本文目錄

1. 會(huì)議舉辦需要哪些流程
2. 開會(huì)流程是什么
3. 辦公室接待方案及流程

從2020年疫情后，會(huì)議承辦業(yè)務(wù)開始慢慢復(fù)蘇，很多企業(yè)也開始部署自己的產(chǎn)品發(fā)布會(huì)或是一些會(huì)展活動(dòng)等，但是在此次疫情的沖擊下，太多會(huì)務(wù)公司關(guān)門倒閉或至今沒有開業(yè)，對(duì)于這些企業(yè)來說，無疑是要自己上場(chǎng)，親自籌辦。但是很多人并不了解會(huì)議舉辦的流程，因?yàn)樵谛墙鐣?huì)務(wù)平臺(tái)工作多年，所以在這里就將我的些許經(jīng)驗(yàn)分享給大家，希望對(duì)各位需要自己舉辦會(huì)議的企業(yè)能有有所幫助。

 會(huì)前

一：確定會(huì)議主題、會(huì)議內(nèi)容及參會(huì)名單。

這里的會(huì)議主題可以是產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、論壇或峰會(huì)或會(huì)展等，根據(jù)每個(gè)企業(yè)希望進(jìn)行的會(huì)議，目的來進(jìn)行。

參會(huì)名單：這里可以包括了很多，有產(chǎn)品發(fā)布企業(yè)的老總，員工等，還包括禮儀、模特、演藝節(jié)目、嘉賓、講師、主持人等。所以這些都是必要的，不要小看一場(chǎng)會(huì)議的內(nèi)容。

參會(huì)名單：這里可以包括了很多，有產(chǎn)品發(fā)布企業(yè)的老總，員工等，還包括禮儀、模特、演藝節(jié)目、嘉賓、講師、主持人等。所以這些都是必要的，不要小看一場(chǎng)會(huì)議的內(nèi)容。

二;確定會(huì)議時(shí)間，確定會(huì)議地點(diǎn)。從字面上來看會(huì)議時(shí)間：與參會(huì)代表預(yù)約時(shí)間，并根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)及會(huì)議代表時(shí)間來最終確定。確實(shí)沒有錯(cuò)，但是確定會(huì)議開展的人是否考慮到了貴司的時(shí)間是領(lǐng)導(dǎo)或員工的時(shí)間再者

可能是客戶的時(shí)間，但最好也要考慮到主持人或是禮儀或是節(jié)目演員的人時(shí)間，這些如果是承辦商提供那就不存在這些問題，那這里提一下我知道的星界會(huì)務(wù)一直專注于推動(dòng)會(huì)務(wù)產(chǎn)品和會(huì)務(wù)服務(wù)的系統(tǒng)化和市場(chǎng)透明化，提供全球各國會(huì)議場(chǎng)地、舞臺(tái)搭建、燈光音響、禮儀模特、嘉賓出席（專家、學(xué)者、政要及企業(yè)名流等）、演繹節(jié)目、租車服務(wù)、周邊旅游以及會(huì)務(wù)承辦公司等全流程會(huì)務(wù)服務(wù)，致力于打造全球一體化的會(huì)務(wù)資源國際服務(wù)平臺(tái)。

會(huì)議地點(diǎn)：根據(jù)會(huì)議需求及標(biāo)準(zhǔn)選擇會(huì)議地點(diǎn)。這里也是根據(jù)企業(yè)及客戶地點(diǎn)進(jìn)行選擇，而且根據(jù)會(huì)議的主題進(jìn)行選擇合適的場(chǎng)地進(jìn)行，有一些適合灑店，一些適合展會(huì)等等。星界會(huì)議提供透明的全球各地的會(huì)議場(chǎng)地，透明場(chǎng)地價(jià)格，企業(yè)可以隨時(shí)在平臺(tái)上查找場(chǎng)地信息及相關(guān)場(chǎng)地的場(chǎng)景，更重要的是可以隨時(shí)聯(lián)系提供商進(jìn)行協(xié)量?jī)r(jià)格！

三：實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場(chǎng)地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。

很多企業(yè)都舉辦一些幾天的會(huì)議或會(huì)展，肯定要考慮到會(huì)議舉辦的吃住等其它相關(guān)方面的情況。這些可以稱為會(huì)議資源的一部份，也是必要考慮到的一部份。如果一場(chǎng)幾天的會(huì)務(wù)，沒有考慮到這些會(huì)務(wù)資源那這場(chǎng)會(huì)議來的目標(biāo)群體肯定不會(huì)多。

星界會(huì)務(wù)除了以上吃、住、游、娛樂等相關(guān)方面的場(chǎng)地以外還會(huì)有一上包括商務(wù)接送等等方面的提供。

四：預(yù)訂住宿房間、用餐標(biāo)準(zhǔn)并商談價(jià)格。這個(gè)不必多講了，而且對(duì)于所有會(huì)議來說基本的要求就是用餐標(biāo)準(zhǔn)，什么樣的會(huì)議適合什么樣用餐標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)企業(yè)對(duì)于這一塊都不樣。

五：確定會(huì)議用車，根據(jù)參會(huì)人數(shù)，接送地點(diǎn)等制定用車路線及接送時(shí)刻表。

會(huì)中

一：會(huì)議接待：提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎條幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。

這些工作繁瑣但能體現(xiàn)一場(chǎng)會(huì)議或會(huì)展的細(xì)節(jié)效果。而這些也是企業(yè)布置會(huì)議最頭疼的事情，所以交會(huì)星界會(huì)務(wù)來幫你實(shí)現(xiàn)，星界會(huì)務(wù)幫助千萬家企業(yè)布置會(huì)務(wù)中等等瑣碎的事情，成功讓會(huì)議舉辦方圓滿完成會(huì)議。二：會(huì)議場(chǎng)所：專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲、投影儀等。 每一場(chǎng)會(huì)議都有專業(yè)的會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲、投影儀等專業(yè)人員，但是如果承辦法一個(gè)一個(gè)去找，每一個(gè)進(jìn)行合同簽定耗費(fèi)很多人力及物力，可能得到并不理想的效果。而星界會(huì)務(wù)平臺(tái)簽暑專業(yè)的會(huì)議室條幅、燈光、音響等專業(yè)人士，承辦法只要根據(jù)平臺(tái)進(jìn)行篩選即可，同時(shí)可以跟據(jù)對(duì)方進(jìn)行協(xié)商價(jià)格，透明價(jià)格。

 三：會(huì)議服務(wù)：為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)

這些也是專業(yè)的人員進(jìn)行，文秘或翻譯等工作。

最后是會(huì)后

 會(huì)后主是是承辦法進(jìn)行場(chǎng)地費(fèi)用的結(jié)算及會(huì)議參加等人員的資料整理及效果整理這一塊

 好了，就先分享到這里。大家可以去搜一下星界會(huì)務(wù)平臺(tái)，這里有禮儀模特、高端主持、演藝節(jié)目、專家學(xué)者全球各大會(huì)議等場(chǎng)地，企業(yè)進(jìn)入后只要一鍵呼叫資源方，直接溝通，直接成交，無差價(jià)。AI智能技術(shù)全滲透，會(huì)務(wù)方案自動(dòng)生成.

1、介紹此次開會(huì)的背景和目的。

2、分享準(zhǔn)備好的資料，講述項(xiàng)目情況，以及突破點(diǎn)。

3、讓參會(huì)人員提出疑問，現(xiàn)場(chǎng)梳理解決方向。

4、歡迎各種腦暴和創(chuàng)意激發(fā)，討論途中禁止責(zé)罵和推諉。

5、每開會(huì)50分鐘，最好休息10分鐘左右。

6、每次討論征集差不多，組織人要進(jìn)行一個(gè)簡(jiǎn)短的總結(jié)發(fā)言，然后點(diǎn)明進(jìn)入下一階段討論。

7、宣布會(huì)議結(jié)束。

會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)

1、確定參會(huì)人員名單，征集大家有空的時(shí)間段。

2、預(yù)約會(huì)議室時(shí)間，比開會(huì)時(shí)間適當(dāng)延長(zhǎng)半個(gè)小時(shí)到1個(gè)小時(shí)。

3、將開會(huì)背景、開會(huì)目的、各部門準(zhǔn)備事項(xiàng)群發(fā)給參會(huì)人員，讓大家提前準(zhǔn)備。

4、準(zhǔn)備PPT、電子文檔等基礎(chǔ)資料，檢查投影儀是否無故障。

5、開會(huì)前15分鐘，再次提醒大家準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，避免開會(huì)時(shí)間人員不齊。

辦公室接待方案及流程

辦公室接待方案及流程。在職場(chǎng)上，接待一名重要客戶的時(shí)候就需要做一份辦公室接待方案及流程，這樣才能讓客戶心情愉悅，下面的談話就會(huì)比較順暢。接下來就由我?guī)Т蠹伊私廪k公室接待方案及流程的相關(guān)內(nèi)容。

客戶接待是我們從事商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)重要組成部分，是我們進(jìn)行商務(wù)洽談、客戶溝通的有效載體。一次優(yōu)質(zhì)的客戶接待活動(dòng)既能充分展示我司業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)、談判技能、組織能力及協(xié)調(diào)能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的綜合實(shí)力，更能促進(jìn)雙方合作的順利進(jìn)行，促進(jìn)項(xiàng)目洽談的順利展開，同時(shí)，還能促使新合作項(xiàng)目的生成，將雙方的合作提高到戰(zhàn)略伙伴合作的層面。因此，一次考慮全面、服務(wù)周到的客戶接待活動(dòng)對(duì)于生產(chǎn)型企業(yè)的銷售工作推進(jìn)起著舉足輕重的作用。

一、客戶來訪的一般目的:

在我們業(yè)務(wù)人員和客戶進(jìn)行郵件溝通的過程中，客戶很可能提到要來公司訪問，同時(shí)，我司業(yè)務(wù)人員也會(huì)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候邀請(qǐng)客戶來我司考察訪問，以加深雙方的溝通和了解，促進(jìn)雙方合作的進(jìn)行。那么，我們首先要了解清楚客戶來訪的目的，通常不外乎以下幾種：

1、考察工廠以便了解我公司的生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品品質(zhì)等基本運(yùn)作情況，同時(shí)了解我司的生產(chǎn)體系、質(zhì)量控制體系和研發(fā)體系等等。這些客戶往往是新客戶，只是通過網(wǎng)站、展會(huì)、客戶介紹等方式了解到我們公司并產(chǎn)生了強(qiáng)烈的合作意向，但對(duì)于我司企業(yè)實(shí)體了解不深，因此，實(shí)地考察訪問無疑是一種最為直接有效的了解方式。

2、進(jìn)行項(xiàng)目洽談，這樣的客戶往往是和我司相關(guān)業(yè)務(wù)人員已經(jīng)有過幾次溝通，而且在相關(guān)展會(huì)上已經(jīng)看到過我們的產(chǎn)品和公司整體形象展示。來訪者往往是帶著訂單、帶著項(xiàng)目，是有備而來的。目的就是討論現(xiàn)有項(xiàng)目的合作，包括相關(guān)技術(shù)問題、價(jià)格問題、付款方式、交貨期等內(nèi)容的實(shí)質(zhì)性討論。這樣的客戶通常是我們最為重視的，因此，接待時(shí)不僅要有專業(yè)技術(shù)人員陪同，公司領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)適時(shí)參加接待和談判。

3、驗(yàn)貨為主，順便了解公司發(fā)展情況。這樣的客戶通常已經(jīng)和我們公司開始有了訂單的合作基礎(chǔ)。來訪的主要目的是對(duì)我司的產(chǎn)品質(zhì)量和品質(zhì)進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)。同時(shí)，手中有一定的新項(xiàng)目，如果談的愉快，新項(xiàng)目生成的可能性極大。這類客戶往往會(huì)被我們的業(yè)務(wù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)忽視，因?yàn)榭蛻舸饲耙呀?jīng)來訪過，而且大家合作正常進(jìn)行，但我們往往會(huì)忽略客戶新項(xiàng)目的生成。

4、投訴為主，順便對(duì)我們公司進(jìn)行深入考察。這樣的客戶使我們最想接待但又最怕接待的客戶。想，是因?yàn)樗_實(shí)是一個(gè)很好的合作伙伴;怕，是因?yàn)槲覀兇饲坝袑?duì)不住客戶的地方，擔(dān)心談不好會(huì)傷害并可能丟失了客戶。但，這樣的客戶，我們恰恰必須要充分重視。

5、雙方公司進(jìn)行基本的人際溝通。這樣的客戶來訪往往是順道而過，來之前或許也沒有預(yù)約。這樣的客戶和咱的關(guān)系已經(jīng)很鐵了。來一下只是加強(qiáng)溝通，順帶看看正在合作的訂單運(yùn)轉(zhuǎn)情況。

二、客戶來訪之前的準(zhǔn)備工作

一旦確認(rèn)客戶來訪，我們的業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真、細(xì)致地做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，針對(duì)客戶來訪目的，我們必須根據(jù)公司相關(guān)流程和制度，針對(duì)性地做好安排：

1、了解客戶

對(duì)于老客戶來訪，我們不需要對(duì)客戶進(jìn)行深層次的了解。但對(duì)于新客戶來訪，我們必須慎重，必須詳細(xì)了解清楚客戶的實(shí)際狀況和來訪的真正用意。如果發(fā)現(xiàn)客戶公司實(shí)體并不存在或者是和我司的產(chǎn)品相似的制造型企業(yè)，我們必須謹(jǐn)慎對(duì)待客戶來訪。因此，客戶調(diào)查是非常重要的，業(yè)務(wù)人員必須通過網(wǎng)站查詢、客戶溝通等方式認(rèn)真填寫。

2、邀請(qǐng)函及相關(guān)來訪入境手續(xù)

在客戶確定來訪后，業(yè)務(wù)人員必須和客戶詳細(xì)溝通，了解客戶是否需要我司制作來訪邀請(qǐng)函，以便客戶順利辦理VISA卡。有的國家還需要我們協(xié)助提供相關(guān)其它證明材料如：我國政府部門需要審核對(duì)方的資信情況身份情況等材料，那么我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)該在客戶確定來訪前協(xié)助辦理，以便客戶順利入境。

3、客戶的行程安排

在確認(rèn)客戶來訪后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)充分了解客戶此次來訪的行程安排，客戶通常情況下不會(huì)只是因?yàn)榘菰L我們公司而進(jìn)入中國。一般是同時(shí)考察幾個(gè)供應(yīng)商，或者是展會(huì)結(jié)束來訪，因此，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該事先和客戶溝通確認(rèn)好。如果客戶在考察過我們后還要到其他中國供應(yīng)商考察，應(yīng)該幫助客戶做好相關(guān)聯(lián)系和對(duì)接工作。

4、航班、用車、酒店、住宿等信息確認(rèn)

客戶確認(rèn)來訪并已經(jīng)辦好VISA卡后，通常會(huì)告訴業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)確的航班信息，這時(shí)，我們的.業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系客戶，盡量讓客戶不要直飛上海，可以通過香港轉(zhuǎn)機(jī)到南京，這樣一來可以節(jié)省我們接機(jī)的時(shí)間，二來可以為我司節(jié)省一定的用車費(fèi)用。

航班信息確認(rèn)完畢后，要同時(shí)詢問客戶是否需要我司代為預(yù)定酒店，以便安排住宿。酒店住宿費(fèi)用通常由客人自行支付，但我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)詢問并協(xié)助客戶預(yù)定酒店。

客戶來訪之前，業(yè)務(wù)人員必須根據(jù)來訪客戶數(shù)量提前兩天填寫用車申請(qǐng)單交行政部，以便及早安排好車輛接送客戶。

5、參與接待人員對(duì)接

根據(jù)前期的溝通，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該基本上能夠了解客戶此次來訪需要洽談的主要內(nèi)容，為此，業(yè)務(wù)人員應(yīng)提前一天和相關(guān)技術(shù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好溝通，并請(qǐng)相關(guān)技術(shù)人員在接待時(shí)給予協(xié)助和支持。同時(shí)，應(yīng)提前將客戶來訪信息匯報(bào)給部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總，以便準(zhǔn)確把握客戶意圖，保證洽談進(jìn)程順利進(jìn)行，并對(duì)相關(guān)可能出現(xiàn)的問題加以分析和判斷。更為重要的是客戶來訪前應(yīng)根據(jù)客戶級(jí)別相應(yīng)知會(huì)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理，以確定參與談判的人員。如需要董事長(zhǎng)等高層領(lǐng)導(dǎo)參加，必須提前2天書面告知總經(jīng)辦，以便確認(rèn)董事長(zhǎng)等高層領(lǐng)導(dǎo)是否可以參加。

6、資料準(zhǔn)備

客戶來訪前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先認(rèn)真整理好和該客戶溝通過的相關(guān)資料，如：洽談合作的產(chǎn)品情況、價(jià)格情況、技術(shù)改進(jìn)情況、模具開設(shè)情況等等。以及與該客戶往來的重要傳真、EMAIL、相關(guān)合同、報(bào)價(jià)及其他重要資料。有關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、使用說明等應(yīng)事先與研究院或技術(shù)部門相關(guān)人員聯(lián)系以確保無誤。并就這些信息和部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總進(jìn)行事先溝通，以促進(jìn)談判的順利進(jìn)行。更重要的是，在談判前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)對(duì)擬洽談合作的產(chǎn)品情況進(jìn)行充分了解，以便談判現(xiàn)場(chǎng)能夠迅速反應(yīng)并隨時(shí)回答客戶的有關(guān)提問。

7、會(huì)談必備用品準(zhǔn)備

客戶來訪的前一天，業(yè)務(wù)人員必須事先告知行政部來訪人數(shù)、需要準(zhǔn)備的礦泉水、咖啡、樣本、水果、紙杯、便簽紙、筆等需求數(shù)量，展廳使用時(shí)間，多媒體教室使用時(shí)間，會(huì)議室使用時(shí)間，是否需要國旗、禮品、橫幅/歡迎牌及其他要求，以便行政部做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。行政部必須在客戶進(jìn)入會(huì)議室前10分鐘必須把會(huì)議室空調(diào)打開，并將所有準(zhǔn)備資料和用品準(zhǔn)備到位。

8、備用金準(zhǔn)備

為保證客戶來訪期間的資金使用充足，業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)來訪客戶數(shù)量、到達(dá)時(shí)間等信息事先按照相關(guān)手續(xù)從財(cái)務(wù)部預(yù)借部分備用金，以便招待客戶途中簡(jiǎn)餐或其它特殊用款。

9、就餐準(zhǔn)備

客戶來訪之前應(yīng)根據(jù)客戶在我司考察的時(shí)間情況合理安排就餐，如果客戶當(dāng)日返回，中午應(yīng)該宴請(qǐng)客戶，并有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加。如果客戶次日或隔日離開，午餐應(yīng)從簡(jiǎn)，由業(yè)務(wù)員本人陪同客戶外出或在公司餐廳就餐，晚餐則應(yīng)有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加或公司其他領(lǐng)導(dǎo)參與宴請(qǐng)客戶，宴請(qǐng)酒店地點(diǎn)應(yīng)事先和外貿(mào)部副總溝通好以便外貿(mào)部副總安排后援部及早做好預(yù)定。

三、會(huì)談流程

客戶來訪的整個(gè)會(huì)談進(jìn)程主要分為觀看錄像了解公司的發(fā)展歷程、參觀展廳、企業(yè)情況PPT介紹、項(xiàng)目合作討論等部分，這幾個(gè)部分可以相互交錯(cuò)或同時(shí)進(jìn)行，但需要注意以下幾點(diǎn)：

1、客戶落座及所有參與接待人員坐定后，主接待業(yè)務(wù)員(該客戶對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)人員，同時(shí)也是會(huì)議的主持人)應(yīng)起身先做自我介紹，然后按照職級(jí)依次向客戶介紹我司參與接待人員，介紹完畢后再用中文依次向我司領(lǐng)導(dǎo)介紹客戶方代表，如果客戶方只有1人，就不需要介紹了。

2、人員情況介紹完畢后，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)介紹并說明整個(gè)會(huì)談的主題。在主接待業(yè)務(wù)員介紹和講解期間，配合接待的業(yè)務(wù)員(次接待業(yè)務(wù)員)應(yīng)隨時(shí)做好翻譯協(xié)助，以便我司相關(guān)人員能夠理解。

3、對(duì)于公司介紹，如果沒有錄像資料介紹，由主接待業(yè)務(wù)員統(tǒng)一按照已經(jīng)審核確認(rèn)的PPT資料向客戶演示并講解;講解過程中要認(rèn)真聽取客戶隨時(shí)提出的疑問并給予正確解答。沒有把握的應(yīng)請(qǐng)相關(guān)在場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)給予解答，并同時(shí)做好翻譯協(xié)助。

4、新來訪客戶通常在主接待業(yè)務(wù)員介紹完畢后會(huì)介紹該公司的相關(guān)情況，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)做好對(duì)應(yīng)翻譯工作。

5、項(xiàng)目洽談，可以在會(huì)議室進(jìn)行，也可以在引領(lǐng)客戶參觀展廳期間同時(shí)進(jìn)行交流與溝通。項(xiàng)目洽談過程中，應(yīng)建議公司相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)以適當(dāng)方式回避，以保證公司領(lǐng)導(dǎo)的最終決定不收談判內(nèi)容的影響。即便項(xiàng)目洽談在展廳有過討論，最終的項(xiàng)目確認(rèn)仍必須在會(huì)議室進(jìn)行。

6、會(huì)談全部進(jìn)程之中，次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)做好會(huì)議洽談全部?jī)?nèi)容的詳細(xì)記錄和整理工作，會(huì)談結(jié)束后，次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)立即做好會(huì)談紀(jì)要，并請(qǐng)客戶和主接待業(yè)務(wù)員審核確認(rèn)，雙方簽字各保留一份正本。會(huì)談紀(jì)要的英文模板如下：

7、客戶接待的全過程中間，次接待人員應(yīng)隨時(shí)協(xié)助提供茶水、咖啡、飲料、資料、輔助設(shè)備、輔助人員等的補(bǔ)充工作，同時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)圖片的拍攝及錄像工作。

四、會(huì)談后續(xù)工作

1、會(huì)談結(jié)束后，次接待人員應(yīng)清理好會(huì)議室并將相關(guān)資料設(shè)備交還給相關(guān)部門。

2、主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)陪同客戶共進(jìn)午餐或晚餐。通常情況下，客戶如果在我司吃晚飯，午餐應(yīng)以簡(jiǎn)單的工作餐招待。和客戶共進(jìn)晚餐的情況下，應(yīng)有相應(yīng)部門經(jīng)理或副總參與，重要客戶應(yīng)事先邀請(qǐng)公司高層領(lǐng)帶參與。并在晚餐前贈(zèng)送禮品給客戶。如果客戶需要在午餐后離開，午餐應(yīng)視為正餐，按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)招待。

3、主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)保持和行政部的溝通，以保證用車的順利，決不可因我司人員疏忽導(dǎo)致客戶久等或不能正常用車。并及時(shí)安排將客戶送至相應(yīng)的火車站或機(jī)場(chǎng)。

五、訪問后期工作

1、客戶訪問結(jié)束的第二天，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)將雙方確認(rèn)的會(huì)談紀(jì)要翻譯成中文，并于當(dāng)日和相關(guān)生產(chǎn)、技術(shù)、研發(fā)部門就相關(guān)技術(shù)問題、交貨期等信息進(jìn)行確認(rèn)，需要下達(dá)生產(chǎn)、改進(jìn)、開模、研發(fā)等任務(wù)通知的應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)下達(dá)完畢。

2、客戶訪問結(jié)束后的第二天，應(yīng)立即整理出1份內(nèi)容詳細(xì)并包含會(huì)談紀(jì)要附件的答謝信給客戶，并抄送客戶方所有來訪人員及我司參與接待的外貿(mào)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)將我司技術(shù)人員提供的有關(guān)改進(jìn)、開模、研發(fā)等的信息告知客戶，以便客戶及時(shí)掌握和了解我司的反饋信息，同時(shí)明確洽談中未決事宜的完成時(shí)間表及重要事項(xiàng)。郵件中可以將客戶來訪時(shí)的相關(guān)照片一并發(fā)送給客戶。注意：為防止郵件過大堵塞客戶郵箱，所有照片應(yīng)復(fù)制到WORD并壓縮后以文檔形式發(fā)出，應(yīng)確保整個(gè)郵件容量不超過1MB。

六、注意事項(xiàng)

1、客戶接待從最初的聯(lián)系準(zhǔn)備到接待結(jié)束到后續(xù)工作推進(jìn)整個(gè)過程中，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)完成各相關(guān)表格的填寫，并于后續(xù)工作正式推進(jìn)的第二天提交給外貿(mào)部副總備案留存。

2、有關(guān)客戶接待禮儀要求、用餐禮儀要求、業(yè)務(wù)談判禮儀要求等知識(shí)各位在學(xué)校和前期的工作中都有所涉及和了解，在此不作詳細(xì)講解。不清楚的可以上網(wǎng)查詢。如有必要，我們將在以后的培訓(xùn)中專門講解。

辦公室接待工作程序

一、目的

為保證公司的各項(xiàng)接待工作能夠保質(zhì)保量的有序進(jìn)行，體現(xiàn)公司企業(yè)文化的水平，特對(duì)公司的有關(guān)接待工作做以下規(guī)定：

二、流程

1)任務(wù)確認(rèn)：在接到相關(guān)接待任務(wù)的通知后，應(yīng)仔細(xì)了解接待的規(guī)模、規(guī)格、時(shí)間、具體要求等細(xì)節(jié)問題，并對(duì)一些基本要素進(jìn)行確認(rèn)。

2)方案制定：在最短時(shí)間內(nèi)根據(jù)接待的具體內(nèi)容做出相應(yīng)的接待方案，報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審閱，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見做相應(yīng)修改，對(duì)于一些可能存在變數(shù)的地方需要做部分預(yù)案以備用。

3)提前準(zhǔn)備：接待方案經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)同意后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如航班查詢、制作接機(jī)牌、酒店房間預(yù)定、餐廳預(yù)定、車輛安排、會(huì)場(chǎng)安排、橫幅制作、席卡制作、禮品購買、接待日程、任務(wù)與人員安排等等。

4)接待執(zhí)行：嚴(yán)格按照方案內(nèi)容執(zhí)行，遇有臨時(shí)性改變或發(fā)生意外情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。工作人員應(yīng)做到儀表端正、和藹大方、語言表達(dá)準(zhǔn)確、親切、服務(wù)細(xì)致、周到、盡善盡美。

5)小結(jié)：每次接待任務(wù)完成后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況做出小結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)不足，為今后更好的完成接待任務(wù)積累經(jīng)驗(yàn)和培訓(xùn)人員。

三、質(zhì)量控制

領(lǐng)導(dǎo)和具體接待負(fù)責(zé)同志應(yīng)加強(qiáng)對(duì)整個(gè)接待工作質(zhì)量的監(jiān)控，及時(shí)指出不足的地方，保證接待任務(wù)的順利完成。

四、其它

所有參加接待工作的人員應(yīng)根據(jù)各自的分工做好相應(yīng)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括車輛保修養(yǎng)、原有安排等等，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自改變各自所承擔(dān)的任務(wù)。

前期準(zhǔn)備

一、接機(jī)

1、查詢、落實(shí)來賓所乘飛機(jī)航班、火車班次到達(dá)時(shí)間; 2、對(duì)陌生來賓制作接機(jī)、接站牌; 3、提前一個(gè)小時(shí)通知接機(jī)、接站領(lǐng)導(dǎo)和接機(jī)、接站車輛司機(jī); 4、提前 10-20分鐘到達(dá)機(jī)場(chǎng)或火車站。

二、入住賓館

1、確定來賓到達(dá)時(shí)間、人員情況后，第一時(shí)間預(yù)訂賓館房間。原則上副廳級(jí)以上和學(xué)院重要貴賓預(yù)訂套間，其余均預(yù)定標(biāo)間; 2、重要來賓入住前一個(gè)小時(shí)，酒店門前懸掛歡迎橫幅，房間安排水果、鮮花; 3、每天早餐安排院領(lǐng)導(dǎo)陪同; 4、離酒店當(dāng)日，辦公室負(fù)責(zé)接待工作人員及時(shí)辦好結(jié)帳手續(xù)。

三、就餐

1、確定就餐時(shí)間、人員、規(guī)格后，第一時(shí)間預(yù)訂餐廳包廂; 2、就餐前四個(gè)小時(shí)，通知到來賓、陪同領(lǐng)導(dǎo)和工作人員; 3、重要就餐一個(gè)小時(shí)前制作好就餐人員席卡，就餐前一個(gè)小時(shí)點(diǎn)菜，堅(jiān)持節(jié)約原則。內(nèi)地來賓不上海鮮，安排地產(chǎn)魚。 4、就餐前半個(gè)小時(shí)，煙、酒水到位。 5、落實(shí)車輛，就餐前十分鐘，除主賓外，所有人員到位(重要就餐安排照相人員); 6、辦公室負(fù)責(zé)接待人員就餐結(jié)束前十分鐘結(jié)帳，并通知司機(jī)送客; 7、辦公室負(fù)責(zé)接待人員打包。

四、旅游

1、提前兩天制定方案，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn);并送來賓、陪同領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)接待工作人員和司機(jī); 2、長(zhǎng)途旅游，提前兩個(gè)小時(shí)準(zhǔn)備好所需費(fèi)用，車上飲用水、酒水、水果、雨傘、相機(jī)等; 3、提前 2-4個(gè)小時(shí)安排旅游點(diǎn)入住酒店和就餐飯店。

五、送機(jī)，送站

1、離阿一天前為來賓購買好機(jī)票，并交來賓審驗(yàn); 2、提前兩個(gè)小時(shí)購買好禮品; 3、送機(jī)、送站兩個(gè)小時(shí)前，通知送機(jī)、送站領(lǐng)導(dǎo)和工作人員、司機(jī); 4、提前半個(gè)小時(shí)到一個(gè)小時(shí)到達(dá)機(jī)場(chǎng)或火車站; 5、工作人員辦理相關(guān)打包、托運(yùn)手續(xù)，并收回來賓電子客票(若機(jī)票由學(xué)院承擔(dān))。

六、收尾工作

1、及時(shí)核報(bào)差旅費(fèi); 2、未用完酒水、雨傘等，接待工作人員應(yīng)及時(shí)收回，并交辦公室統(tǒng)一保管; 3、完成來賓臨行前交辦的其它事宜。

【溫馨提示】關(guān)于會(huì)議室預(yù)約流程，會(huì)議室預(yù)約流程規(guī)定的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議設(shè)備，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議住宿，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議模特，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。