)具備個性鮮明的.主持風(fēng)格
任何一個人從事任何一項工作都具有自身的風(fēng)格，作為主持人的主持風(fēng)格則是在主持節(jié)目過程中，主持人的學(xué)識、思想、品德、舉止、談吐、能力、才藝、智慧、志趣和格調(diào)化的綜合表現(xiàn)。
3、后勤負責(zé)人
（1）會前確定能夠到場的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓和觀眾的名單（了解參會群體），會議現(xiàn)場文件、表格等制定與打印（包括：簽到表，會議記錄表，工作安排表、桌牌等）
（2）對會場所需道具、用具須提前購置備齊
（3）會議開始前一至二小時組織人員對會場進行布置（會議標語、會場桌椅、桌牌、水?dāng)[放）
（4）與會場引導(dǎo)積極溝通，做好簽到及引導(dǎo)工作
4、會議記錄
會議記錄員要能夠準確地記錄會議的每一個環(huán)節(jié)，為會議總結(jié)和會議報道提供材料支持。
會議記錄員應(yīng)具備的素質(zhì)：
（1）有速記能力。
（2）有很強的概括能力。
（3）善于捕捉每個人特點的能力。能夠準確地記錄會議的每一個環(huán)節(jié)，為會議總結(jié)和會議報道提供材料支持。
5、音響師
音響師須要在會前準備好會場音樂、視頻及文檔資料，會議開始前一小時對會場多媒體、音響、麥克等調(diào)試，電源確認，對多媒體設(shè)備有充分的準備，保證會場多媒體播放正常。（能夠熟練操作電腦及多媒體設(shè)備，具備隨機應(yīng)變的能力）
6、攝像師
（1）領(lǐng)悟會議精神；
（2）有一定的攝影經(jīng)驗。攝像師須要清晰地認識會議的意義，能以最獨特的視角留住會場的每一個精彩瞬間，能根據(jù)主辦方需要達到的會議效果有針對性的進行人物特寫抓拍。為會議總結(jié)和后期會議報道提供必要的圖片素材和參考。
7、會場引導(dǎo)和現(xiàn)場控制
會場引導(dǎo)和現(xiàn)場控制人員須對舉辦會議現(xiàn)場的空間布局有清楚的認識和深刻的印象（會議室地址、周邊停車場、衛(wèi)生間、會場通道、會場主席臺、領(lǐng)導(dǎo)席、嘉賓席、觀眾席的布局等）。
（1）會前有序引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓及觀眾（簽到）入席；
（2）會議中間對會場紀律監(jiān)督、帶動會場氣氛，有序引導(dǎo)現(xiàn)場出入人員，對現(xiàn)場遇到的突發(fā)事件能夠隨機應(yīng)變；
（3）宣布會議結(jié)束時，要有序引導(dǎo)與會的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓和觀眾離場。
（三）會議總結(jié)
會議結(jié)束后，各中心做好會議總結(jié)，并于三日之內(nèi)交送于總務(wù)辦公室，進行備份存檔。總務(wù)辦公室將會議記錄以及相關(guān)文件做好整理，一并存檔入庫。由技術(shù)服務(wù)部對其所采集照片進行技術(shù)處理
（四）材料及財務(wù)預(yù)算
海報、條幅、膠水、剪刀、透明膠帶紙、別針、曲別針、刀片，簽到冊、會議記錄本，
（五）突發(fā)事件的處理預(yù)案
1、技術(shù)部多帶儀器設(shè)備，保證影像的。
2、保證會場安全通道暢通、照明及消防設(shè)施完好
3、確定四名隨機調(diào)派人員（現(xiàn)場控制），做突發(fā)事件的人員安排
（六）備注
1、全體工作人員必須穿正裝，佩戴工作證，隨身攜帶小筆記本，便于信息的準確傳達。
2、各負責(zé)人一定要盡職盡責(zé)，如有特殊情況，必須提前聲明，以便及時調(diào)整。
3、與會人員按照中心就坐
4、會議現(xiàn)場的總負責(zé)人
二、會前動員會
會議策劃只是把活動作為一個項目確定下來，而會務(wù)籌備會才是對會議方案進行探討論證的過程。會前動員會籌備會由會務(wù)組籌備召開。參會人員對既有方案各抒己見，暢所欲言，群策群力，提出自己的創(chuàng)意，綜合討論，讓會議既有一定的模式，又有更多的創(chuàng)新和提高。關(guān)鍵是在于統(tǒng)一會務(wù)組織人員的思想認識，增強會務(wù)組織人員的信心，明確在舉辦會議過程中自己的責(zé)任的權(quán)利。
三、彩排
在會議策劃方案最終確定后，至少于會前一天到會場現(xiàn)場彩排。對方案中考慮欠周祥的地方及時進行修改和增補。
篇二：年終總結(jié)大會籌備工作1、會議時間：
20××年1月9日9：30
2、會議內(nèi)容：
一、商會20××年工作總結(jié)；
二、河南程方紡織公司20××年工作總結(jié)；
三、商會工會工作總結(jié)；
四、年度黨支部工作總結(jié)。
3、參會人員：
紡織商會會長、秘書長、副會長、理事、園區(qū)棟長、公司全體員工。特邀嘉賓—公安、消防、方北營和程寸營二委代表等80余人。
4、會議籌備小組：
組長常保生、副組長杜秋生、趙景房，組員付帥、張艷玲、宋長偉、杜開利、徐曼曼、王美英、杜憲書。
5、人員分工：
一、會議資料，負責(zé)人：。會議資料包含：會議內(nèi)容中的工作總結(jié)。
二、參會人員組織，負責(zé)人：。人員主要為參會人員。
三、場地安排，負責(zé)人：，主要工作包含沐香苑會議室的確定（大約可容納80—90人的會議室，須事先與酒店經(jīng)理協(xié)商），主席臺布置（包含與會列席人員、包含會議條幅標語等擺放工作）、燈光音響話筒等設(shè)備的調(diào)試（事先準備好國歌MP3格式）。會議當(dāng)日需有沐香苑酒店方保證電線路正常使用，保證消防安全等工作由籌備小組組長與酒店方協(xié)調(diào)。
四、會議茶水果品的準備，負責(zé)人：付帥，主要工作包括茶水果品的供應(yīng)。
五、攝影拍照，負責(zé)人：付帥，主要負責(zé)攝像拍照設(shè)備的準備（并負責(zé)會議期間的攝影與拍照）、會后用餐安排（需與沐香苑酒店經(jīng)理溝通后由其安排）
篇三：會議籌備情況匯報近階段，XXXX會籌備情況匯報如下：
一、明確職責(zé)、落實責(zé)任。
8月19日，市委召開第一次商情組工作會議，我區(qū)就本次會議安排、客商邀請、細節(jié)安排等相關(guān)工作進行了部署，按照工作要求，我們進行了精心組織，確定了綜合科為責(zé)任科室，落實上報了責(zé)任人、聯(lián)絡(luò)員，做到了專人對接，責(zé)任明確，與上級部門保持經(jīng)常聯(lián)絡(luò)，互通信息，不斷完善籌備工作。區(qū)委主要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，召集相關(guān)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)及部門召開專題會議，明確責(zé)任、落實人員，整個活動由區(qū)黨組成員牽頭負責(zé)，商務(wù)局具體承辦，開發(fā)區(qū)配合。
二、精心篩選，邀請參會客商。
按照會議要求，我區(qū)負責(zé)邀請客商30名，原則上要求邀請《財富》、《福布斯》、《金融時報》世界500強企業(yè)高管人員，根據(jù)以上要求，我局及時與各鎮(zhèn)、園區(qū)進行了對接，認真梳理排查，于8月19日上報我區(qū)擬邀請客商總名單，并下發(fā)了電子邀請函。并就會議的議程安排、參會細節(jié)、客商食宿安排與相關(guān)責(zé)任單位進行了對接落實，確保本次客商按時參會，同時讓客商安心參會，舒心參會。
三、爭創(chuàng)特色，舉辦專場活動。
近年來，我區(qū)圍繞全區(qū)產(chǎn)業(yè)規(guī)劃定位，將僑商作為外資引進的對接突破口之一，與僑辦積極聯(lián)系溝通，并充分利用僑辦海外豐富資源和平臺優(yōu)勢，積極邀請一批僑商來淳考察興業(yè)，為創(chuàng)造良好的投資環(huán)境，我區(qū)在開發(fā)區(qū)內(nèi)設(shè)立“華僑產(chǎn)業(yè)園”，力爭全區(qū)外資利用取得重大突破。專場活動包含：
1、組織僑商實地考察。組織近100名僑商對我區(qū)經(jīng)濟開發(fā)區(qū)等進行實地考察，來全面了解我區(qū)投資環(huán)境及產(chǎn)業(yè)發(fā)展分布狀況。
2、舉行僑商產(chǎn)業(yè)洽談會。會上，我區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)重點推介我區(qū)投資環(huán)境與未來前景展望，并進行面對面洽談，對僑商提出的投資環(huán)境、政策咨詢等進行現(xiàn)場解答，力爭一批項目早日落戶高淳。
3、進行項目簽約。對全區(qū)招商項目認真梳理，精心挑選制造業(yè)項目13個、現(xiàn)代服務(wù)業(yè)項目32個、生物醫(yī)藥項目52個、農(nóng)業(yè)項目22個、文化創(chuàng)意項目14個舉行簽約儀式。
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