電話:15753252007
本文目錄
會議接待流程及標準如下：
一、會前。
1．與會議主辦方洽談。
2．提供會議所需要的.機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預(yù)案書給會議方。
3．派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。
4．確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。
二．會中。
1．會議接待：專人負責(zé)機場，車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
2．會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。
3．會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4．會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。
5．會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。
6．會議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點等確認。
7．會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
8．會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。
三．會后。
1．結(jié)帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結(jié)帳。
會務(wù)服務(wù)標準及流程如下：
會務(wù)服務(wù)標準：
1、會議桌、椅擺放要整齊，在一條直線上。蓋杯要放在杯墊上，擺在座位的右上方，杯把朝右側(cè)，擺放位置要求在一條直線上。煙缸三位共用一個，擺放時與杯子成一條直線。
2、會議開始前半小時，備好充足開水、調(diào)試音響，開啟照明、調(diào)節(jié)空調(diào)溫度（靈活控制）。
3、檢查臺形是否符合要求，臺面要整潔，各種用具干凈、齊全，擺放符合標準。
4、根據(jù)客人要求，將指示牌放在特定位置。
5、服務(wù)員于開會前30分鐘，精神飽滿地在門口等候。VIP會議于會前1小時到崗，精神飽滿地在門口迎候。
6、水牌引導(dǎo)，迎送服務(wù)。
7、當客人來到會議室時，會服人員應(yīng)禮貌熱情地向客人問好：“您好，請進！”，并以手勢示意，請客人進入會議室入座。
會務(wù)服務(wù)流程包括會前服務(wù)準備、會議期間服務(wù)、會后服務(wù)和重大會議接待。
會務(wù)服務(wù)的重要性
第一、可以協(xié)助大會順利開展
會務(wù)包含許多層面，在其中就會有可以協(xié)助大會順利開展的許多層面，因此假如可以搞好會務(wù)得話，就可以讓大會圓滿的開展，這針對大會而言是十分關(guān)鍵的，因此會務(wù)的必要性就可以在這個地方反映出去，要是沒有搞好會務(wù)工作中得話，這一大會的要想順利開展得話是不易的，因而會務(wù)是很重要的。
第二、可以提升大會的總體品質(zhì)和水準
假如一個大會搞好了會務(wù)，那麼這一大會的總體水準便會獲得提升，由于出示會務(wù)的人全是技術(shù)專業(yè)的，因此她們可以從技術(shù)專業(yè)的視角考慮，對于大會的特性和顧客的必須來制訂相對的大會方案，那樣能夠讓大會更為技術(shù)專業(yè)，因此大會的總體水準也就獲得了提升。
行政會議接待，Rukia's Manual
一、接待準備階段工作流程
接收接待信息：
1.確保相關(guān)責(zé)任人知曉嘉賓來訪事項。
2.及時落實來訪對接聯(lián)絡(luò)人及聯(lián)系方式。
3.確定來訪時間。
4.了解來訪目的（eg：考察交流）可以詢問對方聯(lián)絡(luò)人是否有會議資料需要提前拷貝。
注意：a.編寫會議議程時，涉及保密內(nèi)容需要回避。
b.注意措辭：一般上級單位為“指導(dǎo)”，平級單位為“交流”。
5.了解來訪人員信息（包含單位/部門、職務(wù)、人數(shù)等)。確定來訪人員的職位，邀請本公司相應(yīng)職位的領(lǐng)導(dǎo)參與接待。（只多不少）
6.確認是否安排住宿、接送機/站、用餐，至少提前一天確認。
二、確定接待責(zé)任部門，明確責(zé)任人：
責(zé)任人需要全程負責(zé)接待任務(wù)，一般情況下，來訪嘉賓沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。確定訪客的各項需求后，向領(lǐng)導(dǎo)（接待責(zé)任人）進行請示，并請示領(lǐng)導(dǎo)是否安排會議室、公司參觀講解、歡迎大屏、攝影口、禮品、以及餐敘環(huán)節(jié)。
三、確定接待方案，根據(jù)來訪人員級別不同，安排不同標準的接待安排。原則上提前一天落實所有接待事項。
1.住宿、餐飲、接待陪同人員、接待車輛、會場布置、禮品門等都可視具體情況來定。
2.請示領(lǐng)導(dǎo)是否安排歡迎大屏、席卡、公司宣傳冊、會議簽到牌、海報展架等宣傳物料。
3.如果我方有會議材料需要提前收集，并在會前提前調(diào)試媒體設(shè)備!
四、制定接待WBS及日程安排，發(fā)送至各責(zé)任人。
1.制定WBS將整個接待流程做簡單描述，以及涉及相關(guān)責(zé)任人的工作職責(zé)均分配到個人，并交由負責(zé)此次接待級別最高的參會人員審批。審批通過后，將該WBS及日程安排發(fā)送給相關(guān)接待人員及相關(guān)部門責(zé)任人，以及參與會議的宣傳人員及其他工作人員。
2.涉及黨政機關(guān)接待，WBS中不得出現(xiàn)“宴請”、“晚宴”等字眼，可使用“餐敘”、“工作餐”等話術(shù)，用餐地點使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
3.WBS中要明確接待及陪同參觀人員攝影人員、陪同就餐人員等相關(guān)責(zé)任人。其中攝影人員需全程參加，并提神確定合影位置及時間。（涉及團體合影需提前確認站位，根據(jù)人數(shù)提前擺放站架或椅子。）
4.提醒陪同人員注意著裝，佩戴工作牌等。
接待進行階段工作流程：
五、門廳迎接來訪人員：
1.提前預(yù)留車位，或者電梯控梯等。在來訪嘉賓抵達10分鐘前，接待人員在門廳準備迎接。
2.接待人員在陪同高層領(lǐng)導(dǎo)見嘉賓之前，提前告知高層領(lǐng)導(dǎo)來訪人員的級別及相關(guān)工作性質(zhì)。
3.在嘉賓抵達時，接待人員主動引導(dǎo)我方高層領(lǐng)導(dǎo)與重要嘉賓寒暄。
六、座談交流：
1.如安排公司參觀，則先進行講解參觀。
2.涉及黨政重要機關(guān)來訪，利用重要嘉賓參觀期間，可請對方聯(lián)絡(luò)人（如辦公室主任、秘書長等）到會議室再次確認會場、就餐包間布置（特別注意席卡坐次），涉及臨時增加人員，利用此時間加席卡。
3.根據(jù)參觀時間做預(yù)判，提前5分鐘確認是否備好茶水，不建議提前太久（茶水冷掉）或嘉賓就座后倒水（注意開水不要濺到嘉賓）。
4.根據(jù)會議接待性質(zhì)安排會務(wù)服務(wù)人員，會務(wù)秘書需要做好會議記錄，錄音等事項。涉及機密內(nèi)容，會務(wù)服務(wù)人員由內(nèi)部安排。
5.會議結(jié)束前10分鐘，安排引導(dǎo)人員就位。如需合影則根據(jù)需要提前安排好站架或椅子。接待結(jié)束階段工作流程
七、會后工作：
1.及時整理相關(guān)材料，包括會議紀要、接待總結(jié)、合影及宣傳物料，發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
2.做好會議督辦工作，跟蹤落實事項。
3.對接宣傳人員做好會后報道。
4.如有回函和費用結(jié)算等事項也需要盡快完成。
【溫馨提示】本次分享的會議室接待標準和會議室接待標準流程的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。