本文目錄

1. 會(huì)議接待流程及標(biāo)準(zhǔn)
2. 行政接待之會(huì)議接待
3. 行政辦公室的接待工作內(nèi)容和特點(diǎn)

會(huì)議接待流程及標(biāo)準(zhǔn)如下：

一、會(huì)前。

1．與會(huì)議主辦方洽談。

2．提供會(huì)議所需要的.機(jī)票、車票、住宿酒店、會(huì)議場所、交通等信息。并制定完備的會(huì)議預(yù)案書給會(huì)議方。

3．派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。

4．確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。

二．會(huì)中。

1．會(huì)議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2．會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。

3．會(huì)議場所：專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4．會(huì)議住宿：房間樓層及房間號確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。

5．會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。

6．會(huì)議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。

7．會(huì)議娛樂：娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。

8．會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。

三．會(huì)后。

1．結(jié)帳：提供會(huì)議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳。

行政會(huì)議接待，Rukia's Manual

一、接待準(zhǔn)備階段工作流程

接收接待信息：

1.確保相關(guān)責(zé)任人知曉嘉賓來訪事項(xiàng)。

2.及時(shí)落實(shí)來訪對接聯(lián)絡(luò)人及聯(lián)系方式。

3.確定來訪時(shí)間。

4.了解來訪目的（eg：考察交流）可以詢問對方聯(lián)絡(luò)人是否有會(huì)議資料需要提前拷貝。

注意：a.編寫會(huì)議議程時(shí)，涉及保密內(nèi)容需要回避。

b.注意措辭：一般上級單位為“指導(dǎo)”，平級單位為“交流”。

5.了解來訪人員信息（包含單位/部門、職務(wù)、人數(shù)等)。確定來訪人員的職位，邀請本公司相應(yīng)職位的領(lǐng)導(dǎo)參與接待。（只多不少）

6.確認(rèn)是否安排住宿、接送機(jī)/站、用餐，至少提前一天確認(rèn)。

二、確定接待責(zé)任部門，明確責(zé)任人：

責(zé)任人需要全程負(fù)責(zé)接待任務(wù)，一般情況下，來訪嘉賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。確定訪客的各項(xiàng)需求后，向領(lǐng)導(dǎo)（接待責(zé)任人）進(jìn)行請示，并請示領(lǐng)導(dǎo)是否安排會(huì)議室、公司參觀講解、歡迎大屏、攝影口、禮品、以及餐敘環(huán)節(jié)。

三、確定接待方案，根據(jù)來訪人員級別不同，安排不同標(biāo)準(zhǔn)的接待安排。原則上提前一天落實(shí)所有接待事項(xiàng)。

1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車輛、會(huì)場布置、禮品門等都可視具體情況來定。

2.請示領(lǐng)導(dǎo)是否安排歡迎大屏、席卡、公司宣傳冊、會(huì)議簽到牌、海報(bào)展架等宣傳物料。

3.如果我方有會(huì)議材料需要提前收集，并在會(huì)前提前調(diào)試媒體設(shè)備!

四、制定接待WBS及日程安排，發(fā)送至各責(zé)任人。

1.制定WBS將整個(gè)接待流程做簡單描述，以及涉及相關(guān)責(zé)任人的工作職責(zé)均分配到個(gè)人，并交由負(fù)責(zé)此次接待級別最高的參會(huì)人員審批。審批通過后，將該WBS及日程安排發(fā)送給相關(guān)接待人員及相關(guān)部門責(zé)任人，以及參與會(huì)議的宣傳人員及其他工作人員。

2.涉及黨政機(jī)關(guān)接待，WBS中不得出現(xiàn)“宴請”、“晚宴”等字眼，可使用“餐敘”、“工作餐”等話術(shù)，用餐地點(diǎn)使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

3.WBS中要明確接待及陪同參觀人員攝影人員、陪同就餐人員等相關(guān)責(zé)任人。其中攝影人員需全程參加，并提神確定合影位置及時(shí)間。（涉及團(tuán)體合影需提前確認(rèn)站位，根據(jù)人數(shù)提前擺放站架或椅子。）

4.提醒陪同人員注意著裝，佩戴工作牌等。

接待進(jìn)行階段工作流程：

五、門廳迎接來訪人員：

1.提前預(yù)留車位，或者電梯控梯等。在來訪嘉賓抵達(dá)10分鐘前，接待人員在門廳準(zhǔn)備迎接。

2.接待人員在陪同高層領(lǐng)導(dǎo)見嘉賓之前，提前告知高層領(lǐng)導(dǎo)來訪人員的級別及相關(guān)工作性質(zhì)。

3.在嘉賓抵達(dá)時(shí)，接待人員主動(dòng)引導(dǎo)我方高層領(lǐng)導(dǎo)與重要嘉賓寒暄。

六、座談交流：

1.如安排公司參觀，則先進(jìn)行講解參觀。

2.涉及黨政重要機(jī)關(guān)來訪，利用重要嘉賓參觀期間，可請對方聯(lián)絡(luò)人（如辦公室主任、秘書長等）到會(huì)議室再次確認(rèn)會(huì)場、就餐包間布置（特別注意席卡坐次），涉及臨時(shí)增加人員，利用此時(shí)間加席卡。

3.根據(jù)參觀時(shí)間做預(yù)判，提前5分鐘確認(rèn)是否備好茶水，不建議提前太久（茶水冷掉）或嘉賓就座后倒水（注意開水不要濺到嘉賓）。

4.根據(jù)會(huì)議接待性質(zhì)安排會(huì)務(wù)服務(wù)人員，會(huì)務(wù)秘書需要做好會(huì)議記錄，錄音等事項(xiàng)。涉及機(jī)密內(nèi)容，會(huì)務(wù)服務(wù)人員由內(nèi)部安排。

5.會(huì)議結(jié)束前10分鐘，安排引導(dǎo)人員就位。如需合影則根據(jù)需要提前安排好站架或椅子。接待結(jié)束階段工作流程

七、會(huì)后工作：

1.及時(shí)整理相關(guān)材料，包括會(huì)議紀(jì)要、接待總結(jié)、合影及宣傳物料，發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

2.做好會(huì)議督辦工作，跟蹤落實(shí)事項(xiàng)。

3.對接宣傳人員做好會(huì)后報(bào)道。

4.如有回函和費(fèi)用結(jié)算等事項(xiàng)也需要盡快完成。

行政辦公室的接待工作是一件細(xì)心的工作，那內(nèi)容和特點(diǎn)具體有哪些呢?下面是我給大家搜集整理的行政辦公室的接待工作內(nèi)容和特點(diǎn)文章內(nèi)容。歡迎閱讀!

行政辦公室接待工作的主要內(nèi)容包括以下幾方面：第一，迎接來訪人員。迎接來訪人員是接待工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)需要提前與對方接洽，知曉來訪時(shí)間、人員，并根據(jù)來訪人員的目的、規(guī)模安排相關(guān)行政工作人員做好歡迎活動(dòng)的準(zhǔn)備。第二，安排好來訪人員的行程。在于對方充分溝通的前提下，為來訪人員制定訪問期間的行程安排，并在征求對方同意后，制定相應(yīng)的接待方案。第三，做好食宿接待工作。根據(jù)來訪人員數(shù)量、級別，安排相應(yīng)的食宿接待項(xiàng)目，為來訪人員在訪問期間提供舒適的居住和飲食服務(wù)。第四，協(xié)調(diào)辦理訪問事項(xiàng)。就來訪人員的訪問目的，做好訪問期間的具體事務(wù)協(xié)調(diào)工作，按照事先的接待方案，做好交通服務(wù)、意見傳遞工作，確保來訪人員能夠準(zhǔn)時(shí)抵達(dá)訪問地或及時(shí)轉(zhuǎn)場，并及時(shí)解決來訪人員提出的要求和問題。第五，做好歡送工作。結(jié)束來訪形成后，接待人員需要按照事先制定的方案，做好歡送活動(dòng)，讓來訪人員滿意而歸。

行政辦公室接待工作具有以下特點(diǎn)：第一，時(shí)效性。來訪人員一般都有一定的訪問期限，在不同訪問事項(xiàng)間，也需要系統(tǒng)的時(shí)間安排，并做到事項(xiàng)間的緊密銜接。第二，突然性。有些來訪人員是突然抵達(dá)的，這時(shí)的接待工作就存在立即啟動(dòng)的問題，這種突然性的接待對組織行政接待能力是一次巨大的考驗(yàn)。第三，接待方案的可變性。由于來訪人員有臨時(shí)的訪問需求或是組織接待工作因特殊情況需要作出調(diào)整，接待工作中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)對接待方案的變動(dòng)和調(diào)整，這也就需要接待人員能夠根據(jù)方案的改變而做好相關(guān)的溝通、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作。

細(xì)節(jié)管理

行政辦公室接待工作的細(xì)節(jié)管理決定了接待工作質(zhì)量的好壞。接待工作的細(xì)節(jié)管理主要體現(xiàn)在服務(wù)的細(xì)節(jié)上，如：準(zhǔn)時(shí)迎接來賓，為來賓安排舒適的客房，針對來賓的需求和個(gè)人習(xí)慣提供可口的飲食服務(wù)。如有會(huì)議或集體活動(dòng)安排，還需做好現(xiàn)場的服務(wù)和協(xié)調(diào)工作，例如文件資料的準(zhǔn)備和送達(dá)，會(huì)議現(xiàn)場的布置，設(shè)備的調(diào)試，現(xiàn)場茶水服務(wù)等。

(一)計(jì)劃安排不到位

由于接待工作具有一定的突然性，很有可能會(huì)導(dǎo)致接待方的措手不及。這一問題尤其表現(xiàn)在計(jì)劃工作不到位。接待方?jīng)]有及時(shí)制定出周密的接待計(jì)劃，對來賓的訪問行程安排、時(shí)間控制、接待人員的安排等沒有細(xì)致考量，導(dǎo)致了接待過程中手忙腳亂、頻頻出錯(cuò)。

(二)溝通協(xié)調(diào)機(jī)制不完善

接待工作并不是僅僅依靠行政辦公室的人員就能完成的，這項(xiàng)工作還需要與其他部門的緊密協(xié)調(diào)和配合。例如，接待人員需要與酒店聯(lián)系住宿和餐飲服務(wù)，需要預(yù)定會(huì)議活動(dòng)的場館，需要與來賓接洽了解來賓的具體需求，并及時(shí)將來賓需求反饋給借貸方等等。這些溝通協(xié)調(diào)工作是確保接待工作順利進(jìn)行的重要保證。然而，目前有很多單位在接待過程中沒能做好溝通協(xié)調(diào)工作，使得來賓的意見得不到及時(shí)的傳達(dá)，需要辦理的接待事項(xiàng)沒有及時(shí)辦妥，影響了接待的質(zhì)量。

(三)接待人員的素質(zhì)有待提高

接待工作的主體組織行政辦公室的工作人員，這部分人員的素質(zhì)決定了接待工作的質(zhì)量和效率。目前有些組織的接待人員的專業(yè)素質(zhì)不高，表現(xiàn)為時(shí)間觀念不強(qiáng)、服務(wù)技能缺乏、組織協(xié)調(diào)能力差、工作責(zé)任心不強(qiáng)等。

記敘文寫作有六要素，即：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、起因、經(jīng)過、結(jié)果。類似的，在接待工作中也相應(yīng)存在六要素:時(shí)間、地點(diǎn)、來賓、事前、事中、事后。分別與記敘文的六要素對應(yīng)，但卻有自己不同的內(nèi)涵和功用。在實(shí)際工作中，接待不僅僅是各項(xiàng)具體接待禮儀的熟練掌握，也是一種具有普遍意義認(rèn)識規(guī)律的總結(jié)。只有抓住這六要素，將之正確地運(yùn)用于日常接待，才能最大限度地避免失誤。

(一)時(shí)間是我們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活的重要尺度和依據(jù)。每遇到一項(xiàng)接待任務(wù)，第一反應(yīng)應(yīng)該是立即理清此項(xiàng)接待任務(wù)所包含的所有時(shí)間要素。如來賓出發(fā)、到達(dá)、參觀和交流座談時(shí)間等，并借此確定我方人員的準(zhǔn)備、迎接和陪同時(shí)間。需要注意的是，由于時(shí)間的單向流動(dòng)性，在涉及與時(shí)間有關(guān)的具體安排時(shí)，一定要留足充分的緩沖回旋余地，防止因?yàn)橥话l(fā)事件引起時(shí)間上的沖突和誤差。同時(shí)，在確定的時(shí)間范圍內(nèi)，要根據(jù)來賓行程的變動(dòng)和己方實(shí)際的接待條件，靈活調(diào)整不同活動(dòng)的時(shí)間順序，例如考慮乘坐不同的交通工具，選擇不同參觀路線對具體時(shí)間的影響，一成不變只會(huì)造成接待工作的被動(dòng)。

(二)地點(diǎn)與時(shí)間存在一種不可分割的辯證關(guān)系。在清楚接待任務(wù)中的相關(guān)時(shí)間信息后，下步應(yīng)將來賓當(dāng)前的位置、沿途經(jīng)過的地點(diǎn)、迎接的地點(diǎn)以及座談、參觀、宴請、住宿等有關(guān)地點(diǎn)的情況了然于胸。將各時(shí)間點(diǎn)與不同地點(diǎn)一一對應(yīng)，通過合理的路線設(shè)計(jì)，將這些地點(diǎn)連接起來，形成一幅條理清晰、脈絡(luò)分明的接待路線圖。在具體接待中，時(shí)間和地點(diǎn)往往是相互影響的，地點(diǎn)選擇的恰當(dāng)，可以為工作爭取時(shí)間，時(shí)間控制得合適，也可以為地點(diǎn)的變化提供更多的選擇，因此，應(yīng)充分考慮各個(gè)地點(diǎn)的周邊環(huán)境以及地點(diǎn)變換中可能出現(xiàn)的情況，保證接待服務(wù)順暢有序。

(三)來賓是接待工作直接面對的對象。來賓滿意與否是接待水平最直接的體現(xiàn)和反映，決定了接待的成敗。因此，不能簡單地停留在了解來賓的人數(shù)、姓名、年齡、性別、民族和職務(wù)等客觀信息，停留在關(guān)注這些客觀信息的變化上，更重要的是在接待中，能綜合分析這些信息中所蘊(yùn)涵的內(nèi)在特性，根據(jù)不同的環(huán)境背景，隨時(shí)把握人物的心理需求和情緒動(dòng)態(tài)。知己知彼，再利用各種禮儀規(guī)范，以熱心、耐心和細(xì)心服務(wù)來賓，就可避免接待成為流水線上冷冰冰的作業(yè)流程，雖然正確但是缺乏必要的感情和打動(dòng)人心的力量。簡言之，賓至如歸是接待的服務(wù)理念，只有讓來賓體會(huì)到一種自然、溫馨和美好的感受，才能給來賓留下難以忘懷的印象，才能使接待工作在眾多的工作中脫穎而出，創(chuàng)造并打響自己的服務(wù)品牌。

(四)接待前的重點(diǎn)是做好各項(xiàng)工作的計(jì)劃安排。事前考慮周全，盡可能將所有可能出現(xiàn)的情況和應(yīng)對方式準(zhǔn)備充分。在此基礎(chǔ)上，制定詳細(xì)周密的接待方案。按照來訪目的和己方領(lǐng)導(dǎo)的要求指示，整體考慮接待行程，合理安排吃、住、行、觀、談等各個(gè)方面。計(jì)劃的優(yōu)點(diǎn)，一是可以盡量避免接待中出現(xiàn)未知事項(xiàng)，使整個(gè)接待流程處在可控的范圍內(nèi)。二是即使接待中出現(xiàn)事先未預(yù)料到的變化，也可以做到臨事不慌、有條不紊，避免因時(shí)間緊迫、頭緒諸多而出現(xiàn)手足無措或遺漏事項(xiàng)的情況。

(五)接待中的重點(diǎn)是充分把握接待工作的靈活性特點(diǎn)。因地制宜，因時(shí)制宜，以接待方案和計(jì)劃為依托，以具體的接待禮儀規(guī)范為框架，但又不拘泥于接待方案和具體禮儀，靈活機(jī)動(dòng)地處理接待中遇到的問題。這就好比下象棋，開局通常有一定的章法和套路，每個(gè)棋子也都有自己的移動(dòng)規(guī)則，但是棋入中盤，更多就是在遵守規(guī)則前提下的隨機(jī)應(yīng)變、出奇制勝。因此，要根據(jù)來賓的需求變化及時(shí)調(diào)整自己的接待行為，使自己的服務(wù)緊跟來賓的步伐，同時(shí)，不斷增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)的意識，某些情況下要實(shí)現(xiàn)超前服務(wù)，讓來賓能不時(shí)體驗(yàn)到一種驚喜和滿足，從而更好地提升自身接待工作的滿意度。

(六)接待后的重點(diǎn)是做好收尾工作和接待經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)提煉。某些接待在來賓離去之后，仍會(huì)有一些后續(xù)工作，比如相關(guān)材料的整理發(fā)送和照片、紀(jì)念品的發(fā)放。這些工作一般較為瑣細(xì)且處理周期長，在缺少接待氛圍的情況下處理，很容易因?yàn)榉潘珊托傅《霈F(xiàn)拖延或遺忘的情況，因此，要特別注意后續(xù)工作的檢查銷項(xiàng)，防止“行百里者半九十”的情形發(fā)生。做好接待經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)提煉工作是接待工作不可或缺的環(huán)節(jié)，不能因?yàn)橐淮谓哟蝿?wù)的完成而心滿意足。但凡經(jīng)驗(yàn)都具有連續(xù)性和繼承性，要從每次接待中找出具有普遍性、規(guī)律性的經(jīng)驗(yàn)，將之上升為理論方法固化下來，并在今后的接待中不斷檢驗(yàn)補(bǔ)充完善。對于能體現(xiàn)接待特色的獨(dú)有做法，要將之歸納整理，形成不斷完善的接待案例，以備日后工作查漏補(bǔ)缺、借鑒使用，使接待工作既符合一般的禮儀程序，又具有自己獨(dú)特的風(fēng)格。

以上所說的六要素，共同構(gòu)成接待工作的有機(jī)整體。不同要素之間的關(guān)系是相輔相成、不可分割的。在整體把握六要素的基礎(chǔ)上，抓住不同要素的特點(diǎn)，就能基本保證接待任務(wù)不出差錯(cuò)。當(dāng)然，不出差錯(cuò)不是我們接待的目的，也不等于工作出色，要成為一個(gè)接待有心人，還要注意在日常工作中保持積極負(fù)責(zé)的心態(tài)和旺盛的工作熱情，多留心，多學(xué)習(xí)，養(yǎng)成敏銳的洞察力，耐心細(xì)致的工作作風(fēng)，同時(shí)，不斷提升自身的道德素養(yǎng)，培養(yǎng)深厚的文化底蘊(yùn)，只有這樣，才能在在接待工作中由循規(guī)蹈矩走向收放自如。

【溫馨提示】本次分享的會(huì)議接待服務(wù)重點(diǎn)和會(huì)議接待服務(wù)重點(diǎn)內(nèi)容的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。