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教室型
這種布置與學校教室一樣,在椅子前面有桌子,方便與會者做記錄。桌與桌之間前后距離要大些,要給與會者留有座位空間。這種布置也要求中間留有過道,每一排的長度取決于會議室的大小及出席會議的人數。這種擺設讓參加者可以做筆記與參加小組練習。一般要求每個座位上放有墊子,或每個座位放置一個水杯,或用托盤提供水杯服務。
主席臺U型
很多小型的會議傾向于面對面的布置和安排,U形是較常見的,即將與會者的桌子與主席臺桌子垂直相連在兩旁。如果只有外側安置座位,桌子的寬度可以窄些;如果兩旁安排座位,就應考慮提供更大的空間來呈放材料。
主席臺方框形和圓形
將主席臺與與會者桌子連接在一起,形成方形或圓形,中間留有空隙,椅子只安排在桌子外側。這種布置通常用于規格較高、與會者身份較高的討論會。這種會議人數一般不會很多,而且會議不具有談判性質。
討論會型
用兩張長桌并列成長方形討論桌的形式。一般有方形,圓形和橢圓形幾種,多用于討論會,也可用于宴會等。這種布置可以鼓勵小組討論。會議桌上一般要求有臺布,而椅子應與臺布接近。
圓桌型
這種擺設形式在以與會者地位都平等的會議中使用會有最好的效果。圓型的自助餐型的桌子布置,多用于有關酒會等與飲食結合在一起的會議。在中間的圓桌上,可以放上鮮花或其他展示物。
馬蹄型
此種適合小型聚會而較不拘束的擺設,讓參加者能做筆記和參與小組討論,這種布置能鼓勵別人更積極地參與會議。
會議室的位置
會議室是一間公司里人氣最旺的地方。如何規劃會議室?一般來講，會議室也有一個整體的互動關系。很多公司的會議室附帶有樣品展示的空間，既是會議室，又是樣品展示間。所以，從大格局來看，宜把會議室設在公司的前面部分。比如從外面來公司開會的人，不需經過公司內部就能進到會議室，這樣公司的運作機密也不會有流失的顧慮。外面的經銷商來公司談判時，也能有個很好的空間談判。
會議桌的選擇
作為大多數客戶必到會議室，不僅要表達整體形象，而且要采用裝修策略來減少對抗，為自己和生意伙伴創造愉快，放松的商務洽談氛圍，為商業洽談的成功助力。
會議室的光線
會議室的光線應較為明亮。除了在使用投影的時候需要一種較暗的光線環境外，其他的時候的光線，反而容易使客戶的心態放松。很多人在設計時往往把會議室設計的只比會議桌稍大一點的，這樣極容易使客戶產生一種拘謹的心態。一個適當大小，留有一定活動空間的會議室，往往容易使客戶的心理松懈，有利于洽談。
會議室大小
風水上講究的是藏風聚氣，會議室的大小對會議的效果產生影響。在會議室的規劃時，員工的數量是重點考慮的因素。除非公司員工較多，需要召開大型的全體員工會議，否則不宜將會議室設計得過大。人數較少在大型會議室召開，人氣容易被房間吸收而無法聚積，不僅不利于共識的達成，還易使參與會議的員工走神和困倦。
按照常規的做法，絕大多數公司的會議室都設置在離公司大門最近的位置。其實，這樣的格局更適合涉及較多核心商業秘密的公司，比如產品設計類等。來訪者進入公司后，直接通過門廳接待區進入會義室，從而與真正的辦公職能區形成空間上的隔離。
雖然這樣的做法提高了保密性，但是來訪者帶來的人氣直接從大門流入會議室，而無法再經過通道進入公司內部被聚積和吸收，這些能量所能起到的生旺作用就會大打折扣。
對于一般的公司而言，將會議室設在辦公室中部或是尾部，或許會是不錯的選擇。來訪者身止所攜帶的生氣不僅可以增加公司的人氣，而且還可以充分利用接待區至會議室之間通道的位置，對企業文化、產品等進行宣傳，樹立公司司良好的對外形象，提高談判的成功率。當然，前提是必須對這部分通道進行精心設計，這樣才能產生最佳效果。
絕大多數時候，由于受到辦公室面積的限制，許多公司的會議室會顯得比較局促，除了會議桌之外，基本上只篩僅能供一個人通行的過道。雖然這樣看起來是充分利用了會議室的面積，其實過于緊湊容易使人有拘謹的感覺，不利于會議的開展。
一般說來，除了會議桌之外，會議室的流通空間在設計時也需要得到重視。為了營造放松的心情，使會議能夠在融洽的氛圍中進行，會議桌與封面之間應該留下較為闊綽的空間，至少不低于1.3米，一來方便參與會議的人員從自己的座位進出，二來也為了氣的流動留下足夠的空間，以達到藏風的目的。
對于辦公區域為局促的公司來說，尤其是中小型公司，既想在限的辦公室中設立單獨的會議室，又想用一個會議室滿足各種規模會議的需要，那么就需要在會議室的設計上想點辦法了。在這種情況下，首先可以盡可能地將會議室設計得大些，然后在適當的位置用屏風或活動隔離墻將其隔開。
通過這樣的設計，原來的會議室也就一分為二，變成一大一小的會議室。平時，兩個會議室可以單獨使用，而且互不干擾，避免了排隊等候會議室的尷尬，提高了工作效率。當需要召天大型會議時，只需要將中間的屏風收起來，或者是將活動隔離墻推到兩側，就可以立即恢復到原來的大會議室。
通過這樣的設計，不僅在有限的面積內提高了會議室的使用率，同時也兼顧到風水上藏風聚氣的要求，可謂一舉兩得。
在商業的空間的風水設計中，明堂的概念顯得非常重要，因為它可以更好地聚積生氣，起到提高運勢的作用。在辦公室的風水中，除了公司大門外要求最好有較為寬闊的走廊作為明堂之外，在面積及格局允許的情況下，可以在大型會議室的門口留出一塊相對空曠的地方，這樣就可以在辦公室內形成一個小型的明堂，從而起到聚水生財的目的。
從實際使用的角度來看，由于大型會議室參與人數較多，這樣的設計也方便了參與者的進出。
公司經營中的對外交流和對內溝通活動，絕大部分都是在會議室進行的，而恰當地選擇會議桌的形成，可以創造出輕松的會議氛圍，減少在會議中可能因意見不同而產生的對抗，提高會議效率，尤其是提高項目洽談的成功率。
會議桌的選擇要根據會議室的大小、形狀來確定。一般說來，圓形或是橢圓形的會議桌可以營造出和諧的交流氛圍，同時也有利于與會者意見的統一。在這樣平等的氛圍中召開會議，更能使人放松思維、暢所欲言，有助于創意和團隊精神的發揮。
長條形的會議桌更加適合用來召開較為正式的會議，比如經營決策會議等。在長條形的會議桌中，不同位置的座位代表著不同級別的職位，所以也很難形成活躍的會議氛圍。
另外，為了避免使會議的氣氛過于緊張，會議桌的四個角最好不要選直角的，略微有弧度的邊角造型一方同可以避免沖煞，另一方面還可以防止對身體造成傷害。
恰當的布置不僅可以美化會議室的環境，還可以在無形中提高公司的人氣。
在進行會議室布置時，適合室內栽養的綠色植物是不錯的選擇，它可以使公司和員工之間保持和諧的關系，也能促進與客戶之間的合作。所以，不妨在會議室的東方和北方兩個方位擺上一些綠色植物。為了弱化角落產生的煞氣，也可以將這些植物擺放在會議室的各個角落里。
還可以選用自然風景的圖畫懸掛在會議室的墻壁，最好是帶有山水圖案的，這樣也能起到帶動風水的效應。除此之外，也可以將公司業務的相關數據做成圖表，連同以往取得的成績一起，以墻報展示欄的方式呈現在會議室的墻壁上，對外可以起到宣傳作用，對內則可以營造積極向上的團隊氛圍，鼓舞士氣。
恰當的會議場地布置，可以提高談判的成功率。利用風水中的氣運和氣散原理，合理安排雙方的座位，就可以對會議的效果起到促進作用。
在談判會議開始之前，應該先將會議室布置妥當，這樣有利于給對方以良好的印象，在安排座位時，將對方的位置安排在靠近會議室大門的地方，其主要談判者的位置最好是里邊唯一的座位，其他參與者安排在靠近大門的長邊那一側，使對方的座位盡量背對門口。
由于此地氣流的運動頻繁，而其主要談判者又左右無靠，在運勢上就會顯得較為虛弱。由于我方座位與其相對，處在相對來講比較靜的位置，更容易吸收到生氣聚積后產生的能量，在氣勢和運勢上自然也就更勝一籌，談判成功的概率自然也就會高對于方。
下面給出一些辦公室設計的一般要求，供參考：
第一點：辦公室布置主要考慮因素
在進行辦公室布置時，通?？紤]的因素有很多，但有兩個主要的因素是必須加以重點考慮的：信息傳遞與交流的迅速、方便；人員的勞動生產率。
1信息傳遞與交流的迅速、方便
信息的傳遞與交流既包括各種書面文件、電子信息的傳遞，也包括人與人之間的信息傳遞和交流。對于需要跨越多個部門才能完成的工作，部門之間的相對地理位置也是一個重要問題。在這里，應用工作設計和工作方法研究中的“工作流程”的概念來考慮辦公室布置是很有幫助的。而工作設計和工作方法研究中的各種圖表分析技術也同樣可以應用于辦公室布置。
2人員的勞動生產率
辦公室布置中要考慮的另一個主要因素是辦公室人員的勞動生產率。當辦公室人員主要是由高智力、高工資的專業技術人員所構成時，勞動生產率的提高就具有更重要的意義。而辦公室布置，會在很大程度上影響辦公室人員的勞動生產率。但也必須根據工作性質的不同、工作目標的不同來考慮什么樣的布置更有利于生產率的提高。例如，在銀行營業部、貿易公司、快餐公司的辦公總部等情況下，開放式的大辦公室布置使人們感到交流方便，促進了工作效率的提高；而在一個出版社，這種開放式的辦公室布置可能會使邊際們感到無端的干擾，無法專心致志地工作。
第二點：辦公室設計要求
對于企業管理人員、行政人員、技術人員而言，辦公室是主要的工作場所。辦公室的環境如何、布置得怎樣，對置身其中的工作人員從生理到心理都有一定的影響，并會在某種程序上直接影響企業決策、管理的效果和工作效率。
1、辦公室設計的內容、目標及基本要求
辦公室設計主要包括辦公用房的規劃、裝修、室內色彩及燈光音響的設計、辦公用品及裝飾品的配備和擺設等內容。
辦公室設計有三個層次的目標，第一層次是經濟實用，一方面要滿足實用要求、給辦公人員的工作帶來方便，另一方面要盡量低費用、追求最佳的功能費用比；第二層次是美觀大方，能夠充分滿足人的生理和心理需要，創造出一個賞心悅目的良好工作環境；第三層次是獨具品味，辦公室是企業文化的物質載體，要努力體現企業物質文化和精神文化，反映企業的特色和形象，對置身其中的工作人員產生積極的、和諧的影響。這三個層次的目標雖然由低到高、由易到難，但它們不是孤立的、而是有著緊密的內在聯系，出色的辦公室設計應該努力同時實現這三個目標。
根據目標組合，無論是哪類人員的辦公室，在辦公室設計上都應符合下述基本要求：（1）符合企業實際。有些企業不顧自身的生產經營和人財物力狀況，一味追求辦公室的高檔豪華氣派，這種做法是存在一定問題的。（2）符合行業特點。例如，五星級飯店和校辦科技企業由于分屬不同的行業，因而辦公室在裝修、家具、用品、裝飾品、聲光效果等方面都應有顯著的不同，如果校辦企業的辦公室布置得和賓館的客戶一樣，無疑是有滑稽的。（3）符合使用要求。例如，總經理（廠長）辦公室在樓層安排、使用面積、室內裝修、配套設備等方面都與一般職員的辦公室不同，主要并非總經理、廠長與一般職員身份不同，而是取決于他們的辦公室具有不同的使用要求。（4）符合工作性質。例如，技術部門的辦公室需要配備微機、繪圖儀器、書架（柜）等技術工作必需的設備，而公共關系部門則顯然更需要電話、傳真機、沙發、茶幾等與對外聯系和接待工作相應的設備和家具。
2、不同人員的辦公室設計布置
在任何企業里，辦公室布置都因其使用人員的崗位職責、工作性質、使用要求等不同而應該有所區別。
處于企業決策層的董事長、執行董事、或正副廠長（總理經）、黨委書記等主要領導，由于他們的工作對企業的生存發展有著重大作用，能否有一個良好的日常辦公環境，對決策效果、管理水平都有很大影響；此外，他們的辦公室環境在保守企業機密、傳播企業形象等方面也有一些特殊的需要。因此，這類人員的辦公室布置有如下特點：第一，相對封閉。一般是一人一間單獨的辦公室，有不少企業都將高層領導的辦公室安排在一辦公大樓的最高層或平面結構最深處，目的就是創造一個安靜、安全、少受打擾的環境。第二，相對寬敞。除了考慮使用面積略大之外，一般采用較矮的辦公家具設計，目的是為了擴大視覺空間，因為過于擁擠的環境束縛人的思維，帶來心理上的焦慮等問題。第三，方便工作。一般要把接待室、會議室、秘書辦公室等安排在靠近決策層人員辦公室的位置，有不少企業的廠長（經理）辦公室都建成套間，外間就安排接待室或秘書辦公室。第四，特色鮮明。企業領導的辦公室要反映企業形象，具有企業特色，例如墻面色彩采用企業標準色、辦公桌上擺放國旗和企業旗幟以及企業標志、墻角安置企業吉祥物等等。另外，辦公室設計布置要追求高雅而非豪華，切勿給人留下俗氣的印象。
對于一般管理人員和行政人員，許多現代化的企業常要用大辦公室、集中辦公的方式，辦公室設計其目的是增加溝通、節省空間、便于監督、提高效率。這種大辦公室的缺點是相互干擾較大，為此：一是按部門或小部門分區，同一部門的人員一般集中在一個區域，二是采用低隔斷，高度1.2~1.5米的范圍，為的是給每一名員工創造相對封閉和獨立的工作空間，減少相互間的干攏；三是有專門的接待區和休息區，不致因為一位客戶的來訪而破壞了其他人的安靜工作。這種大辦公室方式有三資企業和一些高科技企業采用得比較多，對于創造性勞動為主的技術人員和社交工作較多的公共關系人員，他們的辦公室則不宜用這一布置方式。
3、辦公配套用房的布置和辦公室設計的關系
辦公的配套用房主要指會議室、接待室（會客室）、資料室等等。
會議室是企業必不可少的辦公配套用房，一般分為大中小不同類型，有的企業中小會議室有多間。大的會議室常采用教室或報告廳式布局，座位分主席臺和聽眾席；中小會議室常采用圓桌或長條桌式布局，與會人員圍座，利于開展討論。會議室布置應簡單樸素，光線充足，空氣流通。可以采用企業標準色裝修墻面，或在里面懸掛企業旗幟，或在講臺、會議桌上擺放企業標志（物），以突出本企業特點。中國企業會議多、效率低，為解決這一問題，除企業領導和會議召集人注意以外，可以在辦公室布置上采取一些措施：一是不設沙發（軟椅）等供長時間坐著的家具，甚至不設椅子和凳子，提倡站著開會；二是在會議室顯著位置擺放或懸掛時鐘，以提示會議進行時間；三是減少會議室數量，既提高會議效率，又提高了會議室的利用率。
接待室（會客室）設計是企業對外交往的窗口，設置的數量、規格要根據企業公共關系活動的實際情況而定。接待室要提倡公用，以提高利用率。接待室的布置要干凈美觀大方，可擺放一些企業標志物和綠色植物及鮮花，以體現企業形象和烘托室內氣氛。
會議接待禮儀規范
一、關于接待工作
1、如何迎接客人？
一是確定迎送規格。通常遵循身份相當的原則，即主要迎送人與主賓身份相當，當不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當的人或由副職出面。其他迎送人員不宜過多。
二是掌握到達和離開的時間。準確掌握來賓到達和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關單位。如有變化，應及時通知有關人員。迎接人員應提前到達迎接地點，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應在客人離開之前到達送行地點。
三是適時獻上鮮花。迎接普通來賓，一般不需要獻花。迎接十分重要的來賓，可以獻花。所獻之花要用鮮花，并保持花束整潔、鮮艷。忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。獻花的時間，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領導與主賓握手之后將花獻上?？梢灾猾I給主賓，也可向所有來賓分別獻花。
四是不同的客人按不同的方式迎接。對大批客人的迎接，可事先準備特定的標志，讓客人從遠處即可看清；對首次前來，又不認識的客人，應主動打聽，并自我介紹；而對比較熟悉的客人，則不必介紹，僅向前握手，互致問候即可。
五是留下一定時間?？腿说诌_住處后，不要馬上安排活動，要給對方留下一定的時間，然后再安排活動。
2、如何稱呼、介紹和握手？
關于稱呼。國際上，對男子通常稱先生，對女子通常稱夫人、女士、小姐。其中對已婚女子稱夫人，對未婚女子稱小姐；而對不了解婚姻狀況的女子可稱小姐，年紀稍大的可稱女士。對地位高的官方人士，還可直接稱其職務、閣下。
迎接一批客人，如何介紹呢？是先介紹客人，還是先介紹主人？通常由禮賓工作人員或歡迎人員中身份最高者，先將前來歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來賓。在介紹兩個人互相認識時，怎么介紹呢？是先介紹男士，還是先介紹女士？是先介紹年幼者，還是先介紹年長者？是先介紹身份低者，還是先介紹身份高者？是先介紹未婚女士，還是先介紹已婚女士？西方是先卑后尊，我國是先尊后卑，西方與我國正好相反。伴隨介紹客人，就是如何握手的問題？伸手次序：由尊者決定。公務場合職務高、身份高者先伸手，非公務場合，年長者、女姓先伸手。注意：握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨鏡、忌手臟，等等。
3、如何陪車和引導？
客人抵達后，如果需要陪車，賓主雙方如何上車，如何就座呢？
乘坐轎車時，通常有兩種情況：當有專職司機開車時，小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。
如果是主人自己開車，則要請主賓坐到主人的右側，即前排右側的位置，也就是副駕駛的位置。
中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。
乘坐中大型面包車時，則前座高于后座，右座高于左座；距離前門越近，座次越高。為客人關車門時，要先看清客人是否已經坐好，切忌過急關門，損傷客人。
當賓主雙方并排行進時，引領者走在外側，讓來賓走在內側。單行行進時，引導者應走在前，來賓走在其后，起到帶路的作用。出入房門時，引領者主動開門、關門。出入無人控制的電梯時，引領者先入后出，操縱電梯。
4、如何會見和會談？
會見座位的安排。通常將客人安排在主人的右側，譯員、記錄員安排在主人和主賓的后面，其他人員按禮賓次序在主賓一側就座。主方陪見人員在主人一側就座。座位不夠可在后排加座。雙方人員的排序由雙方按照每個人的職務、地位、本次會見的內容等綜合排定。
會談座位的安排。雙邊會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準，主人坐背門一側，客人坐面門一側。主談人居中。我國習慣把譯員安排在主談人右側。其他人員按禮賓次序左右排列。記錄員可安排在后面，當會談人員較少時，記錄員也可安排在會談桌上就座。雙方人員的排序也由雙方按照每個人的職務、地位、本次會見的內容等綜合排定。
如會談長桌一端向正門，則以入門的方向為準，右為客方，左為主方。
如果有合影，如何安排就座呢？
一般由主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主人的右手排第一位來賓，主人的左手排第二位來賓，主客雙方間隔排列。第一排人員既要考慮人員身份，也要考慮場地大小，即能否都攝入鏡頭。一般來說，兩端均由主方人員把邊。
如果是上級領導來視察，安排合影時，則要將所有合影人員排出次序，每排再按開會時主席臺上的就座次序排列。為了突出主要領導，保證主要領導居中，通常排單數就座，1號人員即身份最高者居中，2號人員在1號人員左手位置，3號人員在1號人員右手位置，以此類推。
長條桌
沙發室
1。與外賓會談
注：A為主方，B為客方
2。與上級領導座談
注：A為上級領導，B為主方領導。
5、如何宴請？
主要有三個環節：排好菜單、定好形式、排定座次。
排好菜單。要體現民族特色、地方風味、節令時尚、飯店拿手和客人喜愛的菜肴，少上昂貴菜肴，不上禁忌菜。關于飲食禁忌，如回民不吃豬肉，猶太后裔不吃豬肉、兔子及禽類等，印尼、馬來西亞人也不吃豬肉（由于宗教的原因），阿拉伯人不吃豬、馬、騾、驢肉，有的還不吃兔肉。了解了這些習俗，安排時就要特別注意，千萬不能上這些動物的肉。部分宗教還禁酒，但也有例外，就是伊拉克人可以喝酒。
定好就餐形式。宴請總是通過一定的宴請形式來完成的。宴請形式有宴會、招待會、茶會（又稱茶話會，是聯絡老朋友、結交新朋友的具有對外聯絡和進行招待性質的社交性集會，重點不在“茶”，而在“話”）、工作餐。宴會中的正式宴會和招待會中的冷餐（即自助餐）是目前接待來賓最常用的兩種宴請形式。
正式宴會是僅次于國宴的一種宴會，可安排席間樂，賓主均按身份排位就座，用地產白酒和其他飲料。正式宴會的現場，應布置得嚴肅莊重大方，不要用紅綠燈、霓虹燈裝飾，可以少量點綴鮮花。正式宴會通常要掛“歡迎宴會”大字橫幅，有時還配以標語，標語的內容可以根據宴會的主題來擬定。
排定座次。正式宴會桌次的排列：主桌位置，圓廳居中為上，橫排以右為上，縱排以遠（距離門的位置）為上，有講臺時臨臺為上。2、3、4······等其它桌的位置，以離主桌位置遠近而定，近高遠低，右高左低。桌數較多時，要擺桌次牌。
正式宴會座位的排列：通常安排每桌10人，來賓的位置以離主人座位的遠近而定。我國習慣按各人本身職務排列，以便于談話。當只有一位主人時，1號來賓坐在主人右手的一側，2號來賓坐主人左手的一側，3、4、5、6、7、8、9號等來賓依次分別坐在兩側。當有兩位主人時，即有第一主人和第二主人時，1號來賓坐在第一主人右手的一側，2號來賓坐在第一主人左手的一側，3號來賓坐在第二主人右手的一側，4號來賓坐在第二主人左手的一側，5、6號來賓分別坐在1、2號來賓的兩側，7、8號來賓分別坐在3、4號來賓的兩側，其他來賓依此排座。
冷餐會（又叫自助餐），常用于宴請人數眾多的賓客。往往設主賓席座位，其余各席不固定座位，食品與飲料均事先放置桌上，招待會開始后，自動取食進餐。這種進餐形式越來越受到歡迎，賓主雙方感到輕松自由，便于交流。
6、如何觀看節目？
觀看文藝節目，一般以第七、八排座位為最佳。觀看電影則是第十五排前后為好。專場演出要把貴賓席留給主人和主要客人，其他客人可排座位，也可自由出入。
如舉辦舞會，時間掌握在2小時，即盡量在晚上8：00—10：00。參加舞會的男女人數要相當。注意歌舞相間。男士要主動請女性跳舞，女性可以婉拒；女士請男士跳舞，男士不可拒絕。舞會快結束時，結尾曲要能讓來賓感到舞會快要結束了。
7、如何參觀游覽？
一是項目選定。結合來訪目的、客人意愿和興趣、來賓是否參觀過進行安排。
二是安排布置。項目確定之后，應做出詳細計劃，先看什么、后看什么，在哪兒停車、在哪兒介紹、在哪兒上衛生間、在哪兒上車，以及中間如何引導、如何銜接、由何人介紹情況，等等，都要向接待單位交待得清清楚楚。
對于大型的、重要的、復雜的參觀活動，要特別注意以下幾點：精心選擇參觀點；反復預看路線，計算好途中使用時間、參觀使用時間和介紹使用時間，確保用最少的時間，看最多的參觀點；確定好聯系人、聯系電話以及介紹人；安排好沿途解說人和解說詞；十分關注參觀過程，及時發現并解決問題；適時根據臨時突然變化，做好適應性調整。
8、如何簽約？
一般在簽字廳內設置長方桌一張，作為簽字桌。桌面覆蓋深綠色臺呢，桌后放兩把椅子，為雙方簽字人的座位，主左客右。座位前擺的是各自保存的文本，上端分別放置簽字文具，如是與外方簽字，桌子中間還要擺一旗架，分別懸掛簽字國的國旗。
雙方參加人員進入簽字廳。簽字人員入座時，其他人員分主客各一方按身份順序排列于各自的簽字人員座位之后。雙方助簽人員分別站在各自簽字人員的外側，協助翻揭文本，指明簽字處。在主方保存的文本上簽畢后，由助簽人員互相傳遞文本，再在對方保存的文本上簽字，然后由雙方簽字人員交換文本，相互握手。有時簽字后，備有香檳或紅酒，共同舉杯慶賀。
9、如何保持良好的儀表形象？
這是做好接待工作的基礎和開始，也是涉及到個人乃至一個單位、一個國家形象的事情。
一是精神要飽滿自然，態度要和藹端莊。面、手、衣、履要潔凈。說話客氣，注意身份。在公共場所應保持安靜，遵守秩序，不打攪、影響別人。遵時守約。
二是多用禮貌有語。如您好、請、謝謝、對不起，再見。
三是尊重隱私。與人交往時做到五不問，即不問年齡、不問婚否、不問去向、不問收入、不問住址。但日常交往中，有的人最喜歡問的卻是這些問題。這是要引起注意的。
四是體現女士第一。即時時處處做到女士優先、保護女士。男女同行時，男士應走靠外的一側，不能并行時，男士應讓女士先行一步。在開門、下車、上樓或進入無人領路的場所、遇到障礙和危險時，男士應走在女士前面，為女士提供幫助。就餐時，進入餐廳入座的順序是，服務員引導，女士隨后，男士“壓陣”。
五是著裝要得體。著裝要體現整體性、個性、和諧性。男士衣著的顏色不能超過3色，否則就會顯得雜亂，不夠莊重。襪子一般應穿與褲子、鞋子同類顏色或較深色的顏色。通常情況下男士均穿便服，便服包括外衣、夾克、襯衣、T恤衫和各式西裝。但出席正式、隆重、嚴肅的會議或特別意義的典禮，則應穿深色西裝或禮服。
這里要提醒一下穿西裝的注意事項：
西裝袖子長度以達到手腕為宜，西裝襯衫的袖長應比西裝袖子長出1—2厘米。凡是正式場合，穿西裝都要系領帶，西裝要系扣。襯衫和領帶要精心選擇，襯衫的領子要挺括，領帶顏色要與衣服、場合協調和諧，不能太隨意。系領帶時，襯衫的第一個紐扣要系好。襯衫的下擺要放在褲子里。襯衫里面一般不要穿棉衣，天冷時，襯衫外面可穿一件羊毛衫。穿著羊毛衫時，領帶應放在羊毛衫內。穿西裝一定要穿皮鞋。一般是黑色或棕色皮鞋。皮鞋要上油擦亮，不能蒙滿灰塵。西裝在日常穿著時可以敞開，也可以扣上第一粒紐扣。西裝的衣袋和褲袋里，不宜放太多的東西，以勉顯得鼓鼓囊囊。穿西裝不扎領帶時，襯衫的第一粒紐扣不要扣上。
打領帶注意事項：
系領帶不宜過長或過短，領帶一般在第四、五個紐扣之間。站立時其下端觸及腰帶為宜。如內穿背心時，領帶要放在背心內，領帶夾也不要露出背心。生活中有的人把領帶夾夾在襯衣的第二個紐扣處，顯得十分顯眼、難看。在宴會等喜慶的.場合，領帶顏色可鮮艷一些；參加吊唁活動，一般系黑色或其它素色領帶。在日常生活中，只穿襯衣（包括短襯衣）也可系領帶，但襯衣下邊要放在褲子里。穿茄克衫等翻領衣服，內穿襯衫時，也可系領帶。小臉型、高身材的人不要打太窄的領帶，胖者不要打太寬的領帶。
六是餐飲要規范。要坐得端正，雙腿靠攏，兩足平放。雙手和手肘部要離開桌子，不要放在、扒在桌上。主人示意開始時，客人才能開始。進餐時要細嚼慢咽，不要發出大的聲響，如喝湯時“咕嚕咕?！保圆藭r嘴里“叭叭”作響，都是不文雅的表現。若控制不住要打噴嚏或咳嗽時，要用手帕捂住口鼻，低頭轉向一旁，盡量避免發出聲響。敬酒時，上身挺直，雙腿站穩。勸酒要適可而止，切忌飲酒過量，以控制在本人酒量的三分之一為宜。
用筷子時，一旦夾上食物，應立即放入口中，不要停留時間過長。夾菜時，筷子不要在盤子里亂攪，也不要把筷子伸到太遠的菜盤里。若偶爾掉下一些菜到菜外，也不可重新放回盤內。扒在桌子上就著碗吃是被禁止的。（西餐時，左手持叉，右手持刀。上一道菜，使用相對應的餐具。如臨時離座，刀叉在盤內擺成“八”字形，表示尚未用完。如用餐完畢，則將刀叉并排橫斜放在盤內，柄朝右。）
自助餐時，要按順序自動取食，不要搶先；取食后可換適當位置坐下慢慢進食；第一次取食不必太多，若需添食，可再次或多次去取；所取食物最好吃完，不要剩余，以免造成浪費。
二、關于會務工作
1、如何制發會議通知？
通知發出后，一定要確認參會人員有沒有接到通知，參不參加會議。對那些兼任多個職務的特殊人員，一定要核實到人，是不是本人參加，以便正確擺放席卡。
2、如何選定會場？
主要按照大小適中、條件具備、距離較近、經濟實惠來選定。
3、如何確定會標、回頭標和宣傳標語？
會標可以根據會議通知來確定?；仡^標和宣傳標語，要緊扣會議主題，富有號召性、鼓動性。
4、如何排列席卡？
主席臺的排列。當主席臺人數較多時，可設立1排以上的主席臺，領導分排就座。以面向臺下來看，當主席臺人數為單數時，1號人員居中，2號人員在1號人員左手位置，3號人員在1號人員右手位置，以此類推。當主席臺人數為雙數時，1號人員在中心點偏右的位置，2號人員在中心點偏左的位置，即1號、2號人員之間的中心點即為主席臺的中心點，3號人員在1號人員右手位置，4號人員在2號人員左手位置，以此類推。
有發言的要準備“發言席”席卡，會前擺放到位。發言前5分鐘，要請發言人員到達主席臺后面靠近發言臺的一側，準備發言，發言后回到自己的座位上。
主席臺人數為奇數時
主席臺人數為偶數時
5、如何保證話筒和音響良好？選擇好的話筒。反復查看檢修，確保穩定運行。會議開始前10分鐘還要最后檢查一次話筒，確保使用良好。
6、如何發獎？
將領獎人員安排靠前相對集中就座，便于組織領獎。
對禮儀小姐進行彩排。禮儀小姐從主席臺一側手捧獎品依次上臺，前后兩人距離相等，走到第一排主席臺前，先自然轉向臺下，展示獎品，然后，轉向主席臺，將獎品交給發獎領導，自然轉身，從另一側離開主席臺。
對領獎人員進行彩排。確定每批領獎人數。按照主席臺上第一排所坐發獎領導的人數，確定每批上臺領獎的人數，要注意領獎人數一般不要超過發獎領導人數，盡量避免一位領導同時頒發1個以上獎項，減少失誤的可能。
將發獎人姓名與領獎人姓名一一對應排列打印，發到每一位領獎人員手中，讓其記住自己走到哪位領導面前領獎。
正式上臺領獎前，由禮儀小姐引導領獎人員走上主席臺，走到對應的發獎領導面前后，所有領獎人先轉向臺下，約停頓5秒鐘，然后向后轉向主席臺，面帶微笑從對應的領導手中領獎，領獎后，再次向后轉向臺下，約停頓8秒鐘，展示獎品，讓攝影攝像記者攝影攝像。最后，從另一側回到座位上。
7、如何簽訂責任狀？
將簽狀人員安排靠前相對集中就座，便于組織簽狀。
準備責任狀、簽狀桌椅、“簽狀席”卡、簽字筆。安排抬簽狀桌的人員，并要統一服裝。禮儀小姐要訓練有素。參加簽狀人員要事先通知。簽獎時樂曲配套，音量適中。事前要多次彩排。
8、如何做好會議的后勤保障（主要是車輛、秩序、電力）？
調配會議所需車輛，特別是接送參加會議領導的車輛，要座位充足，車內整潔，并準備1臺備用車輛。要有工作人員現場服務。
安排人員維持會場內外秩序，保證車輛停放有序，環境安靜。開會之前要檢查會場內外，開會時也要關注會場內外，以便及時處置突發情況。
準備電力保障車，并有專業人員跟蹤服務，確保停電之后立即供電。
9、如何做好節儉工作？
遵循必要、簡單、方便的原則。
一是會場大小適中、設施設備夠用，不要過份追求高檔豪華。會場距離較近，方便多數人來往。
二是場內布置都有必要性，以烘托氣氛，不能太復雜、太花哨。
三是會議材料要盡量減少。
四是食宿要就低不就高。住宿可安排普通標準間。
五是車輛以自接為主，以借為主，盡量不租用。
會議接待人員個人禮儀
1、修飾
男職工胡須應修剪整潔，頭發長不覆額、側不掩耳、后不觸領。女職工淡妝上崗、，修飾文雅，且與年齡、身份相符。工作時間不能當眾化裝。注意講究公共衛生，上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。
2、著裝
所有員工統一外著公司西服套裝工作服，男士內穿藍色襯衣工作服，女士內穿白色襯衣工作服，服裝應完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。
上崗期間員工必須佩帶工作證牌，公司領導使用佩帶在左胸的證牌，公司其他員工使用掛在胸前的證牌；
3、舉止規范
接待時注意力集中，展現良好的精神狀態，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節奏適宜。
避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應側面回避。與領導、客人交談時，要神態專注，表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。
會議接待人員的分工
要確保會議的順利進行，必須要對會議接待人員進行明確分工，具體內容如下：
1、確定惟一的聯絡人
要確定惟一的聯絡人員，而且要自始至終由這個人來聯系，千萬不要今天這個人負責聯系，明天又換另外一個，這樣會讓接到通知的人搞不清到底是哪一個部門通知開會；
2、確定主席
要從會議召集者、參與會議的最高領導、與議題關系最為緊密的人、現場控制能力較強的人和各方面代表均能接受的人中選定合適的會議主席。
3、確定會議記錄者
好的會議記錄者，除了具備傾聽、互動、發表意見的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會議過程中，會議記錄者有義務適時幫助與會者有系統地陳述意見及遵照議程進行討論。
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