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會(huì)議準(zhǔn)備工作流程
一、擬定會(huì)議工作方案
一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議記錄簡(jiǎn)報(bào)工作、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。
二、選定、安排議題
會(huì)議討論的問(wèn)題、決策的對(duì)象，就是議題。大中型會(huì)議的議題由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志確定。日常會(huì)議的議題，有的由分管某項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志提出，有的由下級(jí)機(jī)關(guān)或者根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志指示準(zhǔn)備議題，然后將收集到的議題進(jìn)行篩選，加以修改、討論、充實(shí)，報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后，按周、月或季度統(tǒng)籌安排。
三、擬定會(huì)議議程、日程和程序
議程，是會(huì)議所要通過(guò)文件、解決問(wèn)題的概略安排。用簡(jiǎn)練文字逐項(xiàng)寫(xiě)出即可。日程，是在一般時(shí)間內(nèi)會(huì)議進(jìn)行的具體安排，一般采用簡(jiǎn)短文字或表格方式，將會(huì)議期間每天上午、下午及晚上的活動(dòng)列出即可，如有說(shuō)明，附于表后。程序，是一次會(huì)議按照時(shí)間先后或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡(jiǎn)，可粗可細(xì)。議程、日程應(yīng)當(dāng)事先發(fā)給與會(huì)人員，有的代表大會(huì)還應(yīng)提出交大會(huì)主席團(tuán)通過(guò)后才能生效。程序只供領(lǐng)導(dǎo)同志主持會(huì)議時(shí)參考，不發(fā)給其他同志。
四、準(zhǔn)備會(huì)議文件、報(bào)告
日常工作會(huì)議的文件、報(bào)告，主要應(yīng)由各職能部門(mén)起草此液準(zhǔn)備。會(huì)議秘書(shū)部門(mén)應(yīng)于會(huì)前通知有關(guān)部門(mén)報(bào)送會(huì)議文件，對(duì)文件內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行初審，并向領(lǐng)導(dǎo)同志提出所報(bào)送的文件能否提交會(huì)議討論的意見(jiàn)。
五、提出與會(huì)人員名單
提名與會(huì)人員，是一項(xiàng)重要的政治性很強(qiáng)的工作，應(yīng)當(dāng)掌握以下原則；一是周到全面。日常工作會(huì)議請(qǐng)與會(huì)議討論議題密切相關(guān)的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同志列席；臨時(shí)性會(huì)議，屬于征求意見(jiàn)性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)有關(guān)方面的主要領(lǐng)導(dǎo)同志和代表參加；屬于專業(yè)性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)各有關(guān)方面主管該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志、專家和在該方面有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的工作者參加；屬于紀(jì)念、慶祝性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)一些有名望、影響與所紀(jì)念、慶祝事項(xiàng)有關(guān)的同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴(yán)適度，準(zhǔn)確無(wú)誤。從有利工作和便于保密的角度出發(fā)，做到提名合情合理，不寬不嚴(yán)，不錯(cuò)提，不漏提。三是無(wú)論出席或列席會(huì)議人員，均不帶助手。四是會(huì)議秘書(shū)工作人員提出的與會(huì)人員名單，需要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)同志審核后方能最后確定。
六、編排分組
多次性的森慎物大中型會(huì)議在參加會(huì)議人員名單確定之后，要對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組，即按照一定的'規(guī)律將全體與會(huì)人員劃分若干小組，以方便討論問(wèn)題。編組的基本方法有：根據(jù)地域編組；根據(jù)系統(tǒng)或行業(yè)編組；完全按人數(shù)編組。在進(jìn)行編組時(shí)，要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會(huì)議機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志分散到各個(gè)組。
七、選定、布置會(huì)場(chǎng)
1.選定會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)的選擇，要結(jié)合開(kāi)會(huì)人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：第一，會(huì)場(chǎng)大小適中，以每人平均2~3平米為宜。太大顯得松散，過(guò)小則擁擠。第二，會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)適中。第三，會(huì)場(chǎng)附屬設(shè)施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等。
2.布置會(huì)場(chǎng)。不同的會(huì)議，要求有不同的布置形式。黨的代表會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求樸素大方，人民代表大會(huì)會(huì)場(chǎng)要求莊嚴(yán)隆重，慶祝大會(huì)會(huì)場(chǎng)要求喜慶熱烈，追悼會(huì)會(huì)場(chǎng)要求莊重肅穆，座談會(huì)會(huì)場(chǎng)要求和諧融洽，紀(jì)念性會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求隆重典雅，日常工作會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求簡(jiǎn)單實(shí)用。這里主要講一下會(huì)場(chǎng)形式和排列座次問(wèn)題。
八、制發(fā)會(huì)議證件
會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。會(huì)議證件可分為兩類：一類是會(huì)議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽(tīng)證、來(lái)賓證、入場(chǎng)證、請(qǐng)柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會(huì)議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號(hào)碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。
九、發(fā)布會(huì)議通知
各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出開(kāi)會(huì)通知，以便與會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。一般分書(shū)面通知和口頭通知兩種。書(shū)面通知態(tài)度莊重嚴(yán)肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會(huì)議，宜發(fā)書(shū)面通知。口頭通知特別是電話通知，應(yīng)擬一個(gè)電話通知稿，以便簡(jiǎn)明、扼要、完整地進(jìn)行通知。重要會(huì)議的通知發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)檢查并進(jìn)行落實(shí)。
十、制定會(huì)議須知
會(huì)議須知的內(nèi)容主要包括會(huì)議保密紀(jì)律、請(qǐng)假制度、會(huì)客制度、安全要求、作息時(shí)間和其他注意事項(xiàng)。
十一、負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到
會(huì)議報(bào)到是指需要集中住宿的中大型會(huì)議的與會(huì)者到達(dá)開(kāi)會(huì)地點(diǎn)并通知會(huì)議秘書(shū)部門(mén)。報(bào)到是會(huì)議秘書(shū)部門(mén)準(zhǔn)確掌握與會(huì)人員到會(huì)情況并實(shí)施組織的重要一環(huán)。對(duì)于應(yīng)該報(bào)到而未及時(shí)報(bào)到的，應(yīng)注意催促。報(bào)到完畢后，應(yīng)匯總情況，向會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
十二、會(huì)議秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配
日常工作性會(huì)議、小型會(huì)議，一般由常設(shè)會(huì)議秘書(shū)部門(mén)或固定的專職、兼職會(huì)議秘書(shū)工作人員負(fù)責(zé)會(huì)議工作。規(guī)模較大且又較重要的會(huì)議，組織精干有力的工作班子或成立大會(huì)秘書(shū)處，下設(shè)若干工作小組如秘書(shū)組、文件組、業(yè)務(wù)選舉組、簡(jiǎn)報(bào)組、宣傳報(bào)道組、翻譯組、總務(wù)組、警衛(wèi)組、交通組等。明確分工，各負(fù)其責(zé)，保證會(huì)議順利進(jìn)行。
會(huì)場(chǎng)布置的基本要求包括椅子擺放、懸掛會(huì)議橫幅、擺放席位卡、擺放信箋紙/筆、準(zhǔn)備礦泉水或水杯、擺放指示牌、調(diào)試會(huì)場(chǎng)設(shè)備。
1、椅子擺放
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：搬運(yùn)輕放，椅子干凈，擺放整齊美觀；課桌式橫看、豎看、斜看成一條直線；準(zhǔn)備若干把椅子備用，以備不時(shí)之需。
2、懸掛會(huì)議橫幅
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：會(huì)場(chǎng)布置時(shí)不僅要求橫幅文字正確無(wú)誤，同時(shí)要求印制的會(huì)標(biāo)字跡美觀大方，內(nèi)容清晰明了。
3、擺放席位卡
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：會(huì)場(chǎng)布置的席位卡莊重大方，擺放整齊；席位卡信息需反復(fù)核對(duì)，確保無(wú)誤。
4、擺放信箋紙、筆
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：信箋中心線在一條直線上；筆尖朝前呈45度擺放在信箋上；筆尾靠信箋下端，標(biāo)志朝上。
5、準(zhǔn)備礦泉水或水杯
要求：擺放整齊、統(tǒng)一，且橫看，豎看，側(cè)看都成一條直線。
6、擺放指示牌
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：指示牌莊重大方，文字表述清楚，詮釋的信息清晰指引性強(qiáng)。
7、調(diào)試會(huì)場(chǎng)設(shè)備
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：音質(zhì)好，無(wú)噪音，音量適中，所有座位均能聽(tīng)清。
大型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置內(nèi)容有：
一、主題明顯突出
放置主題條幅，投影內(nèi)容，會(huì)議背景架。
二、整潔有序
提前一周寫(xiě)方案流程，提前三天確定主要來(lái)賓人數(shù)名單，提前一天布置好會(huì)場(chǎng)里的背景，音響投影，桌椅，桌布，準(zhǔn)備桌簽（多準(zhǔn)備桌簽及打桌簽的紙，怕萬(wàn)一人員變動(dòng)）。
三、以人為本
會(huì)場(chǎng)內(nèi)可以多放一些綠色植物或者會(huì)議桌上擺放一些桌花，緩和會(huì)議氣氛；會(huì)場(chǎng)內(nèi)燈光明亮柔和；會(huì)場(chǎng)內(nèi)每個(gè)人桌上準(zhǔn)備一瓶礦泉水，一個(gè)杯子，會(huì)議時(shí)間如果長(zhǎng)的話，可以設(shè)一個(gè)專門(mén)負(fù)責(zé)倒茶水的工作人員。
四、迎賓與導(dǎo)視
設(shè)置迎賓欄桿座、主題迎賓海報(bào)牌、會(huì)議簽到，會(huì)議導(dǎo)視牌，導(dǎo)視垃圾桶，迎賓工作人員，讓來(lái)賓少走彎路，提前告知洗手間的方位，為來(lái)賓提供最貼心的服務(wù)。
擴(kuò)展資料：
會(huì)場(chǎng)布置中需要考慮座次編排：
在一個(gè)嚴(yán)肅的會(huì)議上，座位是身份和地位的象征，不可隨意亂坐。按國(guó)際慣例：右手邊為七為主為大，左手邊為下為次為小；距離主位越近，其席次和席位就越高；距離主位越遠(yuǎn)。其席次和席位就越低。
根據(jù)這個(gè)原則，可以將座位進(jìn)行編號(hào)，座位編號(hào)的方法是：首先確定主席臺(tái)上是否放置座位，一般規(guī)格較高的會(huì)議可在主席臺(tái)上安排主人和重要嘉賓就坐，第一嘉賓位(或主人位)通常位于主席臺(tái)的正中。
其次確定會(huì)議主持人座位，主持人座位可以靠近演講臺(tái)，以方便出入。然后再確定其他嘉賓和VIP聽(tīng)眾座位。有時(shí)會(huì)議嘉賓沒(méi)有分成三五九等，則可隨嘉賓的意愿落座，主辦方不用特意安排。最后是編排一般聽(tīng)眾座位號(hào)，如無(wú)特殊要求，可讓聽(tīng)眾隨意選擇座位。
參考資料來(lái)源：百度百科—會(huì)議場(chǎng)地
參考資料來(lái)源：百度百科—座次禮儀
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