電話:15753252007
本文目錄
1.策劃階段：作為專業(yè)的會(huì)展代理機(jī)構(gòu)，我們?yōu)榭蛻籼峁┤轿坏臅?huì)展策劃服務(wù)。只需告訴我們您的想法或需求，我們將為您量身定制可行性方案、招展策劃以及會(huì)議回執(zhí)等。
2.咨詢階段：在這個(gè)階段，我們會(huì)與您進(jìn)行初步溝通，并根據(jù)您的關(guān)注點(diǎn)提出相應(yīng)的預(yù)案，供您選擇。這包括在預(yù)算范圍內(nèi)選擇最合適的會(huì)議場(chǎng)地、推薦酒店、餐飲場(chǎng)所以及適應(yīng)預(yù)算的菜譜、會(huì)展交通安排和接待流程等。
3.考察階段：如果您對(duì)我們提供的方案有信心，我們可以進(jìn)入考察階段。我們會(huì)安排您或您的代表前往目的地，對(duì)會(huì)議酒店、場(chǎng)地、環(huán)境、交通車輛以及會(huì)展設(shè)備等進(jìn)行實(shí)地考察。在此過(guò)程中，我們將深入討論服務(wù)項(xiàng)目、流程、推進(jìn)計(jì)劃和服務(wù)價(jià)格，并明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。
4.確定階段：在這個(gè)階段，我們需要耐心和細(xì)致地推敲和確認(rèn)各項(xiàng)流程和預(yù)案，盡可能使其細(xì)化。然后，我們將這些內(nèi)容以書面形式確認(rèn)，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。
5.執(zhí)行階段：嚴(yán)格而人性化地執(zhí)行服務(wù)協(xié)議，是雙方合作精神的體現(xiàn)。盡管計(jì)劃可能存在不足，但雙方應(yīng)本著合作的原則，共同解決臨時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題，以實(shí)現(xiàn)會(huì)議的圓滿成功。在此期間，對(duì)于協(xié)議外的額外服務(wù)，雙方應(yīng)口頭或書面確認(rèn)，并由負(fù)責(zé)人簽字。所有臨時(shí)產(chǎn)生的費(fèi)用，應(yīng)事先商議、事后結(jié)算。
6.結(jié)算階段：雙方財(cái)務(wù)人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)所有費(fèi)用單據(jù)，并嚴(yán)格按照服務(wù)協(xié)議進(jìn)行核算。
會(huì)議接待流程
會(huì)議接待是指會(huì)議籌辦方與主辦方商談，簽訂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)合同，對(duì)約定的事項(xiàng)提供全程的服務(wù)活動(dòng)。下面是我整理的會(huì)議接待流程相關(guān)內(nèi)容，希望對(duì)你有幫助!
★準(zhǔn)備工作
1接到會(huì)議(會(huì)展)意向后，合理報(bào)價(jià)立即回復(fù)，并提出我方的合理化建議。
2可為客戶進(jìn)行會(huì)議(會(huì)展)的設(shè)計(jì)與策劃服務(wù)。
3根據(jù)要求預(yù)定酒店，會(huì)議(會(huì)展)場(chǎng)地、車輛等。
4準(zhǔn)備會(huì)務(wù)用品：代表證、會(huì)徽、紀(jì)念品。
5提供公關(guān)禮儀、文秘、翻譯服務(wù)，代租會(huì)務(wù)所需設(shè)備。
★會(huì)議接待
1會(huì)議(會(huì)展)場(chǎng)所的布置：歡迎牌、橫幅、指示牌、會(huì)議資料、紙、筆、飲料、設(shè)備測(cè)試等。
2按客戶需要安排接送與會(huì)賓客，協(xié)助會(huì)務(wù)組辦理賓客簽到等工作。
3會(huì)議用餐及宴會(huì)安排。
4會(huì)后旅游、娛樂(lè)考察等活動(dòng)。
5提供返程飛機(jī)票、火車票。
一般而言，作為專業(yè)的會(huì)展公司承接/代理各類會(huì)議及展覽，大多經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：
1、策劃作為專業(yè)的會(huì)展代理公司，我們提供會(huì)展企劃代理，告訴我們你的想法或者點(diǎn)子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨浮⒄姓蛊髣潯?huì)議回執(zhí)等等。
2、咨詢?cè)诖穗A段，我們將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出自己的預(yù)案供選擇——譬如在預(yù)算范圍內(nèi)最適宜的會(huì)議場(chǎng)所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場(chǎng)所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會(huì)展交通流程、接待流程等。
3、考察如果您認(rèn)為溝通后可以相信我們，那么我們可以進(jìn)入這個(gè)階段——我們會(huì)安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频?、?huì)議場(chǎng)地、環(huán)境、交通車輛及會(huì)展設(shè)備細(xì)節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)流程、推進(jìn)計(jì)劃、服務(wù)價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。
4、確定這個(gè)時(shí)間需要的是耐心與細(xì)致——我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細(xì)化，然后以書面的.形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。
5、執(zhí)行嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計(jì)劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開(kāi)暫時(shí)的不合，以會(huì)展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來(lái)協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時(shí)決定雙方簽字負(fù)責(zé)人，所有臨時(shí)往來(lái)允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。
6、結(jié)算雙方財(cái)務(wù)人員認(rèn)真核對(duì)各類單據(jù)，嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。
【拓展閱讀】
會(huì)議匯報(bào)技巧：
現(xiàn)如今，有很多年輕人，即便是在公司里工作多年，他們都不會(huì)匯報(bào)工作，尤其是在參加重要會(huì)議的時(shí)候，他們根本就不明白自己說(shuō)的到底是什么，也沒(méi)有提前做好準(zhǔn)備，最后反而是得罪領(lǐng)導(dǎo)，讓他們不被領(lǐng)導(dǎo)所青睞，所以提醒大家在參加重要會(huì)議的時(shí)候向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，一定要掌握一下這三個(gè)技巧，這樣才能夠讓你深受領(lǐng)導(dǎo)喜歡。
第一、提前做好準(zhǔn)備和發(fā)言內(nèi)容
在職場(chǎng)中工作的時(shí)候，有很多職場(chǎng)人士，他們?cè)谙蝾I(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作之前，往往都是沒(méi)有頭緒，而且沒(méi)有做好準(zhǔn)備，反而是看到身邊有很多新員工表達(dá)清楚而且邏輯清晰，在匯報(bào)工作的時(shí)候更是得到了理所應(yīng)當(dāng)?shù)慕Y(jié)果，筆者提醒大家，無(wú)論是在公司里參加重要會(huì)議還是小會(huì)議，都應(yīng)該提前做好準(zhǔn)備，因?yàn)檫@在日常工作中是必不可少的，如果你沒(méi)有做好總結(jié)，那么在會(huì)議上領(lǐng)導(dǎo)可以劈頭蓋臉地向你訓(xùn)斥一番，所以年輕人一定要了解到這樣的危機(jī)。
第二、及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展
當(dāng)然也有很多年輕人，他們?cè)趫?zhí)行工作任務(wù)的時(shí)候出現(xiàn)了太多失誤，當(dāng)工作項(xiàng)目出現(xiàn)阻礙的時(shí)候，這些年輕人往往藏著掖著，并沒(méi)有把事實(shí)告訴給領(lǐng)導(dǎo)，也并不想讓領(lǐng)導(dǎo)耽誤自己的時(shí)間，幫他們解決問(wèn)題，往往就是因?yàn)檫@些員工不認(rèn)真的態(tài)度，最后反而是耽誤了工作進(jìn)展，被客戶取消訂單，公司形象也會(huì)直接受到影響，
大家在公司應(yīng)該及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展，并且把自己的失誤主動(dòng)告訴領(lǐng)導(dǎo)，千萬(wàn)不要害怕被責(zé)備，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)第一時(shí)間原諒你，并且向你伸出援手。
第三、準(zhǔn)備多種方案
很多年輕人在和同事以及領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí)他們總是直來(lái)直去，最后往往是因?yàn)檎f(shuō)話的毛病被大家所反感，其實(shí)在匯報(bào)工作的時(shí)候也是如此，年輕人應(yīng)該多加準(zhǔn)備各種方案，而不是只準(zhǔn)備一種方案無(wú)法補(bǔ)救，最后在匯報(bào)工作時(shí)更難以尋求同事以及其他領(lǐng)導(dǎo)的幫助，導(dǎo)致你在公司里不被領(lǐng)導(dǎo)重用，這其實(shí)才是最讓大家所擔(dān)憂的，除此之外，年輕人在匯報(bào)工作時(shí)也應(yīng)該更加簡(jiǎn)潔一些，領(lǐng)導(dǎo)可沒(méi)有太多時(shí)間聽(tīng)你在會(huì)議上侃侃而談。
;
會(huì)務(wù)工作是為會(huì)議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個(gè)方面。第一，會(huì)議預(yù)案制定。會(huì)議預(yù)案即會(huì)議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會(huì)議的質(zhì)量。
會(huì)議預(yù)案包括：會(huì)名、會(huì)期、會(huì)場(chǎng)、與會(huì)者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會(huì)議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議議程，如有選舉、發(fā)獎(jiǎng)、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。
第二，準(zhǔn)備會(huì)議文件。會(huì)議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會(huì)前分發(fā)或會(huì)上分發(fā))。
第三，會(huì)議通知。會(huì)議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會(huì)議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對(duì)方能否如期出席會(huì)議。
第四，會(huì)前檢查。這包括對(duì)預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場(chǎng)檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問(wèn)題，重點(diǎn)是會(huì)議文件材料?，F(xiàn)場(chǎng)檢查重點(diǎn)在于會(huì)場(chǎng)的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會(huì)議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會(huì)間制度，如簽到制度、候會(huì)制度、會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)的編寫與印發(fā)等。大型集會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。
第六，會(huì)議結(jié)束時(shí)的會(huì)務(wù)工作，包括對(duì)會(huì)議內(nèi)容的總結(jié)，會(huì)議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會(huì)議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)等，會(huì)務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會(huì)、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。
會(huì)議有規(guī)模大小和時(shí)間長(zhǎng)短之分。會(huì)議的規(guī)?？梢詮膸兹说綆兹f(wàn)人不等，時(shí)間也是可長(zhǎng)可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會(huì)議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會(huì)議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段：會(huì)前準(zhǔn)備階段，會(huì)議實(shí)施階段和評(píng)估總結(jié)階段。
會(huì)前準(zhǔn)備：
會(huì)前準(zhǔn)備就是對(duì)會(huì)議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會(huì)議的目標(biāo)而對(duì)各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會(huì)前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會(huì)議策劃，會(huì)議選址，制定營(yíng)銷方案和預(yù)算制定。
會(huì)議策劃：
（1）策劃委員會(huì)：策劃委員會(huì)是一個(gè)對(duì)會(huì)議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標(biāo)：一個(gè)具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運(yùn)作：實(shí)地場(chǎng)景考察，設(shè)計(jì)評(píng)估，工作記錄記錄下來(lái)以備后期參考。
（2）策劃方案：會(huì)議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請(qǐng)誰(shuí)？實(shí)際有多少人出席？
有效的會(huì)議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。
會(huì)議在哪里舉行。
會(huì)議的明確的目標(biāo)。
會(huì)議的具體形式，包括會(huì)議的開(kāi)幕式閉幕式等，具體的會(huì)議內(nèi)容。
2.會(huì)議選址：
（1）會(huì)議地點(diǎn)類型：
酒店：一些中小型會(huì)議多選擇酒店進(jìn)行。
會(huì)議中心：會(huì)議中心是為大型會(huì)議而專門設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂(lè)區(qū)。
大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對(duì)社會(huì)開(kāi)放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會(huì)議設(shè)施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會(huì)議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開(kāi)會(huì)。
（2）會(huì)議的地點(diǎn)選擇
會(huì)議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個(gè)方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會(huì)議的歷史
3.住宿的條件
4.地點(diǎn)的收費(fèi)狀況
5.地點(diǎn)的安全因素
5.地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面
6.附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。
（3）制定營(yíng)銷方案等
市場(chǎng)的宣傳對(duì)于一個(gè)會(huì)議的成敗至關(guān)
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
請(qǐng)點(diǎn)擊輸入圖片描述
（4）預(yù)算制定
控制會(huì)議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個(gè)會(huì)議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會(huì)議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無(wú)論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會(huì)有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。
會(huì)議實(shí)施
實(shí)施會(huì)議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會(huì)人員的登記注冊(cè)，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場(chǎng)地，必要時(shí)解決糾紛等。
會(huì)議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)步驟
1.編制會(huì)場(chǎng)手冊(cè)。
2.設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)）
3.建立指導(dǎo)委員會(huì)（負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的指導(dǎo)工作進(jìn)行）
三、總結(jié)和評(píng)估
會(huì)議的總結(jié)與評(píng)估（會(huì)議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對(duì)其進(jìn)行評(píng)估工作），一般分為3個(gè)部分
1.從籌備到會(huì)議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）
5.召開(kāi)表彰會(huì)，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會(huì)議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。
【溫馨提示】會(huì)議接待策劃階段和會(huì)議接待策劃階段有哪些的問(wèn)題，以上的文章解決了您的問(wèn)題嗎？部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議會(huì)場(chǎng)，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議服務(wù)，青島會(huì)議用車，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。