本文目錄

1. 會議策劃書應(yīng)該包括哪些內(nèi)容
2. 文秘如何籌備會議
3. 黨組會議制度和班子例會制度有哪些

一、會名

二、會議時間:年x年X月X日至X日，會期天

三、會場地點及主會場

四、參加人員和人數(shù)

五、大會主持人

六、會務(wù)負(fù)責(zé)人

七、議題和議程

八、其他活動

九、后勤服務(wù)安排

十、經(jīng)費預(yù)算

十一、附件:會議日程表

十二、會務(wù)工作程序表

十三、會議主題報告

十四、領(lǐng)導(dǎo)人的開幕詞、閉幕詞

十五、準(zhǔn)備在會上交流的典型經(jīng)驗材料

十六、準(zhǔn)備作大會重點發(fā)言的發(fā)言稿

十七、需提交給與會人員參考的各種材料

十八、提前寄發(fā)，主要是內(nèi)容重要、需要基層充分討論的文件

十九、報到時發(fā)放，就是將資料提前分裝在會議資料袋中，在報到時發(fā)放。

二十、發(fā)出會議通知

二十一、后勤服務(wù)

二十二、布置會場

二十三、安排發(fā)言

二十四、會議記錄

二十五、起草、修改會議文件，準(zhǔn)備總結(jié)發(fā)言

二十六、會間后勤服務(wù)

二十七、會后的文字工作

二十八、會議文書材料的收集和歸檔

二十九、會議后勤服務(wù)的善后工作

三十、會務(wù)工作總結(jié)

流程

1、搞清楚“想法”

會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個重要步驟是問清楚會議主辦方的想法、目的、預(yù)算方方面面的信息，通過收集這些信息將避免下一步的策劃構(gòu)思偏離方向。

2、搞清楚“思路”

會議策劃

從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，但無論參與者有多少，一定要確認(rèn)一個有經(jīng)驗的項目負(fù)責(zé)人，想清楚策劃的步驟、時間推進(jìn)節(jié)點、人員的分工。如果思路不清晰，經(jīng)驗不到位，往往從策劃的一開始，就會在眾多的意見、指導(dǎo)中迷失方向。

在你籌劃的思路理清后，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了。

3、會議地址的選擇

會場的選擇，直接關(guān)系到會議的風(fēng)格、形式、規(guī)模、預(yù)算和檔次，這也是隨后進(jìn)一步策劃方案的基礎(chǔ)，選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要，面對眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？

改革開放后，人民大會堂開始面向商業(yè)活動開放。為了突出會議的權(quán)威性，彰顯企業(yè)的高端形象，建議企業(yè)舉行重大會議活動選擇高端場地。

選擇

1,列出可供選擇的清單

必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件，便于各個場所的比較和選擇。這一方面，也可以參考SINO-MEETING的會場搜索系統(tǒng)，該系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)將對選擇場地的過程，大大提高效率。

2,根據(jù)清單綜合考慮會議類型與場所的搭配

比如研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境；重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝；對于交易會和新產(chǎn)品展示會，需要選擇有展示空間的場所，會場交通必須便利等等。

3，親臨現(xiàn)場實地考察

考察場地非常重要，要做好充分的準(zhǔn)備，要約見會議方及場地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問題；要對會議中的重要流程和環(huán)節(jié)心中有數(shù)，在考察場地的時候，能問到的問題越多，今后出現(xiàn)風(fēng)險的機率就越低。

4、會議整體規(guī)劃

確定了場地，策劃的工作就進(jìn)入了快車道，通過以下步驟，整個會議策劃方案就會很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現(xiàn)有的所有信息，先把整個會議的流程和方案想象出來，越具體越好招開策劃動腦會，這個會議上，你需要把專業(yè)的會議策劃人士找來，比如SINO-MEETING；也要把主要的決策人員找來，

在你的草擬方案基礎(chǔ)上，展開討論和動腦落稿-再討論-修正-再討論，一般，從第一稿的策劃書到最后落實的方案，如果策劃人員經(jīng)驗到位的話，最多3次往返討論，就可以把方案細(xì)化到執(zhí)行層面，是否到了細(xì)化到了執(zhí)行面，關(guān)鍵要看是否已經(jīng)擬出了“工作時間進(jìn)程表”“任務(wù)分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張最重要的執(zhí)行文件。

參考資料：百度百科會議策劃

導(dǎo)語：會議日程以天為單，是會議各項活動和與會者安排時間的依據(jù)，議程依據(jù)議題作出順序計劃，是會議所要討論解決問題的大致安排。下面是讓我們了解一下文秘如何籌備會議吧！

會議議程制定（1）列出參與者，明確目標(biāo)（2）安排議程時間，考慮會議長短和敏感話題（3）確定議程，決定討論形式和決策方式

日程編制：（1）注意涉及事務(wù)的習(xí)慣順序和公司章程的明確規(guī)定（2）明確各項安排，用表格形式列出（3）宣讀議程（4）將同性質(zhì)問題集中排列（5）保密性強的議題放置后面

在編制議程時，按輕重緩急的原則處理并詳細(xì)表示出所需時間

會議討論形式分為頭腦風(fēng)暴形式和自由討論形式

議程與日程存在功能上的不同，議程編制在前，一旦確定就不應(yīng)該再變，但日程可做出相應(yīng)調(diào)整。

會議地點選擇要求：（1）交通便利（2）大小與規(guī)模相符（3）有良好配置（4）場地不受外界干擾（5）考慮有無停車場所（6）成本必須合理

考慮因素：（1）會議目的形態(tài)（2）實質(zhì)上需求（3）與會者的期望

清單內(nèi)容包括：（1）所在地區(qū)情況（2）會場環(huán)境（3）會議地點設(shè)施

對會議地點的檢查有：（1）檢查考慮中的會議場地（2）抽查一個單人間雙人間和套房（3）檢查會議登記管理服務(wù)和后勤部門（4）檢查餐廳一般伙食（5）檢查電梯服務(wù)（6）檢查服務(wù)項目營業(yè)時間了解交通停車設(shè)施

中大型會場多采用大小方形，突出主持人注意進(jìn)退場的方便

座次安排依據(jù)職務(wù)高低，選舉結(jié)果是否是正式代表來安排

會議主席位置應(yīng)該置于遠(yuǎn)離入口處，正對門的位置

常見排法有：橫排法豎排法左右排列法

傳遞方式：當(dāng)面告知電話傳真書面形式電子郵件

分發(fā)過程：準(zhǔn)備登記附清退目錄裝封發(fā)出

方法：提前發(fā)出簽到時發(fā)出會中發(fā)出現(xiàn)場發(fā)出

發(fā)布程序：收集篩選加工審核發(fā)布

餐飲標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會議經(jīng)費和人員情況決定，就餐方式分自助餐制和分餐制多為自助餐制

嘉賓類型：上級領(lǐng)導(dǎo)政府官員重要客戶社會名流潛在貢獻(xiàn)人

邀請時注意人數(shù)不宜過多，考慮代表性和經(jīng)濟時效，采用寧可邀請，也不排斥的原則

接站人員應(yīng)在20分鐘抵達(dá)接站地點

會議資料包括來賓資料，會務(wù)資料溝通資料用品分為必備和特殊設(shè)備

空調(diào)應(yīng)在兩小時前開機預(yù)熱

會議通用禮儀：文書參會服務(wù)迎送禮儀

大部分試聽設(shè)備操作溫度在0-40度

剔除的方法：（1）看來源（2）看標(biāo)題（3）看正文（4）決定取舍

標(biāo)題一般反映信息內(nèi)容與價值

信息分類要求：（1）科學(xué)性（2）系統(tǒng)性（3）邏輯性（4）實用性

分類方法：（1）字母分類法（2）地區(qū)分類法（3）主題分類法（4）數(shù)字分類法（5）時間分類法

分類的依據(jù)是信息的特征

歸類原則是依信息的不同來源內(nèi)容時間性質(zhì)作用進(jìn)行組織

信息校核原則依信息進(jìn)一步校核，分析可靠性準(zhǔn)確性認(rèn)定真實性

校核要求：（1）溯源法（2）比較法（3）核對法（4）邏輯法（5）調(diào)查法（6）數(shù)理統(tǒng)計法

核對法依據(jù)最權(quán)威資料進(jìn)行對照分析

邏輯法對信息中表達(dá)事實和敘述方法進(jìn)行分析

數(shù)理統(tǒng)計法對信息中的數(shù)據(jù)定性分析

判斷方法：（1）核對（2）計算（3）定性定量（4）邏輯推理

信息傳遞方向：內(nèi)向傳遞外向傳遞

內(nèi)向傳遞形式：（1）信件（2）備忘錄（3）通知通示（4）傳閱單（5）內(nèi)部刊物

外向傳遞形式：（1）信件（2）新聞稿（3）發(fā)布會（4）聲明

信息傳遞要素：（1）信源（2）信道（3）信宿

信源分原生源和再生源，信宿即信息終點信息的接受者

信件具有憑證作用，便于參考閱讀，但費時不便交換看法

備忘錄便于查考利用，使用方便，但信息量少溝通慢不便于交換看法

報告針對特定利用者

通知是使用最廣泛，頻率最高具有很強的時間性

內(nèi)部刊物介紹公司動態(tài)，業(yè)務(wù)進(jìn)展溝通上下聯(lián)系員工橋梁

信息傳遞方法：（1）語言傳遞（2）文字傳遞（3）電訊傳遞（4）可視化輔助物傳遞

文本是大多數(shù)信息的傳遞形式，表格針對特定標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行展示。

語言傳遞簡潔直接快速及時受場地限制小但獲取信息零亂較難存儲

圖表分柱狀圖用于統(tǒng)計數(shù)字比較餅狀圖多用于展示信息折線圖用于比較性及趨勢信息

信息存儲載體：紙質(zhì)載體磁性載體

紙質(zhì)載體使用最多方便閱讀記載標(biāo)準(zhǔn)化

磁性載體：（1）軟盤（2）硬盤最為常用（3）磁帶（4）磁盤（5）縮微品

存儲系統(tǒng)：（1）集中管理系統(tǒng)（2）分散管理系統(tǒng)（3）計算機輔助管理系統(tǒng)

集中管理系統(tǒng)具有便于實現(xiàn)科學(xué)化現(xiàn)代化具有整體性的特點

存儲程序：（1）登記（2）編碼（3）排列（4）保存（5）保管

信息編碼由字母和數(shù)字組成基本編碼

編碼分為：（1）順序編碼法（2）分組編碼法采用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字

排列方法：（1）時間排列（2）來源排列（3）內(nèi)容排列（4）字順排列

保存方法：（1）手工（2）計算機（3）電子化（4）縮微品

檔案分類是按來源時間內(nèi)容形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干類別，構(gòu)成有機體系的工作

分類方法：（1）年度分類法（2）組織機構(gòu)分類法（3）問題分類法

分類要求：正確判定所屬年度和所屬機構(gòu)

文件未注明日期，判定文件的準(zhǔn)確時間和接近時間

分析文檔形成單位的情況：（1）單位大小（2）穩(wěn)定狀況（3）界限清晰程度

年度分類法使用最廣

問題分類法適用與界限不清，檔案較少的單位

檔案檢索工作對信息進(jìn)行加工存儲，對信息進(jìn)行查檢存儲，是開放檔案信息資源的必要條件

類型：（1）歸檔文件目錄（2）分類目錄（3）主題目錄（4）人名索引（5）全宗指南

檔案保管期限：（1）長期16-50年（2）短期15年以下（3）永久

保管期限從文件產(chǎn)生形成后的第二年算起

分析檔案價值：（1）分析來源（2）分析內(nèi)容（3）形式特征（4）技術(shù)因素（5）功能因素

分析檔案的重要性獨特性時效性價值由內(nèi)容體現(xiàn)出來

紙質(zhì)檔案溫度14度-20度相對濕度50%——65%變化在正負(fù)2度濕度正負(fù)5度

檔案日常管理：（1）建立制度（2）調(diào)節(jié)溫度（3）流動保護（4）安全檢查（5）庫房衛(wèi)生

1.黨組會議制度：黨組會議是組織黨委或黨組成員集體討論決策重大問題的會議。其主要職能是貫徹和執(zhí)行黨委的決定、傳達(dá)上級文件精神、檢查工作執(zhí)行情況、分析形勢，研究工作規(guī)劃等。黨組會議一般由黨組書記主持，會議記錄應(yīng)當(dāng)按規(guī)定備存。2.班子例會制度：班子例會是指由黨委、政府、企業(yè)等領(lǐng)導(dǎo)班子成員召開的集體會議。主要職能是及時掌握工作進(jìn)展、解決工作中出現(xiàn)的問題、協(xié)調(diào)同事之間的關(guān)系，調(diào)動積極性和創(chuàng)造性、加強班子協(xié)作等。班子例會的召開應(yīng)當(dāng)有規(guī)律、有主題、有紀(jì)律，會議記錄應(yīng)當(dāng)按規(guī)定備存。

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