本文目錄

1. 會議室怎么管理
2. 如何處理好會議管理工作
3. 會議室座位安排管理辦法

轉(zhuǎn)載以下資料供參考

會議室管理制度

為了加強(qiáng)會議室的管理，保證各類會議的順利召開及規(guī)范有序使用，提高會議室的利用率，特制定會議室管理規(guī)定。

一、會議室的管理，由局辦公室負(fù)責(zé)。各科室安排的各種會議需提前登記，由辦公室負(fù)責(zé)安排時(shí)間，避免發(fā)生沖突。

二、辦公室按每周會議安排表提前準(zhǔn)備好會議室。及時(shí)做好會議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備、會務(wù)方面的一切安排。做到會議室干凈整潔，桌椅排放整齊，按會議需要備好茶杯，飲用水，會后及時(shí)打掃清理。

三、凡使用會議室的科室負(fù)責(zé)會議室內(nèi)席簽擺放及座次的安排，提供會議用品，使用人員應(yīng)愛護(hù)會議室的公共設(shè)備，會議室內(nèi)不得隨意亂貼亂畫。

四、會議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)、設(shè)備的使用及管理由辦公室負(fù)責(zé)。會議室配置的設(shè)備、桌椅未經(jīng)許可，不得隨意搬動挪作它用。

五、會議室使用完畢后，應(yīng)隨時(shí)關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施設(shè)備電源，切實(shí)做好防火、防盜及其他安全工作，如因會服人員造成的損失將追究個(gè)人的責(zé)任。

六、會服人員須嚴(yán)格按管理處各項(xiàng)規(guī)章制度，努力做好服務(wù)及協(xié)調(diào)工作，保障各類會議、接待活動的正常進(jìn)行。

會務(wù)管理工作是整個(gè)會議流程中最為復(fù)雜的一個(gè)環(huán)節(jié)，但也是非常重要的部分。會務(wù)管理工作中，包括的內(nèi)容很多、事情繁瑣，因此在做會務(wù)這塊的工作時(shí)，要十分仔細(xì)和認(rèn)真，注意其中的小細(xì)節(jié)。

首先就是會議室的安排，每天都要清楚會議室的使用情況，并且當(dāng)天就要確認(rèn)好第二天會議室有沒有人使用，如果當(dāng)天會議室沒有人使用，也應(yīng)該在當(dāng)天就把會議室安排好，方便客戶第二天使用，并且作為會務(wù)管理人員每日下班前必須了解第二天會議的具體時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)等情況，以保證第二天會議的正常舉行。

其次，每天會務(wù)部負(fù)責(zé)人在早會時(shí)需要再次把當(dāng)日活動的詳細(xì)情況給所有員工講解清楚，根據(jù)會議人數(shù)安排服務(wù)人員，并且讓所有員工都熟悉當(dāng)日的活動流程，以便為客戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

再次，會議開始前，對會議室的設(shè)施設(shè)備再次進(jìn)行檢查，位置是否擺放正確（包括會議指示牌的擺放）保證所有的設(shè)備都能正常使用。會議主持人進(jìn)行一次整個(gè)會議細(xì)節(jié)的解釋，確保每個(gè)人對整場會議都很熟悉，各方面情況都已經(jīng)掌握。會議進(jìn)行中，要安排服務(wù)員在會議室門口待命，如果有客戶需要幫助，要及時(shí)主動的提供服務(wù)。

最后，會議結(jié)束后，會務(wù)管理者要進(jìn)行費(fèi)用的核對，了解正常會議的實(shí)施情況，再次與客戶進(jìn)行交流確認(rèn)，總結(jié)服務(wù)中的缺點(diǎn)與不足，不斷總結(jié)進(jìn)步。

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一、會議室的座位安排規(guī)范

會議組織單位確定會議時(shí)間后，及時(shí)通知相關(guān)單位準(zhǔn)備好會議室，按人數(shù)擺好主席臺或會議桌的座位，做好會議室的衛(wèi)生、茶水、燈光、音響、花草等會前準(zhǔn)備工作。會議通知發(fā)放要及時(shí)、準(zhǔn)確、到位。對參會領(lǐng)導(dǎo)能否屆時(shí)出席會議，在開會前務(wù)必逐一落實(shí)，正式的公務(wù)接待或者會議室的主席臺原則上都應(yīng)排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免互相謙讓。如有臨時(shí)變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整座次、名簽，防止主席臺或會議桌出現(xiàn)名簽差錯(cuò)或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真填寫名簽，謹(jǐn)防錯(cuò)別字出現(xiàn)。

（一）大會議室的座位安排 1．主席臺座次排列（如下圖）。

2．臺下如實(shí)行定置管理，一般也需貼上名簽，并在會議室醒目位置貼上座位安排表，以便與會人員及時(shí)找到座位。

3．主席臺如需分列擺放座位，第一排應(yīng)不分列，從第二排或第二排以后再分列，避免第一排中間有過道。

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