本文目錄

1. 商務接待方案
2. 如何做好會議接待
3. 商務會議策劃方案

商務接待客戶，需要提前去做好接待的方案，確保接待不出差錯。下面是由我為大家整理的“商務接待方案”，僅供參考，歡迎大家閱讀。

為了安排好xx公司的代表來xx與本公司洽談合資設廠事項的工作和各事項，順利進行談判工作，特制定以下接待方案：

一、接待時間

20xx年x月x—x日

二、接待地點

接機地點：xx機場

接待酒店：xx度假酒店

地址：xx路xx號

參觀地點：xx有限公司生產基地

三、接待對象

xx公司談判代表以及陪同人員

四、接待負責人員

總負責：xx（負責整個行程的指揮和協調工作）

接待組：xx（翻譯人員，禮儀小姐，解說員，接待員）

秘書組：xx（負責接待和談判會議的相關文件起草文件資料）

后勤組：xx（負責行程和會議談判的酒店安排，會場布置和保安等相關工作）談判組：xx（主談，決策人，銷售顧問，法律顧問，技術顧問，公關經理）合計人員：xx人

五、接待前期準備工作

1.來回機票預定

2.食宿安排

3.迎接車輛安排

4.會場接待

5.會場整理及布置

六、后期工作

1.談判會議資料整理

2.經費報銷

3.總結及信息反饋

七、經費預算

雙程飛機票+酒店住宿費+餐費+租車費用+觀光費用+會議雜務費+后備費用

總計：xx元（人民幣）

八、注意事項

1、接待外賓的禮儀注意事項

2、應急方案的準備

3、控制經費預算

4、做好整個行程以及談判會議的記錄工作。

一、公司簡介

xx集團旗下的xx有限公司，公司是以xx為主要業務的綜合性開發企業。

二、接待時間

20xx年x月x日

三、接待地點

1、接待地點：xx

2、會議地點：xx會議室

四、來訪人員基本情況

xx

五、接待小組人員

1.總負責：公司行政部

2.跨部門接待小組：相關領導，行政組，策劃宣傳組

六、會議費用預算明細表

用車費用：xx其它：xx總預算：xx

七、接待前期準備工作

1、制發邀請函，邀請嘉賓，協調時間

2、就餐安排，提前預定

3、迎接車輛安排

4、迎賓（嘉賓到達前xx分鐘，相關人員需做好迎賓工作）

5、相關會議材料準備

6、相關接待人員，負責相關接待工作

八、會議前的籌備工作

1、會場布置。根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎詞和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀。

2、會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。

3、會前檢查。提前檢查音像、文件、會議材料、錦旗等齊全性。

4、就餐安排。提前統計就餐人數，進行預定。

九、會議接待

1、歡迎詞

2、會場整理及布置

1）提前xx分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序。

2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈。

3）調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。

3、領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。

十、會后服務

會議結束，用車在會議結束前妥善安排。引導與會人員至就餐地點就餐，就餐后，由接待人員負責將領導嘉賓送回。

為安排好領導來xx考察期間的工作和生活，保證他們的安全和身體健康，特制定如下接待方案：

一、接待時間

20xx年xx月xx日—xx月xx日

二、接待地點

接人地點：

下榻酒店：

考察地點：

三、考察組成員

大區總經理：

辦事處主任：

隨行人員：

四、接待負責人員

總負責人：（待定）具體實施人員：（待定）

五、接待前期準備工作

1、食宿安排，提前預定酒店房間

2、制定相關的檢查路線及行程安排

3、迎接車輛安排，駕車前去迎接

4、安排接風宴，注意考察小組的飲食習慣

5、專賣店安排好迎接事宜門口打歡迎標語：熱烈歡迎領導蒞臨我司指導工作。

六、迎送、陪同檢查組人員安排

（一）xx月xx日xx午xx：xx，和xx開公司商務車從公司出發到達迎接考察小組。

（二）在領導考察期間，負責人及陪同人員安排情景詳見日程安排表。

（三）迎送工作由統一協調安排。

七、職責分工及安排

負責落實安排會議室和接待室擺放鮮花（2盆）、果盤（2盤）、礦泉水（每人放1瓶）、茶水（每人放1杯），并為會場服務。xx負責照像。

后勤負責落實以下工作：

（1）負責檢修走廊、廁所、店堂及店外燈光，檢查時店堂燈光全部打開。

（2）整理店堂區域環境衛生，無衛生死角，衛生間無異味。

（3）在門前擺放鮮花組團以及歡迎標語，x日前準備到位。

（4）負責安排落實各迎檢點列隊歡迎事宜。

牽頭督促檢查落實店堂環境衛生和辦公秩序，辦公室、走廊、大廳和衛生間徹底打掃干凈，物品擺放整齊。

各部門準備好相關資料，按照統一標準擺放。

檢查期間，所有分店工作人員均要統一著工作裝，佩帶胸卡。

八、有關要求

1、各部門要高度重視此次大區考察小組的檢查，切實做好各項服務保障工作，確保不出紕漏。

2、要嚴格標準，認真抓落實。要進一步細化規范要求，相關資料要齊全，細節方面要創新。陪同人員服務要周到細致，回答檢查組提出的問題時，要站在全局的角度研究問題，要嚴謹、隨和，既能說明問題，又不啰嗦。

3、各部門要搞好協同，按方案要求做好各自工作，同時要搞好對接，相互之間做到拾遺補缺。

4、車輛保障方面，負責調度車輛，保證服務。檢查時視情景進行安排：商務車部。

九、本次考察小組的全部日程安排

（詳見附件）

十、各項詳細及資費

（詳見附件）

會議接待是指會議籌辦方與主辦方商談，簽訂會議接待標準合同，對約定的事項提供全程的服務活動。會議接待貫穿整個會議流程，涉及的服務范圍廣泛，包括會前工作、會中工作、會后工作三個環節，每個環節都囊括了眾多的接待內容。

會前工作是整個會議接待的開始，是確保整個會議接待順利進行的前提條件。其主要內容如下： 1、會議籌辦方與主辦者洽談。 2、會議籌辦方向主辦方提供會議接待策劃方案和報價。 3、會議籌辦方邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。 4、會議籌辦方與會議主辦者確認會議接待方案。 5、會議籌辦方與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。 6、會議籌辦方確認會議主辦者預付會議訂金事宜。 7、會議籌辦方在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。 8、準備會議資料。（含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。）

會中工作是會議接待的關鍵環節，也是體現一個會議公司接待水平的重要部分。該環節服務內容繁多，事情瑣碎，但卻是整個會議接待中亮點最多的部分，與會者對會議公司的服務水平及態度將有切身的感受。其主要服務內容如下： 1、接機，入住酒店安排 2、會議秘書分發會議資料，來客接待。 3、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。 4、會議秘書在會議接待（報到）處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。 5、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。 6、提前確認會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。 7、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導游等安排）。 8、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。 9、確認特殊客人（含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。 10、協調會議期間的交通工具的安排。 11、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

會后工作是整個會議接待的收尾階段，很多會議公司對該環節缺乏錯誤的理解，任務現場會議結束意味著會議接待也就完了，其實不然，會議之后還有一些很重要的工作要進行，其主要內容如下： 1、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。 2、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。 3、與會議主辦者的費用結算工作。 4、歡送代表工作，如送機。

可以不？

商務會議是指帶有商業性質的會議形式。一般包括：新產品宣傳推廣會、大型的培訓溝通會議、上市公司年會、招股說明會、項目競標會、商業論壇、項目說明會、項目發布會等。現在，就來看看以下兩篇商務會議策劃方案吧!

商務會議策劃方案范本

一、活動簡介

作為xx電子商務行業一年一度的盛會，此次大會將延續往屆大會的盛況和成果，盤點過去、梳理現在、共話未來。xx電子商務行業的優秀企業和貢獻突出個人將在大會中得到表彰和嘉獎，同時，xx電子商務服務產業聯盟和xx電子商務協會數字服務中心將在大會上成立，為xx乃至全球電子商務企業的同步發展搭建良好的支持平臺。

二、活動宗旨

建立xx電子商務產業發展前瞻性研討平臺，加強電子商務部門、學術界、企業界之間的交流，討論當年電子商務新問題和熱點問題，推動xx電子商務行業的健康持續快速和諧發展。

三、時間與地點

時間：xxx年5月23日

地點：xx•北京•人民大會堂

四、會議組織

主辦單位：xx電子商務協會

承辦單位：盤石信息技術有限公司

支持單位：xx工業經濟聯合會

xx國際公共關系協會

xx市長協會

國務院部委信息中心主任聯席會

xx老區建設促進會

指導單位：中華人民共和國國家發展和改革委員會

中華人民共和國工業和信息化部

中華人民共和國教育部

中華人民共和國科技部

中華人民共和國商務部

中華人民共和國海關總署

五、論壇日程安排

如何策劃一場成功的商務會議【實用貼】

一個重要的商務會議的成功與否，關鍵在于策劃者的策劃思路與方法是否正確，各方面細節考慮得是否周詳，會議行程安排是否合理，譬如會議主題的構思、會議費用預算、會議場地的布置、會議設備的安裝、參會者的住宿和餐飲安排、會議業余時間的安排等等。面對會議策劃時遇到的諸多問題，作為會議策劃者的您是否已經找到合適的策劃思路和方法呢?到底怎么做才使這次會議達到上級的要求，實現會議的主題思想，閃出商務會議的亮點?凡事預則立，不預則廢。會議策劃即是對舉辦此次會議的一切工作的準備。一個好的會議策劃方案，應該從做好這個會議預算計劃開始。

一、會議預算

商務會議的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方面：

1、會議室/廳費用

具體可細分為：

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。

對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。

2、交通費用

交通費用可以細分為：

(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

3、住宿費用

住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用)

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

(3)、酒水及服務費

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要額外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯誼酒會/舞會

事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。

5、視聽設備

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：

設備本身的租賃費用，通常按天計算

設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理

音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、雜費

雜費是指會議過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。

二、參會者的安排

邀請

不管什么樣的會議，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。

信息發布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會議的期望。

回執——對于主辦者來說，回執是對商務會議企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到后，通常需要統計(在這之前，需要提醒的是回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成后發出。回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。回執需要注意的是，如果會議課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那么對會議的有序安排會起到很大幫助。

確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。同時發出的應該還有會議的確切地點、時間、議程、簽到程序及會議注意事項等。

如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型商務會議，那么簽到就是一項復雜的工作。

通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議須知、會議詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少于6人——工作時間應該根據會議參與人員抵達時間合理分配。

如果事先將回執的項目設計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。

餐飲安排

一般而言，會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。

統一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制(很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的最低要求)，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取哪桌夠人數哪桌開席的做法，以保證就餐者的權益。

三、確定時間、流程與目標管理，并做好反饋、調整。

時間的控制，一般以時間進度表(倒計時)的方式來表現。注意在安排的時間上要合理,同時要留有余地，一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調整、完善。

整個活動是一個系統工程，流程管理是指在活動中各項工作內容之間的相互銜接、協調和配合關系及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內容、意義確定才能確定議程、規格，規模、規格確定才能確定人數，人數確定才能落實場地，場地落實才能現場布置等等。流程管理使總協調人對于整個活動的各個部分有著清晰的認識，便于找出工作的關鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現。

四、活動策劃、確定活動主題。

活動策劃主要包括如下內容：

1、會議議程策劃安排大多數發布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管商務會議屬于正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。

2、確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個會議的規格與規模，進而影響會議的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內容改為機場、貴賓室進行，或者時間調整等。因此，這是總協調工作控制的“關鍵點”，宜重點來抓。

五、擬定活動策劃案和具體操作方案。

活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。

具體操作方案則是用于企業內部或者協助代理公關公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。

六、現場控制

現場控制是體現總協調人應變能力的一環，事實上，一個好的協調人會將工作做在前面：首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面;其次，要在事前準備好備選方案;再次，注意積累現場的靈活應變的處理技巧。

對于前來的官員、經銷商要有人陪同和溝通，對于前來的記者，應該一視同仁，不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。對于記者個人挖掘的新聞一般不宜轉告他人。

在氣氛的控制上，總協調人處于一個平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人，如果是自己主持則會好一些，但往往是分身乏術，因此在發布會中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對整個會議的風格有個大致的了解與把握。

在產品的演示講解過程中，可以用一些現代科技手段，結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。

整個會議應有正式的結尾。如果發布會安排在晚餐或午餐前結束，則應該有酒會或自助宴會等，在會議結束時，由主持人通知時間與地點。

七、其他

秘書服務

所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。

車輛調度

重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委托當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準，并告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價。

禮儀與迎送

對于會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執行等。

值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。

各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業或產品的品質形象要求一致。

秩序維護

對于會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議(特別是企業或者)的會議秩序基本不用控制，但大型會議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。

大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數碼身份照片，會場入口設立保安;展覽的控制比較復雜，因為展覽主辦者關注的和展商關注的不是同一個目標。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術交流或者論壇性質，所以通常會對所有展商或者參展人員進行身份及級別分類，以保證技術交流或者論壇不被外界或者無關的展商干擾。控制的手段有帶條形碼的參展證(需配備讀碼機)、或者磁卡式代表證。為同時滿足展商信息最大化的需求，現在國外開始引入電子名片管理。

資料快速收集利器--電子名片

傳統的展會上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會結束后總要花上一兩個小時整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。

所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料制作——可以說是為參展商和參觀者特制的參展證。在簽發該證前，組委會會要求參展商或參觀者輸入個人資料，包括公司名稱、聯絡辦法、本人職銜、公司性質和業務范圍等，然后把這些資料存入卡中。同時，組委會會購置這類磁卡或條形碼的讀取設備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設備后，只需把設備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設備上劃過，所有資料就會在眨眼間被傳輸到參展商的電腦里。參展商還可以把雙方談話的要點記錄在相應備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。

盡管這些設備比較昂貴，但可以由展會組委會統一購買、重復使用，參展商只需付出較低的價格向組委會租用，十分實惠和方便。如果每個參展商及買家都使用電子名片，展覽會甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準確的記錄入場人數。

會展考察/旅游

實際上，會展考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為，當然不排除部分行為是真正的商務考察(為獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作)。

1、真正的商務考察：此類商務考察實際上主辦者已經作好安排，需要會展中介公司提供的服務只是目的地住宿餐飲預定與安排、交通工具、司乘人員及向導，可能的話需要中介公司協助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同于主辦者的前導服務及后勤保障部門。

【溫馨提示】本次分享的策劃商務會議禮儀和商務會議策劃書范文的問題是否解決了您的問題，部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。