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參加了不計(jì)其數(shù)的會(huì)議，也主持過很多的會(huì)議。既曾是會(huì)議主要的發(fā)言者，也曾經(jīng)是會(huì)議的權(quán)威主持者。
我的體會(huì)是會(huì)議非常非常重要，對(duì)于個(gè)人是脫穎而出的閃光時(shí)刻，對(duì)于組織是激發(fā)創(chuàng)意，攻克難關(guān)，凝聚共識(shí)的重要時(shí)機(jī)。
但會(huì)議上好的發(fā)言，組織良好的會(huì)議其實(shí)確實(shí)不多。大多數(shù)的會(huì)議總有幾個(gè)人發(fā)言冗長(zhǎng)，邏輯不清。或者會(huì)議議題不明，會(huì)場(chǎng)混亂，會(huì)后沒有共識(shí)，即使是會(huì)議有結(jié)論，但開完會(huì)就是開完會(huì)，一切如常。
寧向東老師的《清華管理學(xué)課》就教了我們一些開會(huì)的基本原則和技巧。
1、會(huì)議必須要提前設(shè)計(jì)，即使是臨時(shí)性的碰頭會(huì)也應(yīng)該按照固定的程序執(zhí)行；
2、會(huì)議必須有一個(gè)結(jié)果；
3、會(huì)議必須有議程，有紀(jì)律；
4、會(huì)議的結(jié)果必有有人跟蹤落實(shí)；
5、主持會(huì)議需要不斷鍛煉；
（高度的自信，對(duì)局面的及時(shí)掌控和調(diào)整，以及清晰表達(dá)自己看法的能力）
第一類：自上而下，決策已經(jīng)做出，就是傳達(dá)，理解，執(zhí)行（年度工作會(huì)，動(dòng)員會(huì)）；
第二類：由上級(jí)啟動(dòng)，為了共同決策或者尋找正確決策的必要信息，促進(jìn)信息的有效溝通，需要高質(zhì)量的發(fā)言。
第三類：平級(jí)啟動(dòng)，沒有權(quán)威。不容易取得好效果。
開會(huì)前設(shè)計(jì)會(huì)議大部分單位都有再做，準(zhǔn)備資料，議程議題，但普遍比較粗造。
缺乏針對(duì)議題的專門安排，缺乏時(shí)間控制，缺乏參會(huì)人員的精確分析，缺乏會(huì)議預(yù)期結(jié)果的分析，缺乏對(duì)議題優(yōu)先級(jí)別的分類及不同議題的不同安排。
好的管理者必須用好管理工具，寧老師通過“目標(biāo)-過程-人員”，給我們提供了一個(gè)會(huì)議安排的表格。
三星公司會(huì)議的要求：
八個(gè)必須是：
凡是會(huì)議，必有準(zhǔn)備
凡是會(huì)議，必有主題
凡是會(huì)議，必有紀(jì)律
凡是會(huì)議，會(huì)前必有議程
凡是會(huì)議，必有結(jié)果
凡是開會(huì)，必有訓(xùn)練
凡是開會(huì)，必須守時(shí)
凡是開會(huì)，必有記錄
三個(gè)公式是：
1、光是開會(huì)，如果會(huì)后沒有人落實(shí)，等于零。
2、會(huì)議上布置了工作，但是會(huì)后不進(jìn)行檢查，等于零。
3、抓住了不落實(shí)的事，同時(shí)追究了不落實(shí)的人，等于落實(shí)。
主持好一場(chǎng)會(huì)議，確實(shí)非常考驗(yàn)主持的能力。會(huì)議議題的難易程度，會(huì)議參會(huì)者的矛盾沖突，會(huì)議突發(fā)狀況，等等都需要主持者去現(xiàn)場(chǎng)把控。考驗(yàn)主持者的領(lǐng)導(dǎo)能力，語言能力，思維能力，概況總結(jié)能力，溝通能力
我們?cè)?jīng)的一位領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)工作非常負(fù)責(zé)任。但受限于自身眼界的原因，采用的威權(quán)式的領(lǐng)導(dǎo)方式，由于通過權(quán)力已經(jīng)形成一言堂的局面，所以他開會(huì)的模式就是匯報(bào)工作，布置工作，追究責(zé)任。整個(gè)會(huì)場(chǎng)氣氛壓抑，沒有爭(zhēng)論，沒有提問，但對(duì)于達(dá)到他的布置工作的目標(biāo)，效率非常高。
缺點(diǎn)就是大家會(huì)上不發(fā)言，不為他提供信息，不去否定他錯(cuò)誤的認(rèn)知，甚至希望看到形勢(shì)按照他的方法走到死路。這樣的會(huì)議也是失敗的會(huì)議。
還有一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，限于自身的工作經(jīng)歷，自身的能力不足，主持會(huì)議1、是他的發(fā)言冗長(zhǎng)，邏輯不清，2、是無法掌控會(huì)議，甚至當(dāng)場(chǎng)被參加會(huì)議者否定質(zhì)疑。3、會(huì)議無法達(dá)成共識(shí)或結(jié)論。
會(huì)議主持是“教練和裁判的結(jié)合體”，教練的專業(yè)與威信，裁判的公正與權(quán)威。
1、ABCO流程
Action：主持人必須開會(huì)前預(yù)見到如何使每一位參加會(huì)議的人都知道，我們今天的會(huì)議要做什么，要有什么樣的行動(dòng)。
Benefit：要請(qǐng)參加會(huì)議的人都能夠意識(shí)到，達(dá)到會(huì)議所要實(shí)行的目標(biāo)，對(duì)大家有什么好處。
發(fā)號(hào)施令的會(huì)議更強(qiáng)調(diào)它的儀式感和神圣性。
而協(xié)商性的會(huì)議發(fā)起者和主持人作用格外重要。
Challenge：我們將遇到怎樣的困難，我們?nèi)绾螀f(xié)同資源，如何解決問題，就構(gòu)成了溝通的主題。
Overcome：克服困難，共同解決。
2、因事找人，因人議事：
安裝A和B來分析不同的人，我們需要選擇那些需要他們采取行動(dòng)，同時(shí)我們知道他們可以從會(huì)議的討論及隨后的行動(dòng)中獲益的人。這些人構(gòu)成了參會(huì)者的主要成員。
3、引導(dǎo)會(huì)議：
不管它是前面喜悅，還是在后面推動(dòng)，好的引導(dǎo)者都會(huì)想盡辦法讓會(huì)議朝向自己預(yù)先設(shè)計(jì)的方向發(fā)展。
4、主持會(huì)議需要練習(xí)：
如何面對(duì)沉默？出現(xiàn)爭(zhēng)議是及時(shí)打斷還是讓子彈飛一會(huì)？觀察／學(xué)習(xí)／不懈地練習(xí)；
第一維：緊扣主題：
第一步：緊扣主題：第二步：建設(shè)性：（對(duì)直接形成結(jié)論有建設(shè)性，在關(guān)鍵處提供新信息）
我的方法：
1、不站在自己的角度，站在會(huì)議發(fā)起者的角度想事情，畫邏輯框圖，“思維導(dǎo)圖”之類的推理圖。
2、背后邏輯：會(huì)議發(fā)起者開會(huì)是因?yàn)轭^腦中這個(gè)邏輯圖不完整，需要你來參與，提供信息，提供理論知識(shí)等；
3、我們所要做的就是爭(zhēng)取幫助他把不連貫的東西連貫起來，不完整的東西，讓他趨于完整。
第二維：前后呼應(yīng)：
注意讓融入集體，承上啟下獲得前后的呼應(yīng)。
最高境界的發(fā)言，是能夠把握整個(gè)會(huì)議的思考脈搏，能夠和最有價(jià)值的那些發(fā)言形成前后呼應(yīng)。
第三維：給發(fā)言加包裝：
對(duì)講話做一個(gè)包裝，讓表達(dá)更加出色。
方法：
1、最簡(jiǎn)單的辦法，采用問題導(dǎo)入法；
2、把問題變成一個(gè)故事，故事要有震撼力，對(duì)你發(fā)言有證據(jù)和支持作用；
3、你可以從數(shù)據(jù)開始你的發(fā)言；
4、時(shí)間控制在10分鐘以內(nèi)；
5、講話結(jié)束前一定不要忘記做一個(gè)總結(jié)；
第四維：避免誤傷：
千萬不要對(duì)同事形成誤傷，同時(shí)保護(hù)好自己；
研討型會(huì)議需要給大家足夠多的信息，但信息越多，情節(jié)越細(xì)，就越容易引起誤傷。
1、減少會(huì)議
亞馬遜貝佐斯。他的理念是公司老開會(huì)，意味著大家溝通討論的事情多，一定是公司的組織和流程出了問題。所以，與其在如何開好會(huì)議上大做文章，還不如在組織功能上積極改善，一定要努力把會(huì)議溝通保持在最低限度。
會(huì)議按照規(guī)范走，1、發(fā)起會(huì)議者要用陳述文的方式把要討論的問題描述清楚，2、還有自己先提出解決方案，并且要給出數(shù)據(jù)、圖表和分析等詳實(shí)資料作為支撐。3、開會(huì)前10分鐘，所以人集中時(shí)間閱讀這6頁紙。然后再開始討論環(huán)節(jié)。
開會(huì)是一群人的交互溝通，包括權(quán)力的交互、信息的交互、認(rèn)知的交互、也包括情感的交互、利益的交互。
（真理常常是握在少數(shù)人手里的，所以，一定不要太依靠會(huì)議，依靠群體來決策。）
2、分配務(wù)實(shí)與務(wù)虛時(shí)間
臺(tái)灣聯(lián)強(qiáng)杜書伍老板。強(qiáng)勢(shì)老板追求高效率的會(huì)議，但這不適合于競(jìng)爭(zhēng)局面比較復(fù)雜，信息分散，或者公司運(yùn)營(yíng)呈現(xiàn)危機(jī)的時(shí)期。因?yàn)槟莻€(gè)時(shí)刻，信息是比較亂的，如果決策不能有效地搜集各路信息，就有可能做出錯(cuò)誤的決策。如果要求下屬立刻提出有價(jià)值的回答，就會(huì)抑制員工講話的積極性。
應(yīng)該允許一部分會(huì)議沒有“效率”，并不是立刻得出結(jié)論。所以每個(gè)會(huì)議都要預(yù)留“務(wù)虛”時(shí)間。
公司會(huì)議時(shí)間應(yīng)該是七三開。七成用于處理緊要的事情，進(jìn)行決策和布置任務(wù)。另外三成，則用于討論那些并不那么緊急的事情，用來扯扯淡，啟發(fā)大家思考。
開會(huì)是發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)有潛力的中層干部的過程。
3、會(huì)后紀(jì)要
會(huì)議結(jié)束后，3個(gè)小時(shí)之內(nèi)必須要出一個(gè)紀(jì)要。明確下一步的行動(dòng)，并且把每一個(gè)行動(dòng)分解落實(shí)到每個(gè)人頭上。哪怕會(huì)議沒有取得決議，還需要再開一次會(huì)議，也會(huì)有人需要落實(shí)總結(jié)工作，就是負(fù)責(zé)下一次會(huì)議的準(zhǔn)備工作。
備忘錄：一、會(huì)議的總結(jié)和結(jié)論；2、進(jìn)一步需要討論的問題；3、誰來承擔(dān)什么責(zé)任，包括啟動(dòng)下次會(huì)議；4、下一步的努力方向和目標(biāo)；
1、用會(huì)議衡量組織的管理水平。不同的權(quán)力結(jié)構(gòu)，不同的領(lǐng)導(dǎo)模式，相應(yīng)地就有不同的會(huì)議形式。但是，在不同的會(huì)議形式中，也存在著效率高低的問題。可以說，“會(huì)議質(zhì)量”是組織管理水平的一個(gè)體現(xiàn)。提高會(huì)議效率的關(guān)鍵，在于領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)識(shí)。
2、從文化建設(shè)的角度看待會(huì)議。改善會(huì)議質(zhì)量的方法，關(guān)鍵是要形成會(huì)議規(guī)則和會(huì)議文化，會(huì)議規(guī)則容易寫成文本，但是，會(huì)議是否能夠開得高效，會(huì)議是否達(dá)到了目的，實(shí)際上是組織文化的反映。
3、建立有效的開會(huì)模版。在一個(gè)組織中，往往存在著不同的層級(jí)，不同的工作方式，所以，會(huì)議不可能千篇一律。但好的組織，一定要有高效會(huì)議的訓(xùn)練，包括召開不同類型會(huì)議的模版和最佳做法的分享體系。
4、不召開沒有準(zhǔn)備的會(huì)議。會(huì)議是一種群體溝通的方式，不存在著超越組織、流程之外的會(huì)議。應(yīng)該像亞馬遜案例一樣，看待會(huì)議的本質(zhì)。會(huì)議召開之前，必須要精心規(guī)劃，明確主題、人員，并預(yù)判大家的參與程度。然后，由此來確定議程，會(huì)前作出積極準(zhǔn)備。
5、明確區(qū)分務(wù)實(shí)會(huì)和務(wù)虛會(huì)。務(wù)實(shí)就是務(wù)實(shí)，務(wù)虛要有務(wù)虛的樣子。每個(gè)會(huì)議都應(yīng)該有一個(gè)清晰的議程，要明確是否就某一個(gè)議案在會(huì)議上作出決議。如果不需要決議，就是務(wù)虛會(huì)，務(wù)虛會(huì)的過程控制極其重要，內(nèi)容一定要與未來的業(yè)務(wù)緊密相關(guān)。不能在將來務(wù)實(shí)的內(nèi)容，不適合會(huì)議討論，一般不作為務(wù)虛會(huì)的內(nèi)容。
6、建立會(huì)議的兩級(jí)責(zé)任人。召開務(wù)實(shí)會(huì)，就是為了作出明確的決議，決議之前要有對(duì)于會(huì)議效率負(fù)責(zé)的責(zé)任人，決策之后要有落實(shí)會(huì)議決議的責(zé)任人，要通過明確的備忘錄和執(zhí)行計(jì)劃來反映會(huì)議決議。明確兩個(gè)責(zé)任人，是對(duì)于會(huì)議結(jié)果落地的體系保證。
7、用獎(jiǎng)懲來提高會(huì)議效率。會(huì)議的目標(biāo)，最后一定要呈現(xiàn)為結(jié)果，而這個(gè)結(jié)果應(yīng)該和組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)、年度目標(biāo)是一致的，應(yīng)該根據(jù)結(jié)果來安排相應(yīng)的獎(jiǎng)懲。只有獎(jiǎng)懲到位，會(huì)議效率才能提高。開扯皮會(huì)多的企業(yè)，基本都是業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)制度較差的企業(yè)。
8、恰當(dāng)?shù)匕才艜?huì)議的實(shí)體部分和虛擬部分。隨著組織規(guī)模的擴(kuò)大和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的進(jìn)步，組織成員之間的聯(lián)系方式日趨多樣化，所以，工作聯(lián)系客觀上已經(jīng)分為實(shí)體聯(lián)系層次和虛擬聯(lián)系層次。會(huì)議，作為群體聯(lián)絡(luò)的方式，也對(duì)應(yīng)地會(huì)加大虛擬的部分。不過，究竟是郵件、微信或者其它形式，都應(yīng)該揚(yáng)長(zhǎng)避短、有機(jī)地加以使用。
秘書做好會(huì)議記錄的技巧和注意事項(xiàng)
任何一次成功的會(huì)議，都缺少不了秘書的創(chuàng)造性和服務(wù)性勞動(dòng)。僅圍繞會(huì)議議題，秘書人員做好會(huì)議記錄，就要付出許多的精力和汗水。因此，本文對(duì)秘書人員做好會(huì)議記錄中的技巧和注意事項(xiàng)作一探討，從一個(gè)側(cè)面來認(rèn)識(shí)秘書在會(huì)議中的職責(zé)。
一、會(huì)前記錄準(zhǔn)備
選好記錄人員是做好記錄的關(guān)鍵。記錄人員需要有良好的素質(zhì)，要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，具備秘書工作知識(shí)，掌握基本技能，如果能學(xué)會(huì)速記就更好。同時(shí)也需要實(shí)際訓(xùn)練，提高記錄速度。會(huì)議一般要有相對(duì)固定的記錄人員。專人負(fù)責(zé)，可以熟悉出席人員，了解會(huì)議有關(guān)內(nèi)容，熟練掌握記錄基本方法。如果是臨時(shí)指派的人員，會(huì)務(wù)工作負(fù)責(zé)人就必須向其交代清楚記錄要求，必要時(shí)會(huì)前做些適當(dāng)?shù)妮o導(dǎo)。
記錄人員要準(zhǔn)備好記錄工具。一要準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和用于會(huì)議記錄的紙張。會(huì)議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會(huì)議記錄本或記錄紙，使用灌注有黑色、藍(lán)黑色墨水的鋼筆。若用圓珠筆，也必須是經(jīng)國(guó)家檔案局鑒定的，這種圓珠筆芯上標(biāo)有“DA”(檔案的拼音字頭)標(biāo)記。二要準(zhǔn)備錄音機(jī)等現(xiàn)代記錄工具作為手工記錄的補(bǔ)充。使用錄音機(jī)時(shí)要備有足夠的磁帶，重要的會(huì)議要有錄音，從而使整理會(huì)議記錄時(shí)“有據(jù)可依”，定期召開的會(huì)議一般不錄音。但記錄人員不能迷信錄音機(jī)，不能凡會(huì)錄音，而當(dāng)場(chǎng)不手工記錄，指望會(huì)議結(jié)束后根據(jù)錄音來整理。其實(shí)會(huì)后根據(jù)錄音整理，往往要花費(fèi)會(huì)上好幾倍的時(shí)間，記錄速度慢，不易把握重點(diǎn)。要提倡會(huì)后將書面會(huì)議記錄對(duì)照錄音校對(duì)，保證記錄準(zhǔn)確無誤。還可選擇筆記本電腦、電子記事本等工具來記錄會(huì)議信息。
記錄人員在開會(huì)前要提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，并落實(shí)好用作會(huì)議記錄的位置。安排記錄席位時(shí)要注意盡可能靠近主持人和發(fā)言人，或擴(kuò)音設(shè)備旁，便于準(zhǔn)確清晰地聆聽他們講話內(nèi)容。從某種程序上談，記錄人員比一般與會(huì)人員更為重要，安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。
二、會(huì)間記錄服務(wù)
會(huì)議記錄是會(huì)議內(nèi)容和過程的真實(shí)憑證。一份完整、簡(jiǎn)潔、條理清楚的會(huì)議記錄可以作為今后回顧已討論過的事務(wù)查閱參考的憑證。記錄必須體現(xiàn)會(huì)議的實(shí)際進(jìn)程、會(huì)議的主要情況、發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不能遺漏。要清楚而簡(jiǎn)潔地記載會(huì)議進(jìn)程，不要與詳細(xì)報(bào)告或載錄混淆起來。記錄應(yīng)做到條理清楚，內(nèi)容表述要準(zhǔn)確真實(shí)，不要含糊，更不能有任何內(nèi)容錯(cuò)誤。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的責(zé)任心，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。
會(huì)議記錄一般使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的記錄本，應(yīng)該記錄的內(nèi)容大體有：會(huì)議名稱，包括會(huì)議的全稱及屆次;時(shí)間，會(huì)議起止的具體時(shí)間;會(huì)議地點(diǎn);到會(huì)人，包括出席人、列席人、主持人;缺席人，包括缺席人姓名及缺席原因;記錄人;會(huì)議議題;討論經(jīng)過;議決事項(xiàng)等。記錄一般采用筆錄方式，或用錄音等會(huì)后整理的方式。從記錄的詳細(xì)程度來看，記錄可采用詳錄和摘錄兩種方式。重要會(huì)議需要詳細(xì)記錄，要求做到“有言必錄”，包括發(fā)言中的插話。這種記錄除了要用速記方法外，還可借助錄音器材。日常會(huì)議通常采用摘要記錄的方法，選擇那些與會(huì)議主題相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行記錄。這種方法要舍棄一些內(nèi)容，記錄主要精神。詳錄和摘錄這兩種方法有時(shí)需要結(jié)合起來運(yùn)用，即使摘錄，重要發(fā)言、議決事項(xiàng)也需要詳錄。
記錄人員的筆記要流暢，易于理解，同時(shí)不失真，就得掌握記錄的技巧。一“快”，書寫運(yùn)筆要快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。二“要”，擇要而記。就記錄一次會(huì)議來說，要圍繞議題，主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見或有爭(zhēng)議的問題，結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄。就記錄一個(gè)人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，可以不記論證過程。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。三“省”，在記錄中正確使用省略法。使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語和統(tǒng)稱，省略詞語和句中的附加成分。四“代”，較為簡(jiǎn)便的寫法代替復(fù)雜的寫法。如用姓代替全名，筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字，數(shù)字和國(guó)際通用符號(hào)代替文字，漢語拼音代替生詞難字，外語符號(hào)代替某些詞匯等。
三、會(huì)后整理完善
會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容的來源是會(huì)議記錄。因此，會(huì)后及時(shí)整理好會(huì)議記錄很重要。由于現(xiàn)場(chǎng)記錄十分緊張，字跡不可能很清晰，而且每個(gè)人都有一套適合自己的現(xiàn)場(chǎng)記錄法，有些常用術(shù)語，當(dāng)場(chǎng)記錄時(shí)往往簡(jiǎn)化了，不及時(shí)整理，隔時(shí)一久，有些問題就搞不清楚了。整理時(shí)，一方面要把簡(jiǎn)化的語句盡可能完善，另一方面要把多余的“這個(gè)”、“那個(gè)”等口頭禪去掉，盡可能做到語言文字規(guī)范化，當(dāng)然不能變動(dòng)原意。對(duì)于不清楚不明白空缺的內(nèi)容，要及時(shí)請(qǐng)教發(fā)言人進(jìn)行完善，或者對(duì)照錄音進(jìn)行補(bǔ)充完整。
整理好的`會(huì)議記錄，一般都應(yīng)存檔。有些會(huì)議記錄對(duì)會(huì)后的工作至關(guān)重要，對(duì)于這類會(huì)議應(yīng)該迅速建立專門的檔案，除會(huì)議記錄外，與會(huì)者的名單、聯(lián)系地址、會(huì)議的組織情況、下一步編印的會(huì)議紀(jì)要和其它有關(guān)資料也應(yīng)視情況一并存檔。將會(huì)議資料歸檔，不僅便于查找，而且對(duì)組織下一次類似會(huì)議也有參考價(jià)值。
四、傾聽的注意事項(xiàng)
傾聽是記錄人員從會(huì)議上吸收信息的主要渠道和方式，是其參加會(huì)議主要任務(wù)。當(dāng)會(huì)議的忠實(shí)聽眾，應(yīng)該是記錄人員扮好會(huì)議角色的基本要求。
1.耳到心到。要做到“耳到”，無論遇到自己感不感興趣的話題，或者發(fā)言者對(duì)不對(duì)自己的口味，記錄人員都必須調(diào)整好自己的心態(tài)，全身心投入聆聽。傾聽?wèi)?yīng)該是用心聽講，專心聽取每位與會(huì)者的講話發(fā)言，領(lǐng)會(huì)講話內(nèi)容，思考發(fā)言的內(nèi)涵，要聽出弦外之音。
2.聚精會(huì)神。記錄人員傾聽時(shí)要神情專注。專心聽取會(huì)議發(fā)言，是對(duì)發(fā)言者的尊重，也是會(huì)議的基本紀(jì)律。會(huì)場(chǎng)上心不在焉，三心二意，左顧右盼，旁若無人，只能是自掉身價(jià)，損壞了秘書人員良好的形象。
3.苦練坐功。學(xué)會(huì)傾聽，要學(xué)會(huì)端坐，正所謂“坐有坐相”。記錄人員要有正確的坐姿，在會(huì)議過程中盡可能自始自終正襟危坐。同時(shí)還要坐得住，不能輕易離席，進(jìn)出會(huì)場(chǎng)，這樣會(huì)中斷記錄內(nèi)容。不要抽煙，頻繁喝茶，這樣容易打斷記錄思路。
4.排除干擾。記錄人員的手機(jī)一般不要關(guān)閉，可將通訊設(shè)備設(shè)在靜音振動(dòng)狀態(tài)，以備撥打接聽與會(huì)議有關(guān)電話，無關(guān)電話一律不接。若自己的鄰座健談，不斷要與自己私下交談，記錄人員要設(shè)法婉拒，告知自己在專司記錄，無暇交流。
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大凡舉辦會(huì)議，都必須做好會(huì)議紀(jì)要，以資備查和對(duì)照貫徹落實(shí)。要把會(huì)議紀(jì)要整理得相對(duì)得體，合乎規(guī)范，就必須在記錄整理時(shí)注意把握好以下幾個(gè)問題，喜歡就分享給身邊的朋友吧！
一要做好事前準(zhǔn)備
通常情況下，舉辦或召開一次會(huì)議，都涉及會(huì)議的組織籌備事宜，包括會(huì)議主題的確定、議題的收集、議程的安排及相關(guān)背景材料的準(zhǔn)備等等。有時(shí)候這些工作負(fù)責(zé)會(huì)議記錄或整理紀(jì)要者自身會(huì)全程或部分參與，有時(shí)候則有專門人員分工。但無論是何種情況，主筆者都要盡可能地在事前多了解掌握相關(guān)情況，根據(jù)會(huì)議確定的議題，備齊有關(guān)背景資料，掌握會(huì)議將要研究的主要問題，以便記錄整理時(shí)心中有數(shù)、查找方便。
二要忠于會(huì)議原意
記錄是紀(jì)要之基，是起草紀(jì)要的藍(lán)本和依據(jù)，因此完整、準(zhǔn)確、清晰是其基本要求。做好會(huì)議紀(jì)要，首先要必須忠實(shí)地記下會(huì)議的整個(gè)原貌，包括時(shí)間、地點(diǎn)、參加對(duì)象、會(huì)議議題和議程、與會(huì)者的講話內(nèi)容要點(diǎn)、會(huì)議總結(jié)或議定的事項(xiàng)等等；尤其是要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)并忠實(shí)記錄好主要領(lǐng)導(dǎo)的講話原意，不可隨意偏廢。對(duì)于每一個(gè)參加會(huì)議人員的姓名職務(wù)，都要認(rèn)真落實(shí)清楚，原本標(biāo)記。有時(shí)候參加會(huì)議的對(duì)象較多、內(nèi)容較廣、議程也較分散，記錄時(shí)就要注意分門別類地按所定議題予以記錄清楚。對(duì)一些不明事項(xiàng)，則應(yīng)在會(huì)后即行予以核實(shí)，以免產(chǎn)生遺漏。
三要把握會(huì)議要點(diǎn)
會(huì)議紀(jì)要的精髓在于“要”，準(zhǔn)確把握會(huì)議的'要點(diǎn)是整理會(huì)議紀(jì)要的關(guān)鍵。要掌握會(huì)議的要點(diǎn)，又關(guān)鍵在于能抓住與會(huì)人員達(dá)成的共識(shí)和議定的事項(xiàng)，也就是要特別注意圍繞主題，從與會(huì)者的發(fā)言中提煉出會(huì)議的觀點(diǎn)、主張和結(jié)論。具體要做到“四善于”：一是善于區(qū)分出討論性意見和表態(tài)性、結(jié)論性意見的差別；二是善于抓住主管領(lǐng)導(dǎo)、重點(diǎn)部門或某些權(quán)威人士發(fā)言的實(shí)質(zhì)；三是善于領(lǐng)會(huì)把握會(huì)議主持人的總結(jié)性發(fā)言；四是善于統(tǒng)合大多數(shù)與會(huì)者形成共識(shí)的意見。可以說，把握了以上四點(diǎn)，就等于把握了會(huì)議紀(jì)要的基本框架。
四要確定紀(jì)要形式
根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)，其正文的寫法通常有四種，即綜述式、分類式、條款式和摘編式。具體視會(huì)議內(nèi)容而定。如果會(huì)議只有一項(xiàng)議題，可采用綜述式，即把會(huì)議主題、與會(huì)人員的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和看法、會(huì)議決定的事項(xiàng)等綜合在一起，用概述式的方法進(jìn)行闡述和說明。如果會(huì)議規(guī)模較大或議題在兩個(gè)以上，通常用分類式或條款式。分類式即把會(huì)議的主要內(nèi)容依其內(nèi)在聯(lián)系歸納成幾個(gè)方面，然后逐層逐段地將會(huì)議涉及的問題分別予以闡述明白，可以分條撰寫或加用小標(biāo)題。涉及重大或重要的會(huì)議如座談會(huì)、學(xué)術(shù)研討會(huì)等，也會(huì)使用摘編式，即將與會(huì)者在會(huì)上的重要性發(fā)言，以摘編摘錄的形式在會(huì)議紀(jì)要上體現(xiàn)出來。
五要加工處理文字
一般可采取以下文字加工處理辦法。一是理順。理順，一個(gè)是根據(jù)講話內(nèi)容劃分不同的部分，讓讀者看后能夠明確會(huì)議紀(jì)要的主旨和內(nèi)容。再一個(gè)工作，就是要將前后交叉、重復(fù)的內(nèi)容進(jìn)行分類合并，使紀(jì)要提綱挈領(lǐng)、簡(jiǎn)明扼要。二是修改。在語言上，應(yīng)盡量去除“口語”；在內(nèi)容上，要去掉“虛”的部分；在秩序安排上，則要注意“主次分明，以主為先”。三是補(bǔ)刪。一是補(bǔ)缺，二是延伸。補(bǔ)缺，就是對(duì)應(yīng)講未講、有必要補(bǔ)充的問題，整理時(shí)要予以補(bǔ)上去；延伸，就是對(duì)講得不夠透徹、容易使人產(chǎn)生誤解的問題，整理時(shí)要適當(dāng)補(bǔ)充和深化，使之更為合理、充實(shí)和完善。從“刪”的方面來講，刪去那些多余的話和不可操作性的內(nèi)容，特別要注意刪除那些政治敏感性比較高、不宜大范圍知曉的內(nèi)容。
六要用好規(guī)范語言
會(huì)議紀(jì)要十分講究表述層次，先寫什么，后寫什么要非常明確，語言要十分規(guī)范，要少用修飾詞，不講含糊不清、模棱兩可的話。要站在會(huì)議的高度，綜合全局的意見，而不能突出個(gè)人的意志。通常這種層次是用一些約定俗成的專用語言來表達(dá)的，如常用的規(guī)范語言有“會(huì)議聽取了”“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議指出”“會(huì)議要求”“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”“會(huì)議議定”“會(huì)議原則同意”等。此外，由于會(huì)議紀(jì)要屬于法定公文范疇，所以整理成文后還涉及會(huì)審、簽發(fā)、分送等等問題。它與其它法定公文的顯著區(qū)別在于一是文末不落款，二是不署日期，三是不繕印。同時(shí)使用統(tǒng)一規(guī)定的版式，不能以“紅頭文件”代替。這些，都是需要在實(shí)際工作中加以注意的。
【溫馨提示】會(huì)議組織規(guī)范與技巧和會(huì)議組織的流程和注意事項(xiàng)的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議會(huì)場(chǎng)，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議服務(wù)，青島會(huì)議用車，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。
本文標(biāo)題：會(huì)議組織規(guī)范與技巧，會(huì)議組織的流程和注意事項(xiàng)