本文目錄

1. 籌備會是什么意思
2. 會議籌備工作十要點
3. 會議組織管理方面應具備哪些能力

籌備會是一種會議，用于討論和安排某項任務或活動的準備工作。它通常由項目負責人或組織領導召集，并邀請有關人員一同參加。籌備會的目的是確保活動或任務的順利開展，同時也為參與者提供了一個交流想法、溝通問題和解決難題的平臺。

在籌備會上，參與者需要對任務或活動的各個方面進行全面的分析和評估。這些方面包括預算、時間表、人力資源、營銷戰略、風險控制和協調安排等。通過仔細研究這些方面，籌備會的參與者可以確定活動或任務最理想的實施方案，從而提高成功的幾率，并確保資源的正確配置。

除了為任務或活動做好準備工作外，籌備會還可以為參與者提供一個機會，讓他們相互認識、建立聯系，并共同開發創意和解決問題的能力。籌備會的參與者可以通過相互交流和合作，發現許多新的解決方案和市場機會。為了確保籌備會的順利開展，在會前需要制定議程并發送給參與者，確保所有人都知道在會議上需要討論什么，并準備好相關材料。

會議籌備工作十要點

會議的籌備工作表面上看顯得紛繁復雜，但實際上還是有章可循的。我結合多年的實踐，談些粗淺的做法和體會，與同行們進行交流。下面是我給大家帶來的會議籌備工作的十要點，希望大家喜歡。

如“全國衛生工作會議”“全國新型農村合作醫療試點工作會議”等。規范的會議名稱一般由三部分組成：一是會議范圍，二是會議內容，三是會議性質。其中會議性質包括“現場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。

程序是對會議各項活動，如各種儀式、領導講話、會議發言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進行的保證，一旦經過領導批準，切不可隨意變動。

一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內容、會期、會議地點和食宿地點、與會人員、報到的日期和地點、需要攜帶的材料和數量及材料的打印規格、個人支付的費用、主辦單位、聯系人和聯系電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。

一般包括與會人員的食宿費、會場的租用費、會標的制作費、會務組和工作人員的房費、膠卷購買和沖洗費用等。如果需要邀請專家學者講課、作報告，還要將專家的講課費、交通費和食宿費等預算在內。

會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點、參加會議的人數和人員級別、會議的經費預算和準備情況等。

下發會議通知要專人負責，避免遺漏、錯發和重發。下發會議通知應注意兩點：一是會議通知下發要及時。下發過早，參會人員容易遺忘;下發太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發出后要抓反饋。涉及多個部門、內容重要的會議要隨會議通知附會議回執，內容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務(職稱)、聯系電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯系，以確保與會人員能夠按時參會。

一是會議文件，包括下發的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件;

二是講話材料，包括領導講話材料、書面交流材料和會議發言材料;

三是會議主持詞。在這里筆者重點談談如何準備會議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現會議的程序。

主持詞的起草要注意三點：

一是要力求文字口語化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。

二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結前面發言人的講話要點，順理成章地引出下一個發言人。語言要力求簡潔，避免重復和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。

三是主持詞的內容要提綱挈領，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會議的主題。

會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。

會場的大小要根據參會人數的多少來定，還要根據會議的需要考慮會場的設備，如會場的照明、空調、音響、錄音、多媒體等設備。會場的布置是辦會工作的一項重要內容，主要有：

一是會標的布置。會標應與會議的名稱一致，字數要少而精，如“全國衛生工作會議”。

二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數最好為單數，最主要的領導居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。

三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴肅、正規;其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關系顯得平等。

四是座位的安排。安排座位一般根據會議的性質，如果是座談會，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位;如果是向檢查組、檢查團匯報情況的匯報會，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據會議的氣氛和會場的本身條件安排座位。

一是秘書組，負責會議文件、領導講話稿等材料的起草、整理會議記錄、編發會議簡報和會議材料的歸檔等工作;二是材料組，負責會議材料袋的購買、材料的裝袋和分發，以及會議的簽到等工作;三是接待組，負責與會人員的食宿安排、會場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務人員和攝影人員等，此外還要做好會議經費的預決算工作。

會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭匯報;二是到現場實地檢查，包括會議材料的準備情況和會場的布置工作;三是針對可能出現遺漏的問題，進一步采取補救措施。會前檢查一般要邀請有關的領導親臨現場給予指導。

主要應具備以下幾個方面的能力：一是統籌組織能力。把會前、會中、會后的整個事情統籌考慮，做好周密部署，確保每個環節不出紕漏。作為主辦會議的管理者，要善于調動各方面的積極性，發揮每名工作人員的能力，共同把會務籌備好。二是協調溝通能力。積極主動與參會的領導、各方面的代表和人員進行溝通，充分了解一些重要嘉賓的工作習慣等，提前做好準備。三是細致落實能力。把會務的整個環節都要考慮和落實的越細越好，比如領導講話的話筒音質和音量、與會人員座位提醒、合影留念的安排、會議結束后送站、就餐的安排、領導講話的錄音，等等，會議成敗的關鍵在于是否細致落實。四是合作共事能力。一項工作特別是象組織會議這樣的大型活動，都不是哪一個個體可能獨立完成的，需要團隊共同努力完成，這就要求團隊中的每個成員都要有相互補臺、相互配合支持、主動當好配角的精神。五是總結提高能力。會議結束后，要及時進行總結分析，肯定好的做法，查找不足，研究改進的措施，為做好今后的工作積累經驗。

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