本文目錄

1. 行政|怎么組織一場高效會議
2. 行政秘書如何組織會議
3. 如何組織一次好的會議(干貨)

做行政怎么組織一場高效會議？

會前

1、確定會議目的：是收集信息、輸出信息，還是討論問題、做出決策。

2、確定會議的人、事、地、時：

人：確定主持人、參會人、記錄人。

事：確定會議議程（事情先后順序及時間）

時：開始時間和結(jié)束時間>1h，中間一定要設(shè)休息。

地：在什么地方開會。

3、準(zhǔn)備會議材料：提前準(zhǔn)備好會議背景材料、發(fā)言稿、主持稿、會議PPT等，會議背景材料提前打印好擺在桌子上，調(diào)整好投影設(shè)備，試一下PPT。總有同學(xué)遇到不兼容的問題，辛辛苦苦做的PPT格式全亂了。

4、發(fā)布會議通知：會議通知需要至少提前一天發(fā)，每個部門都有每個部門的工作計劃，更何況助理經(jīng)常組織的是高管會。每個高管都有自己一大攤子事，比如原本人家準(zhǔn)備十點鐘自己部門開會的提前三天就安排好了，結(jié)果你一個消息就把別人的計劃全都打亂了，所有人都得跟著你調(diào)時間。

會議中

1、做好會議主持：有的助理也需要負(fù)責(zé)主持

Tips：一定要把握住每一次公開發(fā)言的機(jī)會，在職場，話語權(quán)籌于影響力。

2、控制會議走向：總有刁民想把會議方向帶跑，同志們要注意啊。

3、控制會議時間：如果前期的準(zhǔn)備做的非常好，我們按照計劃執(zhí)行就好了。萬達(dá)的會議就超級厲賽，說幾點開始就幾點開始，更厲害的是說幾點結(jié)束就能幾點結(jié)束。

4、維護(hù)會議秩序：經(jīng)常有人早退遲到、會上玩手機(jī)、隨意走動等類似這樣的事情，一定要制止，不然會不斷削弱你的影響力和威信。

5、做好會議紀(jì)要：會議紀(jì)要考驗的是邏輯思維和抓重點的能力，不只是記錄會上每個人的發(fā)言，而是需要用金字塔原理來加工會議記錄，形成結(jié)論先行、論據(jù)充足、重點突出、條理清晰的會議紀(jì)要。清晰的會議紀(jì)要也能避免后期執(zhí)行的時候，有些人不承認(rèn)自己說過的話。

6、形成會議決議：記清楚下一步的計劃的負(fù)責(zé)人、時間節(jié)點、產(chǎn)出物，助理要規(guī)避的就是后期執(zhí)行的時候各部門扯皮，所以一定要記清楚，不要給別人留下鉆空子的機(jī)會。

會議后

1、整理會議室，恢復(fù)成原狀。

2、整理記錄的信息，形成會議記錄。

3、呈報領(lǐng)導(dǎo)，確定要跟進(jìn)的重要事項。

4、將會議材料立卷歸檔，以備查考。

5、跟進(jìn)落實會議結(jié)果，及時匯報領(lǐng)導(dǎo)。

管理的本質(zhì)就是如何開好會，以超強(qiáng)執(zhí)行力著稱的萬達(dá)業(yè)內(nèi)流傳，萬達(dá)開會，沒人敢睡。

會務(wù)工作流程

一、會前準(zhǔn)備：

1、了解掌握會議主（議）題、召開的時間、出席范圍和人數(shù)，安排會議場所。

2、發(fā)布會議通知。通知內(nèi)容主要包括主（議）題、時間、地點、出席范圍和其它需要提醒的事項。通知的方式主要包括列入學(xué)校會議安排表、在校園網(wǎng)公布、電話通知、電子郵件通知和書面通知等，根據(jù)會議的需要采取一種或多種方式的通知。

及時向辦公室負(fù)責(zé)人報告通知送達(dá)的情況和擬出席情況。

3、邀請領(lǐng)導(dǎo)嘉賓。如邀請上級領(lǐng)導(dǎo)及來賓與會，要提前制發(fā)邀請函并在會前匯總反饋情況報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)需要，安排車輛接送事宜。

4、準(zhǔn)備會議材料。會議材料主要指會議文件、與會人員胸卡、文件袋等涉會材料與物品。在會議召開之前，提交領(lǐng)導(dǎo)審定后付印。

5、落實會場布置。根據(jù)會議要求做好會場布置。主要包括：（1）主席臺布置。包括主席臺座次和席位牌、會議材料、話筒、花卉、茶水等。（2）會場環(huán)境。包括會標(biāo)布置、盆花擺放、音響設(shè)備、燈光空調(diào)等必要時，安排就座區(qū)域分布。（3）落實服務(wù)人員。包括簽到服務(wù)、材料分發(fā)服務(wù)、茶水服務(wù)和其它應(yīng)急服務(wù)。

6、安排會議接待。根據(jù)會議需要，做好接站、住宿和返程票務(wù)安排等。大型會議要制作接送安排一覽表、住宿安排一覽表。根據(jù)會議安排，落實參觀游覽安排，及有關(guān)紀(jì)念品贈送工作。

7、發(fā)布新聞信息。通知黨委宣傳部，做好新聞宣傳工作安排。如有必要，安排專人做好會議記錄，做好比那機(jī)會議簡報的準(zhǔn)備工作。

8、協(xié)調(diào)會務(wù)工作。重大會議或會務(wù)準(zhǔn)備工作涉及多個單位和部門的，需要召開協(xié)調(diào)會，落實有關(guān)工作。會務(wù)協(xié)調(diào)一般要求明確工作目標(biāo)、任務(wù)、期限；明確責(zé)任部門、責(zé)任人。協(xié)調(diào)會前，一般應(yīng)提出工作分工預(yù)案。

9、檢查會務(wù)準(zhǔn)備情況。會務(wù)準(zhǔn)備工作布置后，要重視動態(tài)的檢查監(jiān)督，對沒有及時完成規(guī)定任務(wù)的，要及時采取措施加以彌補(bǔ)。

二、會中服務(wù)

1、檢查會場布置情況。提前開啟空調(diào)設(shè)備。重點檢查音響等設(shè)備、主席臺的布置情況。

2、檢查服務(wù)人員就位情況。（1）檢查簽到準(zhǔn)備工作，簽到處負(fù)責(zé)人員應(yīng)該提前到位，做好簽到準(zhǔn)備工作。（2）檢查迎領(lǐng)、禮儀等其他服務(wù)人員就位情況。（3）檢查休會期間茶點服務(wù)等。

3、檢查會議記錄人員到位情況。記錄要準(zhǔn)確、完整；重要內(nèi)容要記清原話；必要時要做好錄音準(zhǔn)備工作。

4、檢查攝影、攝像等新聞采訪人員的到位情況。

5、做好與會人員合影的各項準(zhǔn)備工作。

6、做好會議的安全保衛(wèi)和醫(yī)療保障工作。

7、編印會議簡報。

8、編印會議通訊錄。

9、做好與會人員返程的相關(guān)安排。

三、會后工作

1、分發(fā)與會人員照片、通訊錄。

2、安排相關(guān)人員、車輛為與會人員送行。

3、做好會議記錄及相關(guān)材料的整理歸檔工作。

4、落實會議形成的決議，明確專人協(xié)調(diào)落實，必要時予以督查督辦。

5、根據(jù)工作需要，對與會人員進(jìn)行必要的問候和工作聯(lián)系。

怎么的會議才算好？個人理解，能夠解決問題，達(dá)到會議目的的會議就是好的，那些帶來難題、浪費時間的會議是不好的，低效的，甚至是無效的。

怎樣組織一次高效地會議？

必須是會前有準(zhǔn)備，會中有效率，會后有執(zhí)行。

首先，會前準(zhǔn)備。

一、確定會議時間。事前咨詢與會決策領(lǐng)導(dǎo)時間，盡量選擇一個大部分領(lǐng)導(dǎo)都能參加的時間。或者由大領(lǐng)導(dǎo)拍板會議時間。

二、確定會議地點。一般選在單位正規(guī)會議室，或者相應(yīng)會議規(guī)模需求選擇的酒店會場。

三、確定會議主題和議題。根據(jù)會議類型來確定。比如純總結(jié)類，布置工作類會議，可直接咨詢大領(lǐng)導(dǎo)意見。比如日常辦公會議，可收集各部門的意見，收集議題和上會材料。比如專題會議，直接根據(jù)發(fā)起者意見確定。

四、發(fā)布通知。通知上必須明確會議時間、地點、會議主題、會議議程、參會人員以及對參會人員提出的要求。如果涉及費用，也需明確費用標(biāo)準(zhǔn)等。如果因各種原因，無法一次發(fā)布信息明確的通知，也可以提前發(fā)預(yù)通知。

五、會場準(zhǔn)備。

(一)根據(jù)需求，擺放桌椅，有U字型，回字型，課桌型……

(二)擺好席簽。

1.會議席簽和用餐席簽擺放不一致，用餐時，左手比右手大；開會時，右手比左手大。

2.一般情況下，有顯示屏或PPT的，主要領(lǐng)導(dǎo)以面對大屏展開排位。如果無，一般大領(lǐng)導(dǎo)座位位于面對進(jìn)門口的會場位置的中間。如果有其他單位貴賓參會，一般貴賓列坐面對進(jìn)門口的會場位置，我方根據(jù)大領(lǐng)導(dǎo)坐于貴賓對面中間位置先右后左排開。

(三)提前在位置上布置上會材料、紙筆、水等。

(四)提前準(zhǔn)備好并測試好話筒、PPT、投影、宣傳片等。

(五)大型會議，需準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿和主持詞。若有對外宣傳需求，需提前聯(lián)系媒體，準(zhǔn)備好會議通稿。

(六)大型會議需在外召開的，要聯(lián)系好酒店，做好用車、住宿和用餐安排。

其次，會中注意（隨機(jī)應(yīng)變）。

(一)主持人了解會議議程，掌握并控制會議時間。無特殊需求，遵循會議議程安排進(jìn)行。

(二)做好會議錄音和攝像。如果系重要大型會議，可安排全程錄像。

(三)如需對外宣傳，安排專人對接媒體需求。一般會議快結(jié)束時發(fā)布新聞通稿。

(四)茶歇或會中休息時可安排播放音樂。（一般大型會議安排。）

(五)會議進(jìn)行期間，要盡量保持好會場環(huán)境。時刻關(guān)注周圍噪音，光線。若含有機(jī)密內(nèi)容，要有專人在會場外把門。

(六)若會上播放宣傳片，要及時關(guān)燈，確保效果。

再次，會后執(zhí)行。

(一)做好會議記錄，發(fā)布會議紀(jì)要。以文件形式明確會議精神，成果和各方職責(zé)。

(二)若有新媒體平臺，根據(jù)會議機(jī)密情況明確是否發(fā)布會議信息。需對外宣傳的會議，需及時跟進(jìn)與會記者，確認(rèn)媒體發(fā)布信息是否有負(fù)面信息。

(三)專門部門和專人督促會議明確事項的落實。

【溫馨提示】本次分享的部門如何組織安排的會議和行政|怎么組織一場高效會議的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。