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會務(wù)工作是為會議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預(yù)案制定。會議預(yù)案即會議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。
會議預(yù)案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項，也應(yīng)列入預(yù)案。
第二，準(zhǔn)備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必須及時。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預(yù)案執(zhí)行情況的匯報檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題，重點是會議文件材料。現(xiàn)場檢查重點在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會議進(jìn)行時的具體服務(wù)。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。
第六，會議結(jié)束時的會務(wù)工作，包括對會議內(nèi)容的總結(jié)，會議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會議新聞報道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會、財務(wù)結(jié)算、物資清退等各項善后工作。
會議有規(guī)模大小和時間長短之分。會議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個階段：會前準(zhǔn)備階段，會議實施階段和評估總結(jié)階段。
會前準(zhǔn)備：
會前準(zhǔn)備就是對會議的事前計劃，他是為達(dá)到會議的目標(biāo)而對各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會前計劃一般包括以下內(nèi)容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預(yù)算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負(fù)有某些責(zé)任的團隊，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標(biāo)：一個具體的目標(biāo)并且文字形式落實在書面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運作：實地場景考察，設(shè)計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請誰？實際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時間，必須考慮節(jié)假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標(biāo)。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內(nèi)容。
2.會議選址：
（1）會議地點類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進(jìn)行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設(shè)計的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。
大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會議設(shè)施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會。
（2）會議的地點選擇
會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點的收費狀況
5.地點的安全因素
5.地點的服務(wù)設(shè)施是否全面
6.附近的景點，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個會議的成敗至關(guān)
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
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（4）預(yù)算制定
控制會議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個會議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費用。
會議實施
實施會議方案時，其工作內(nèi)容包括：參會人員的登記注冊，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場地，必要時解決糾紛等。
會議實施一般包括以下幾點步驟
1.編制會場手冊。
2.設(shè)置信息中心（提供實時服務(wù)）
3.建立指導(dǎo)委員會（負(fù)責(zé)現(xiàn)場的指導(dǎo)工作進(jìn)行）
三、總結(jié)和評估
會議的總結(jié)與評估（會議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對其進(jìn)行評估工作），一般分為3個部分
1.從籌備到會議結(jié)束的各項工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項目市場調(diào)查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）
5.召開表彰會，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴大影響力）。
1.會前準(zhǔn)備：確保會議所需的資料、用品、演講稿等物品齊全。
2.會議場所：布置會議室，確保橫幅、燈光、音響、茶水等設(shè)施完善。
3.會議住宿：確認(rèn)房間樓層、號碼，并詢問參會人員是否有特殊需求。
4.會議餐飲：確定用餐時間、標(biāo)準(zhǔn)，并特別關(guān)注特殊飲食要求的參會人員。
5.會議旅游：確認(rèn)旅游線路、用車安排、導(dǎo)游服務(wù)以及是否增加景點。
6.會議娛樂：確定娛樂形式、標(biāo)準(zhǔn)、地點，以滿足參會人員的休閑需求。
7.會議服務(wù)：提供合影、文秘服務(wù)，確保代表們得到滿意的服務(wù)。
8.會后工作：整理會議費用明細(xì)，與客戶核對并結(jié)賬；收集會議資料，制作通訊錄或花名冊。
會議接待禮儀：
-男性員工應(yīng)保持胡須整潔，頭發(fā)整齊不遮擋額頭、耳朵，后頸不觸領(lǐng)。
-女性員工應(yīng)化淡妝，保持文雅，符合年齡和身份。
-工作期間避免化濃妝，注意個人衛(wèi)生，避免口腔異味。
-著裝要求：員工統(tǒng)一穿著公司西服套裝，男性內(nèi)穿藍(lán)色襯衣，女性內(nèi)穿白色襯衣，衣著整潔無污漬，扣子齊全。
-領(lǐng)帶應(yīng)打好，配穿皮鞋，上衣口袋不裝物品，褲口袋少裝物品，避免挽袖口和褲腳。
舉止規(guī)范：
-接待時保持精神集中，展現(xiàn)積極的工作態(tài)度，避免疲勞、憂郁或不滿的表現(xiàn)。
-站立姿勢要端正，抬頭、挺胸、收腹，雙手自然下垂。
-行走時步伐堅定，步幅適中，節(jié)奏適宜。
會議前的準(zhǔn)備工作包括以下幾個方面：
一、確定會議議題和目標(biāo)
會議議題和目標(biāo)是會議籌備的起點。在會議開始前，需要明確會議的議題，確保會議討論的焦點。同時，設(shè)定明確的目標(biāo)，有助于會議達(dá)到預(yù)期的效果。會議議題和目標(biāo)確定后，可以圍繞這些核心內(nèi)容進(jìn)行后續(xù)的準(zhǔn)備工作。
二、制定會議日程和計劃
根據(jù)會議的議題和目標(biāo)，制定詳細(xì)的會議日程和計劃。這包括會議的時間、地點、參與者名單以及會議的議程安排等。確保每個議程項目都有明確的時間分配，并考慮到可能出現(xiàn)的意外情況，以維持會議的順利進(jìn)行。
三、準(zhǔn)備會議材料和設(shè)備
根據(jù)會議的需求，準(zhǔn)備相應(yīng)的會議材料，如會議背景資料、相關(guān)文件、演講稿等。同時，檢查會議所需的設(shè)備是否齊全，如投影儀、屏幕、音響設(shè)備、麥克風(fēng)等，確保會議進(jìn)行時設(shè)備能夠正常運行。
四、進(jìn)行場地布置和環(huán)境準(zhǔn)備
根據(jù)預(yù)計參與人數(shù)和會議需求，對會議場地進(jìn)行合理布置。確保座位安排、投影和音響設(shè)備的位置合適。同時，對會議環(huán)境進(jìn)行檢查，如室溫、照明、通風(fēng)等，為參會人員提供一個舒適的會議環(huán)境。
五、確認(rèn)參會人員名單并發(fā)送邀請函
確認(rèn)參會人員名單后，及時發(fā)送邀請函，確保參會人員能夠準(zhǔn)時參加會議。在邀請函中，可以提醒參會人員會議的議題、時間、地點以及需要準(zhǔn)備的資料，幫助參會人員更好地準(zhǔn)備和參與會議。
會議前的準(zhǔn)備工作對于會議的順利進(jìn)行至關(guān)重要。通過確定會議議題和目標(biāo)、制定會議日程和計劃、準(zhǔn)備會議材料和設(shè)備、進(jìn)行場地布置和環(huán)境準(zhǔn)備以及確認(rèn)參會人員名單并發(fā)送邀請函等步驟，可以為會議的順利進(jìn)行奠定堅實的基礎(chǔ)。
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