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一天下來,大大小小的會議可能讓你精疲力盡,今天的會議筆記我們換個(gè)“姿勢”來做:
第一,開會前要在筆記本上面寫上今天的日期
具體時(shí)間,比如上午10點(diǎn),然后參會人員都有誰?會議的主題是什么?以便日后檢索翻閱看看上一次會議什么時(shí)候舉行的?這個(gè)很有意思,像晨間日記一樣,看看過去的一天,你曾思考著什么問題?
第二,在開會的過程中記錄,把你想到點(diǎn)子,寫下來。千萬記得在別人講的時(shí)候,不要打斷。
你只有專心地傾聽,才能接受盡可能多的信息。在別人沒有表述前,你可能會理解錯(cuò)他人的意思。你先記好,重新結(jié)構(gòu)化地組織接收到的信息,例如用 5W2H來組織發(fā)現(xiàn)問題,然后等別人講完,等到你發(fā)言的時(shí)候再把你準(zhǔn)備好的想法說出來。
第三,開會結(jié)束之前,把結(jié)論梳理好,跟大家再三復(fù)述。這個(gè)復(fù)述確認(rèn)的部分就可以變成會后的待辦事項(xiàng),會后去執(zhí)行。有的人認(rèn)為做筆記等于工作認(rèn)真,每次開會的時(shí)候,無論誰的發(fā)言或者ppt上的文字,都寫到筆記本上,其實(shí)這樣記錄的信息對工作的推進(jìn)沒有任何實(shí)質(zhì)性的作用。
每次開會基本會有一個(gè)主題。那么你在開會前最好先想清楚。通過這個(gè)會議,你要解決哪些問題,達(dá)到什么目的?
比如你要參加一個(gè)方案可行性的會議分析討論。那你可以提前借用一個(gè)自上而下的框架自己先來分析,接著在會上傾聽大家發(fā)散思維討論出的要點(diǎn),用演繹和歸納連接歸類要點(diǎn),自下而上的形成框架,可與先前借用的框架對比,發(fā)現(xiàn)那些要點(diǎn)遺漏,那些應(yīng)該是重點(diǎn)要討論的,接下來方案要如何調(diào)整,這樣你就不會像搬運(yùn)工一樣,在會上什么都著急記。因?yàn)榍宄刂朗裁葱畔ⅲ梢越o你解決什么相關(guān)問題,千萬別讓戰(zhàn)術(shù)的勤奮掩蓋戰(zhàn)略上的懶惰。
會前2-5分鐘的小思考很重要,上會討論的時(shí)候,言之有物。不浪費(fèi)自己和他人的時(shí)間和注意力。
會中要做到一點(diǎn)就是一定要區(qū)分事實(shí)和看法。很多人對開會延長時(shí)間的行為很郁悶。
為什么原計(jì)劃40分鐘的會議老是拖到兩個(gè)小時(shí)才結(jié)束?
會議本來是用來陳述基于事實(shí)總結(jié)得出觀點(diǎn)的場所。但是會議總有不少人,沒有任何事實(shí)依據(jù),憑空發(fā)言。
太多的憑空發(fā)言,把整個(gè)思路打亂了。最后“事實(shí)”和“看法”傻傻分不清楚。比如有人說,“我總覺得你說的有問題”,或者有人說,“我總覺得方案有問題,需要再調(diào)整。”或者有人說,“每個(gè)人都(應(yīng)當(dāng))有自己的看法,不是嗎?”
這個(gè)時(shí)候,如果你僅僅是記錄下來,他對工作推進(jìn)基本上沒有意義。那怎么做呢?
在聽每個(gè)人發(fā)言的時(shí)候,我們要能夠區(qū)分出“事實(shí)”和“看法”。比如說后臺數(shù)據(jù),這就是親眼所見的。是事實(shí)。
像比如說“我建議”,“我覺得”基本可以歸為意見。如果只是單純的提出意見,可以在后面補(bǔ)充問一句。“方便,說一下,你這個(gè)意見的理由嗎?”或者“請問你是基于什么事實(shí)提出來的?”
很多人在解釋原因的時(shí)候,可能就會發(fā)覺自己的看法。毫無事實(shí)依據(jù),只是個(gè)人喜好而已。
那么接著這個(gè)時(shí)候我們可以努力將很虛的方向性意見,拆分成可執(zhí)行的落地性意見。比如某個(gè)同事說的這個(gè)方案有問題,你可以在后續(xù)的對話中逐步縮小對話范圍,比如接著問:“你說的問題。具體是指活動內(nèi)容活動主題還是方向錯(cuò)了?”
如果對方說是活動內(nèi)容,那你就不用管其他的了。集中在活動內(nèi)容這部分繼續(xù)往下問。慢慢你會發(fā)現(xiàn),會議結(jié)束,你就知道該怎么行動了。
記工作筆記絕對不是一件機(jī)械的、盲目的重復(fù)勞動。而是一個(gè)思考的過程。特別在會議和工作中。記筆記的目的是幫助你判斷,最終得出結(jié)論。
會議結(jié)束的時(shí)候,請?jiān)僖淮螐?fù)述內(nèi)容,確認(rèn)結(jié)論。因?yàn)橛泻芏嗳耍貏e是負(fù)責(zé)人經(jīng)常會忘記開會中說過的話。所以,在會議結(jié)束前,要習(xí)慣快速的回顧本次會議筆記,查看需要確認(rèn)的事項(xiàng)是否都有了明確的答案。注意是明確的,可執(zhí)行的答案,如下面這樣說:
我想耽誤各位一分鐘,剛剛我們討論的結(jié)果,大伙都在確認(rèn)一下:
第一點(diǎn)是什么?
第二點(diǎn)是什么?
第三點(diǎn)是什么?如果沒問題,我們就招這樣執(zhí)行了。
大家會看到,“講三點(diǎn)”這不僅是幫助自己再次理清思路。更重要的是向大家再次強(qiáng)調(diào),以確認(rèn)的事項(xiàng)。
會議中還有一個(gè)需要注意的是,隨時(shí)記錄靈感!
你想到了什么你聽到了什么,也可以馬上把它寫下來。
我們的靈感,有時(shí)會放在一些很微妙的場合,比如說洗澡的時(shí)候。比如說上衛(wèi)生間的時(shí)候,因?yàn)檫@個(gè)時(shí)候是人特別放松的時(shí)候,很容易出靈感。這個(gè)時(shí)候,如果靈感來了,怎么辦呢?立即記下來
你可以在你的衛(wèi)生間放一些便利貼,手機(jī)App EverMemo,自動保存在印象筆記
因?yàn)殪`感很容易就忘了,就再也找不到了,仿佛掉進(jìn)了大海。
隨時(shí)記錄工作中的靈感,不要窮忙瞎忙,記錄,整理,行動!
內(nèi)容參考筆記俠柯洲《柯洲教你做筆記》中會議筆記。
支部大會會議記錄講究程序的,首先,要把“三會一課”記錄本中上頭表格部分填寫完整。
1、會別:支部大會
2、時(shí)間:×年×月×日
3、議題:接收×××為中共預(yù)備黨員(舉例)
4、主持人:×××(黨支部書記或副書記姓名)
5、出席人:×××、×××、×××(參加會議黨員姓名要一一列出)
6、列席人:×××、×××(例如:接收預(yù)備黨員時(shí),新黨員就是列席人員)
7、缺席人:×××
8、其他需要填寫的內(nèi)容
內(nèi)容記錄:
舉例接收新黨員會議程序
1、宣布會議主題:
×××(主持人):今天,我們召開支部黨員大會,接收×××為中共預(yù)備黨員。
2、培養(yǎng)人介紹:×××表現(xiàn)情況,同意他入黨。
3、宣讀入黨志愿書。
4、黨員評議:
(每名黨員都要發(fā)言,不管多少,詳細(xì)記錄每名黨員的發(fā)言)
5、票決:
6、決議:×××(主持人)。
會議到此結(jié)束。
(如果對你有幫助被采納的話,可要給我加分哦,我這可是中午沒吃飯給你回答的)
一、會議記錄格式
一般會議記錄的格式包括兩部分:一部分是會議的組織情況,要求寫明會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。另一部分是會議的內(nèi)容,要求寫明發(fā)言、決議、問題。這是會議記錄的核心部分。
對于發(fā)言的內(nèi)容,一是詳細(xì)具體地記錄,盡量記錄原話,主要用于比較重要的會議和重要的發(fā)言。二是摘要性記錄,只記錄會議要點(diǎn)和中心內(nèi)容,多用于一般性會議。
會議結(jié)束,記錄完畢,要另起一行寫"散會"二字,如中途休會,要寫明"休會"字樣。
例文一:
會議名稱會議時(shí)間
會議地點(diǎn)記錄人
出席與列席會議人員
缺席人員
會議主持人審閱簽字
主要議題
發(fā)言記錄:
例文二:
××公司辦公會議記錄
時(shí)間:一九××年×月×日×?xí)r
地點(diǎn):公司辦公樓五樓大會議室
出席人:×××××××××××××××……
缺席人:×××××××××……
主持人:公司總經(jīng)理
記錄人:辦公室主任劉××
主持人發(fā)言:(略)
與會者發(fā)言:×××………………………………………………………………
×××………………………………………………………………
散會
主持人:×××(簽名)
記錄人:×××(簽名)
(本會議記錄共×頁)
二、會議記錄的基本要求
(一)、準(zhǔn)確寫明會議名稱(要寫全稱),開會時(shí)間、地點(diǎn),會議性質(zhì)。
(二)、詳細(xì)記下會議主持人、出席會議應(yīng)到和實(shí)到人數(shù),缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù),記錄者姓名。如果是群眾性大會,只要記參加的對象和總?cè)藬?shù),以及出席會議的較重要的領(lǐng)導(dǎo)成員即可。如果某些重要的會議,出席對象來自不同單位,應(yīng)設(shè)置簽名簿,請出席者簽署姓名、單位、職務(wù)等。
(三)、忠實(shí)記錄會議上的發(fā)言和有關(guān)動態(tài)。會議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點(diǎn)。其他會議動態(tài),如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲,臨時(shí)中斷以及別的重要的會場情況等,也應(yīng)予以記錄。
記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種。多數(shù)會議只要記錄發(fā)言要點(diǎn),即把發(fā)言者講了哪幾個(gè)問題,每一個(gè)問題的基本觀點(diǎn)與主要事實(shí)、結(jié)論,對別人發(fā)言的態(tài)度等,作摘要式的記錄,不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發(fā)言,需要記下全部內(nèi)容。有錄音機(jī)的,可先錄音,會后再整理出全文;沒有錄音條件,應(yīng)由速記人員擔(dān)任記錄;沒有速記人員,可以多配幾個(gè)記得快的人擔(dān)任記錄,以便會后互相校對補(bǔ)充。
(四)、記錄會議的結(jié)果,如會議的決定、決議或表決等情況。
會議記錄要求忠于事實(shí),不能夾雜記錄者的任何個(gè)人情感,更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。會議記錄一般不宜公開發(fā)表,如需發(fā)表,應(yīng)征得發(fā)言者的審閱同意。
三、會議記錄的重點(diǎn)
會議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有:
(1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動;
(2)會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解;
(3)權(quán)威人士或代表人物的言論;
(4)會議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論;
(5)會議已議決的或議而未決的事項(xiàng);
(6)對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。
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