青島會議服務大型會務特點

 

 

青島會議服務大型會務特點 一 要求高。參加大型會議的人員多，出席的領導和嘉賓規格高，會議議題重要，影響大、作用大。因此，各級領導對做好大型會務工作都非常重視，對會議的材料水平、服務水平等諸多方面都會有較高的要求。

 

 

青島會議服務大型會務特點 二 內容多。一是環節多。會務工作涉及到會前準備、會中服務和會后整理等不同階段；涉及到準備材料、會議通知、會場布置、新聞報道、交通安保、餐飲食宿等多個方面。而每個階段、每個方面的工作又包含眾多環節，大到會議主報告的準備和重要參會人員的邀請，小到物品擺放位置和空調溫度的設定，千頭萬緒，非常繁雜。二是人員多。一方面，參會人員眾多，相應的會議通知、接待、紀律、協調等方面的工作量就比較大；另一方面，參與會務的工作人員較多，搞材料的、發通知的、跑接待的、布置會場的、抓組織協調的，缺一不可。有的大型會議還專設秘書組、會務組、宣傳組和綜合組。三是變化多。大型會務工作不一定完全按照主辦者預定的方案來運行，有時會臨時出現各種各樣的變化。例如：領導臨時調整會議內容或時間，會議材料需要緊急修改，參會人員提出一些新的要求，會議設備出現故障等等。這些都會相應增加會務工作任務量。

 

 

青島會議服務大型會務特點 三 時間緊。經常搞會務的同志都知道，大型會務工作的時間要求總是很緊張。造成這種情況主要有三方面的原因：一是大型會務本身工作量大，可能出現的變化多，因此在會務工作安排上很難做到從容不迫；二是會務工作有其自身的規律性和時序要求，許多工作不能提前開展，必須在會議召開前不久和會議召開時進行；三是會議中可能出現臨時動議，預留的準備時間較短。

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