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開會是統一思想、籌劃部署或者總結工作的一個很好的形式，用好這個工具對高效開展工作有著重要的作用，開會有一個重要的作用就是研究問題、分析問題、解決問題。
現實生活中有兩種傾向性的問題，一種是沒有認知到開會的意義，認為開會是虛的，干事才是實的。另外一種是知道要開會把工作安排一下，但是不知道怎么開，甚至因為開會本身還產生了其他的矛盾和問題。
我們單位成立半個多世紀，就如何開好一個會議，有了很多成熟的做法。上午我們開了一個會，我感到特別的成功，有很多地方值得學習，下面我把自己的三點心得分享給你。
一個會議確定會議主題和參加的人員之后，可以從確定主題、匯報情況、意見建議、分析討論、做出決策5個方面去做。
01
會議議題這是召開一次會議的靈魂，這次會議的主題什么，為什么要開這次會，這需要在會前征求意見，在會上開門見山的就說出來，讓大家提前有醞釀的時間。要打有準備之仗，不能倉促開會。
確定會議議題以后，首先說情況匯報。情況匯報這是開會的基礎，這項工作做得越扎實，會議研究討論越有價值，定下的決策也越科學。情況匯報的邏輯可以從時間、空間、地域等方面去分析，可以從上級、本級、下級去分析，可以按照軍事上的方法敵情、我情、戰場環境等方面去進行分析。無論是從哪個維度去分析，都是要把何時、何事、何人、何地、為何，這些基本的要素搞情況。情況清才能方向明，這些工作其實都是會前的功夫，需要量化分析，不能霧里看花，似是而非。
02
匯報情況以后，就要《方案建議》，這是會議的一個核心，建議一般可以從5個方面去進行思考。
一是任務是什么，目標要明確，要打多少糧食，一定要明確，不能腳踩西瓜皮。
二是誰來干、這項如何進行分工，分工要科學做到人崗相適，不能亂點鴛鴦譜，誰干什么、能干什么、為什么讓他干要有一個理由，否則切菜的去蒸饅頭，蒸饅頭的去掃地，誰的作用都發揮不出來，誰肚子里都有氣。
三是完成的標準和時限，這方案建議中最重要的一個環節，沒有時間節點的工作就會推拖躲，人都是有惰性的，時間節點就是給劃一條紅線。如果領導沒有提出要求的話，下屬干工作全憑自覺，最后就沒有標準。在會議上明確時間節點和標準要求，也是一種公開的承諾，可以倒逼工作的完成。
四是相關組織領導和協調關系，人物部署之后要有人來監督，中間需要協調的部門和機構，比如相互之間職能交叉了怎么辦，出現了任務空隙怎么辦，這就需要協調組去解決這個問題。
五是相關保障，領導不能只給任務不給條件，任務部署部署前領導是最高的指揮員，工作開展以后領導就是做好保障工作，保障人、保障物、保障資金等確保任務按期完成。
總之，方案建議就是圍繞干什么、誰來干，什么時候完成、標準是什么，誰來組織協調，要什么保障去做，把這些因素考慮到了，這個方案就具有很強的操作性了。
03
制定了初步的方案建議后，就要進行研究討論，這是一個征求意見的過程，也是一個統一思想的過程。這個過程要盡量確保方向，不能討論來討論去，把會議的議題和方向都改了。
最后，就是定下決策，決策就是在研究討論的基礎上，對初步方案建議的完善。決策要一錘定音，按照少數服從多數的原則，研究討論可以有不同的聲音，但是決策定下來以后，就不能再猶豫和懷疑，要堅決的執行。
開好一個研究部署會，首先要確定一個主題，之后從自己的情況、對方的情況、環境情況等進行情況介紹。制定的初步方案建議，要具備五個要素：干什么，誰來干，什么時候完成、標準是什么，怎么組織協調，如何進行保障。大家對初步的方案建議進行研究討論后，作為會議的主持人要充分吸收大家的意見建議，然后做出決策，并且要按照先民主后集中的原則一錘定音。之后，就是抓好會議精神的落實。
生產調度工作有一定的特點。有人形容生產調度是無事一身輕，有事忙不停，重大事情急死人。就是說當生產按計劃順利平衡進行的時候生產調度除了檢查、了解、收集生產信息之外工作并不忙；而一旦出現異常情況需要緊急處理，這時候生產調度要與問題有關的方方面面聯系商量解決，要時刻關注事情的進展，要協調方方面面的關系，接電話、打電話、忙得不亦樂乎；有緊急情況出現時，要正確、及時地進行處理如果處理不順會使人焦急萬分，一旦處理失當，將帶來嚴重的后果，包括財產和生命的損失。它不同于安全部門，安全部門只按部就班進行事情處理就行了，而生產調度要負責事故中的方方面面，責任重大繁雜。
所以說要做好生產調度工作首先要熟悉調度工作的方方面面，熟悉生產和全廠的人員、物資、技術等工作和情況；熟悉廠外有關的部門、單位的情況；第二，要有應付出現各種情況的能力，胸有成竹、遇事不驚、頭腦冷靜、行事果斷；第三，要機智靈活，既要堅持原則又要把握分寸，處理臨時問題往往只能做些現場調查，在進行簡短的現場調查后就要果斷決策，不能優柔寡斷；第四，要善于思考、發現問題，車間或部門的日報常出現漏報、虛報等情況，生產調度必須能根據所掌握的情況發現問題，不讓漏報、虛報現象出現在生產日報中。所以當生產調度必須經常深入實際調查了解情況，掌握大量的實際情況才能發現問題，解決某些重大問題的緊急預案還必須經過廠長審查同意和授權；第六，生產調度必須與所有部門負責人建立良好的協作關系和有很高的信譽度，以減少調度工作中的不必要的麻煩。在調度工作中必須做到嚴格、公正、果斷，保證令行禁止、言聽計從，調動一切積極因素，確保生產高效、有序、安全、健康地運行。
一、會議預案的制定：
當決定召開會議之后，秘書人員要著手做的就是擬定詳細的會議方案。會議方案也稱為會議預案，就是為實現一定的會議功能目標，事先對運作環節、工作事務過程，辦事流程所做的有序安排。屬于計劃類會議文書。一般來說，中、大型會議或重要的電視、網絡視頻會議才需要擬定預案，簡單的小型會議，不必有預案。會議方案的內容與格式：一份完整的預案包含以下內容：
1、明確召開會議的目的、任務。即這次會議要實現什么目的、效果及有哪些方面的具體要求，這是擬定預案的第一步；
2、會議的規模，包括確定與會總人數、與會者的職務、級別、主持人選，概算經費成本，確定會議的會期等；
3、會議名稱、召開的時間、地點；
4、會議材料的組織和大會發言安排；
5、其他事項的安排。
二、擬定會議議程和日程：
會議預案是對大中型會議的整體籌劃，會議議程是對會議議題進行先后次序的安排，會議日程是對會議議程和會議期間其他各項活動逐日做出的時間安排。議程和日程是會議方案的組成部分。秘書人員在協助領導籌備會議時，可以說，制定會議預案是整個工作流程的第一步，接下來還有很多工作要做。
1、編制會務程序表議預案：
雖是整個會議的計劃，但會議預案不完全等于會務工作計劃，因為會議預案所列項目比較籠統，而會務工作則是十分具體、細致的。秘書部門有必要在會議預案的基礎上對會務工作做出一個周到細致的具體計劃，編制成“會務工作程序表”。程序表應該包括各項具體會務工作的內容、完成時間、責任人等項目。會務工作程序表由會務工作負責人(通常是辦公室主任)編制。由于它是具體事條的安排，不一定須經上司審查批淮。會務工作程序表編好后，可作為會議預案的附件發給承擔會務工作的人員。由于分工明確、內容具體、時間要求嚴格，各人可按程序表分別進行具體準備工作。會務工作負責人也可按程序表檢查各項事務的落實情況，凡是已經按要求完成的，就在備注欄注明“已辦”，這樣會務工作就可井然有序地進行，防止出現顧此失彼、重復忙亂的情況。
2、準備會議材料：
①會議文件的起草會議文件的起草是件非常嚴肅的事。有的要提前很長時間開始淮備。提倡領導親自主持并參加重要文件的起草，必要時要成立專門的起草班子。一般情況下，日常的工作會議或專題性比較強的會議的文件，可由相關職能部門負責起草;一些重要的、大中型會議，需要在主要負責人的主持下，事先成立專門的起草班子，專司文件起草工作。
②會議文件的審效會議文件有些需要在會議上宣讀，有些是關于程序、流程的規定，一旦有了差錯，直接影響到會議的質量與進程。為了確保會議文件的質量，提高會議效率，秘書人員需要在會前對組織起草和有關部門報送的會議文件進行審核和校對工作，然后向上司提出所報送的文件能否提交會議討論的意見。
③文件材料的印制和分發需要提交會議審計的文件討論稿和其他資料，應在會議召開前印制完畢并發到與會人員手中。分發文件的方法主要由：
⑴意識會前分發；
⑵報到、入場時分發；
⑶按座位發放；
⑷會議結束時分發。
三、發出會議通知發出會議通知常用兩種形式，一種是口頭通知，一種是書面通知。口頭通知主要適用于一些單位內部召開的會議，或參加人員少、準備時間短的會議。根據通知方式不同，口頭通知又分為當面通知和電話通知。書面通知是一種比較正式、傳統的通知方式，主要適用于一些大中性會議。主要由兩種方式。一種是以正式文件形式下發的會議通知，另一種是便函形式的會議通知。
四、布置會場與檢查布置會場應與會議議題、會場本身的空間、形狀和出席人員的需要協調一致。布置會場包括整體格局的布置和主席臺，場區座次的布局。會場布置完，還要聽取籌備人員匯報或親自到會議場地等方式，檢查會議籌備和布置情況，確保會場安排周密。
五、落實后勤服務：
1、預定住宿客房:會議住宿安排最簡單的方法是由與會者自己安排，但是考慮到經濟利益和效率最好是由主辦單位預定房間；
2、安排會議餐飲:安排會議餐飲需注意：
①考慮餐飲的形式與規格；
②簽訂餐飲合同；
③控制餐飲成本；
④科學編席；
⑤關注餐飲安全。
3、落實交通保障；
4、印制有關票證:凡是大型會議，均需要制作有關會議的票證。
【溫馨提示】協調會議安排如何匯報和協調會議安排如何匯報情況的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議會場，青島會議酒店，青島會議接送，青島會議服務，青島會議用車，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。