青島會(huì)議服務(wù)大型會(huì)務(wù)工作的原則

 

 

青島會(huì)議服務(wù)大型會(huì)務(wù)工作的原則一；嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，考慮周密。一是考慮問題力求細(xì)致。要考慮到整體工作的方方面面，考慮到各項(xiàng)工作彼此間的關(guān)聯(lián)與影響，要知道一項(xiàng)會(huì)務(wù)工作有哪些具體環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)怎樣去做，一些細(xì)枝末節(jié)該怎樣處理。二是方案制訂盡量細(xì)化。不僅要制訂一個(gè)包括會(huì)議主要內(nèi)容和安排的會(huì)議框架方案，還應(yīng)制訂一個(gè)更為細(xì)致周密的會(huì)務(wù)工作實(shí)施方案，包括各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容和環(huán)節(jié)、會(huì)務(wù)人員分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求等操作細(xì)節(jié)。三是會(huì)務(wù)實(shí)施注重細(xì)節(jié)。會(huì)務(wù)工作中，一個(gè)通知發(fā)放不到位，一個(gè)座位安排不合理，一個(gè)話筒的聲音不正常，等等，這些細(xì)節(jié)上的問題，都會(huì)影響到整個(gè)會(huì)議的效果。實(shí)施會(huì)務(wù)工作絕不能有半點(diǎn)僥幸心理，一定要關(guān)注細(xì)節(jié)，認(rèn)真對(duì)待細(xì)小的工作，杜絕隱患。

 

 

 

青島會(huì)議服務(wù)大型會(huì)務(wù)工作的原則二；準(zhǔn)備充分，謀劃在前。會(huì)前準(zhǔn)備是整個(gè)會(huì)務(wù)的重點(diǎn)，也是工作量最大的一個(gè)階段，任何一次成功的會(huì)議都建立在充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上。所以，必須在會(huì)前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，應(yīng)當(dāng)考慮在早，行動(dòng)在早，落實(shí)在早，能早點(diǎn)做的絕不拖延，能多準(zhǔn)備的絕不偷懶。一是認(rèn)真做好方案制訂、會(huì)前動(dòng)員、材料準(zhǔn)備、會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)布置、食宿安排等會(huì)前準(zhǔn)備工作，并反復(fù)檢查，確保開會(huì)時(shí)不發(fā)生差錯(cuò)與故障。二是對(duì)于一些必須在會(huì)中和會(huì)后完成的工作，可以提前準(zhǔn)備，打好基礎(chǔ)，做好方案。比如：擬訂會(huì)議通報(bào)、紀(jì)要的初稿，安排會(huì)后整理人員，幫助參會(huì)人員預(yù)訂返程票等。三是預(yù)先考慮會(huì)議中可能出現(xiàn)的變化或意外情況，多想想可能會(huì)發(fā)生什么問題，可能出現(xiàn)什么緊急突發(fā)事項(xiàng)。制訂應(yīng)對(duì)緊急突發(fā)情況的預(yù)案，對(duì)可能存在的問題和隱患提前解決或加強(qiáng)防范。

 

 

青島會(huì)議服務(wù)大型會(huì)務(wù)工作的原則三；明確分工，加強(qiáng)協(xié)同。一是把每項(xiàng)任務(wù)、每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求分解量化到具體責(zé)任人頭上，做到各個(gè)具體經(jīng)辦人員工作任務(wù)具體、要求明確，防止出現(xiàn)任何工作盲點(diǎn)和相互推諉扯皮。二是分工時(shí)應(yīng)注意掌握每個(gè)工作人員的特點(diǎn)，安排任務(wù)盡量與其能力和經(jīng)驗(yàn)相匹配，對(duì)經(jīng)驗(yàn)不足的工作人員盡量交代仔細(xì)、加強(qiáng)指導(dǎo)；有的會(huì)議需要多個(gè)單位參與會(huì)務(wù)，應(yīng)立足各部門的工作職能、范圍和自身掌握的資源進(jìn)行任務(wù)分解，需要相互配合完成的任務(wù)，也要明確一個(gè)主要責(zé)任部門。三是相互協(xié)調(diào)配合，注意拾遺補(bǔ)缺，增強(qiáng)工作合力。參與會(huì)務(wù)工作的人員或部門應(yīng)積極與其同事或協(xié)作部門溝通、配合，互相通報(bào)工作進(jìn)展。同時(shí)，會(huì)務(wù)工作負(fù)責(zé)人或牽頭部門要掌握和協(xié)調(diào)好工作進(jìn)度，可定期召開工作碰頭會(huì)，各自通報(bào)工作進(jìn)展和重要信息，減少工作的盲目性和差錯(cuò)，便于分析和查找問題。

 

 

青島會(huì)議服務(wù)大型會(huì)務(wù)工作的原則四；勤勉高效，節(jié)約成本。會(huì)務(wù)工作人員要增強(qiáng)時(shí)間觀念，對(duì)規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成的工作，只能按期或提前完成，決不允許拖沓遲延。有時(shí)會(huì)務(wù)工作人員較少，需要一人身兼數(shù)職，同時(shí)抓好幾項(xiàng)工作，這更要求會(huì)務(wù)人員勤奮工作、善于工作，做到多思考、多觀察、多交流、多檢查、快行動(dòng)，確保優(yōu)質(zhì)高效地完成肩負(fù)的任務(wù)。此外，無(wú)論是用會(huì)場(chǎng)、印材料還是定食宿、跑接待，各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作都需要花費(fèi)，特別是大型會(huì)務(wù)工作，總會(huì)有一筆不小的費(fèi)用支出。會(huì)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)在保證會(huì)議效果和質(zhì)量的前提下，用心做好會(huì)務(wù)預(yù)算工作，精打細(xì)算，勤儉節(jié)約，力爭(zhēng)少花錢、多辦事、辦好事。

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