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會議紀(jì)要是會議秘書機(jī)構(gòu)根據(jù)會議記錄和其他相關(guān)文件加工整理而成的，用來記載和傳達(dá)會議情況與議定事項(xiàng)，反映會議基本精神，統(tǒng)一協(xié)調(diào)各方面步調(diào)，要求與會單位共同遵守與執(zhí)行的法定性行政公文，是2000年8月24日國務(wù)院在《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定的十三種重要公文之一。任何議決性的會議內(nèi)容都可以通過會議紀(jì)要來通報(bào)宣傳和貫徹執(zhí)行，尚待決議的或者意見相左的，也可以寫入紀(jì)要。因此，會議紀(jì)要具有極為廣泛的實(shí)用價(jià)值。會議綜述和會議紀(jì)要一樣，也是一種實(shí)用性非常強(qiáng)的會議文件。它是在專題性會議召開的基礎(chǔ)上，通過收集、整理、研究會議有關(guān)材料，運(yùn)用客觀敘述和綜合評價(jià)的手段，對會議主題、會議成果以及會議中提出的問題進(jìn)行認(rèn)真分析和深入研究的文章體裁。綜述的種類很多，本文所論及的會議綜述從文體種屬關(guān)系來說，它屬于科學(xué)文獻(xiàn)的一種。這是因?yàn)闀h綜述偏重于學(xué)術(shù)性和理論性，盡管它也是由會議所衍生，但它具有獨(dú)特的寫作內(nèi)容和寫作目的。實(shí)際上，雖然會議綜述和會議紀(jì)要同樣是會議文獻(xiàn)，但無論是文體屬性還是寫作方法，它們之間都有著非常明顯的區(qū)別。一、文體性質(zhì)不同會議紀(jì)要屬于國家機(jī)關(guān)行政公文，和其他行政公文一樣，它也是用來“傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。”（《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》）由此可見，會議紀(jì)要的寫作內(nèi)容是會議研究和議決的結(jié)果，從根本上說具有比較強(qiáng)的政治性和政策性。不管是國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體還是企事業(yè)單位，會議紀(jì)要對它們的相關(guān)工作都具有比較強(qiáng)的指導(dǎo)、約束和強(qiáng)制執(zhí)行的作用。如《沿長江五市對外開放研討會紀(jì)要》（2004年9月20日）、《國務(wù)院經(jīng)濟(jì)特區(qū)工作會議紀(jì)要》（2005年2月20日）等，它們所反映和體現(xiàn)出來的會議內(nèi)容，是與會人員經(jīng)過研究討論所形成的議決性意見，行政約束力強(qiáng)，具有明確的政策性和指導(dǎo)性。除此之外，對有關(guān)學(xué)術(shù)性會議和理論研討會也可以寫作會議紀(jì)要，不過它們側(cè)重于表現(xiàn)各種學(xué)術(shù)觀點(diǎn)和理論成果，不具備法定的行政權(quán)威和約束力。如《中國語文現(xiàn)代化學(xué)會第七次學(xué)術(shù)會議紀(jì)要》（2006年10月30日），《湖南省中青年文藝評論家學(xué)術(shù)研討會紀(jì)要》（2006年12月17日）等。會議綜述盡管與會議也有著密切關(guān)系，也是由各種不同類型、不同層次的會議衍生出來的，但它是一種具有較強(qiáng)的理論性和學(xué)術(shù)性的文章形式。從成文過程和反映的對象來說，一方面它具備會議公文的形式和特點(diǎn)；另一方面，文章所表現(xiàn)的內(nèi)容在本質(zhì)上更加偏重于理論探討與學(xué)術(shù)研究，在寫作方法上也是按照“提出學(xué)術(shù)觀點(diǎn)”和“進(jìn)行深入論述”的方法來進(jìn)行。因此，會議綜述可以說是一種具有應(yīng)用文體與學(xué)術(shù)文體雙重特性的文章形式。它除了準(zhǔn)確反映會議的基本內(nèi)容外，更強(qiáng)調(diào)在敘說的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合，在宣傳介紹的基礎(chǔ)上進(jìn)行研究探討。相比較而言，會議紀(jì)要適合于各種不同的會議，所反映的內(nèi)容主要是會議議決的結(jié)果；而會議綜述則主要是針對學(xué)術(shù)研究和理論探討的專題會議來寫作的，雖然注重已經(jīng)達(dá)成的共識，但它同樣也可以羅列不同的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)和理論觀點(diǎn)，在內(nèi)容的表現(xiàn)上體現(xiàn)出比較強(qiáng)的“求同存異”的特點(diǎn)。二、寫作目的不同會議紀(jì)要是對會議內(nèi)容經(jīng)過收集整理、綜合分析后寫作而成的比較完整的文件，是會議精神的集中反映，具有鮮明的政策性和高度的概括性。首先，會議紀(jì)要通過對主要內(nèi)容和主要觀點(diǎn)的準(zhǔn)確反映，特別是對議決內(nèi)容的高度概括，為有關(guān)政策的制定和貫徹執(zhí)行提供準(zhǔn)確的依據(jù)。從這一點(diǎn)上說，會議紀(jì)要作為一種正式的會議文件，對政策的制定和工作的落實(shí)實(shí)施，能夠發(fā)揮重要的指導(dǎo)和約束的作用。其次，會議紀(jì)要最基本的寫作目的在于總結(jié)會議精神，傳達(dá)和通報(bào)會議內(nèi)容，推動相關(guān)工作順利開展。從其發(fā)揮的作用來看，“它可以作為上行文向上級機(jī)關(guān)報(bào)告會議情況，供領(lǐng)導(dǎo)掌握情況或批轉(zhuǎn)有關(guān)單位貫徹執(zhí)行；可以把會議研討或商定的各種意見，歸納成文后直接下發(fā)，或呈報(bào)上級批轉(zhuǎn)下發(fā)，或由主持會議機(jī)關(guān)加批語下發(fā)，一般無須再使用‘通知’進(jìn)行頒布。”[1]最后，會議紀(jì)要的寫作，是有關(guān)單位留存會議資料、完善檔案管理的重要方式。相比較而言，會議紀(jì)要比會議記錄、會議簡報(bào)等其他文件更具有公文的完整性和內(nèi)容的系統(tǒng)性，更體現(xiàn)檔案文獻(xiàn)的特點(diǎn)。而會議綜述因?yàn)樗氐睦碚撔耘c學(xué)術(shù)性，這就使得它與會議紀(jì)要有著明顯不同的寫作目的。會議綜述是對學(xué)術(shù)專題會議或理論專題會議的綜合敘述，因此，會議綜述的寫作主要是用來進(jìn)行學(xué)術(shù)成果和理論成果的交流與傳播，引導(dǎo)人們對某一學(xué)術(shù)問題或某一理論問題進(jìn)行更進(jìn)一步的研究與探討，以期把學(xué)術(shù)研究與理論研討引向深入。會議綜述中反映的內(nèi)容，既可以象會議紀(jì)要一樣是形成了議決的內(nèi)容，也可以充分體現(xiàn)學(xué)術(shù)研究和理論探討“百花齊放、百家爭鳴”的特點(diǎn)。既重視已經(jīng)形成了共識的觀點(diǎn)和理論，同時(shí)也客觀公允、實(shí)事求是的介紹各種不同的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)和具有典型性的見解。從寫作的主體來說，會議紀(jì)要一般是由會議的秘書組織來完成的，而會議綜述則可以由參與會議的某一個人來獨(dú)立寫作。寫作者獨(dú)特的認(rèn)識視角和與眾不同的認(rèn)知方式，使得會議綜述在寫作效果上往往帶有更多的主觀性和個性化的色彩。三、寫作內(nèi)容不同會議紀(jì)要是在會議記錄或會議簡報(bào)的基礎(chǔ)上直接寫作而成，因此，會議紀(jì)要的寫作內(nèi)容就與會議記錄和會議簡報(bào)有著直接的承接關(guān)系。會議紀(jì)要首先要明確的是會議的基本信息。如會議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、會議主題、會議參加人員情況、會議的有關(guān)報(bào)告、出席會議的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、會議討論的形式和特點(diǎn)等等。這些都是與會議有關(guān)的客觀具體的材料，在敘說和交代時(shí)要實(shí)事求是、準(zhǔn)確完整，不能夸大或縮小。在主體內(nèi)容的寫作中值得強(qiáng)調(diào)的是，會議紀(jì)要的寫作肯定會在一定程度上體現(xiàn)會議舉行者的意志，如對會議內(nèi)容敘述時(shí)主次輕重的安排、對某些問題強(qiáng)調(diào)的程度、對議決性內(nèi)容的介紹方式、對敘說角度的選擇、在敘述的過程中對有些觀點(diǎn)和提法的引用等等。為了使會議紀(jì)要寫作的內(nèi)容更加全面、準(zhǔn)確、具體、客觀，會議的秘書工作人員在會前、會中和會后都必須自始至終地密切關(guān)注會議的召開情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和收集有關(guān)會議的材料，做到心中有數(shù)，不遺漏、不走樣。會議綜述的寫作內(nèi)容除了象會議紀(jì)要一樣，對基本信息做簡明扼要的介紹和交代外，更應(yīng)該突出主體部分的寫作。會議綜述主體部分的內(nèi)容主要有三個方面：其一，對會議經(jīng)過討論與研究，已經(jīng)達(dá)成了一致、形成了共識的東西，作為會議已經(jīng)取得的成果，要在顯著的位置進(jìn)行全面、深入的介紹；其二，對于會議中圍繞著會議主題所展開的討論，可以通過觀點(diǎn)概括或發(fā)言摘錄的方式進(jìn)行準(zhǔn)確完整的介紹。這一部分的內(nèi)容往往同樣是會議綜述的讀者非常感興趣的內(nèi)容。因?yàn)閺哪撤N程度上說，它體現(xiàn)了當(dāng)今社會對這一問題的研究中所出現(xiàn)的具有典型性和代表性的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)。其三，對相關(guān)專題的學(xué)術(shù)研究前景的展望。四、寫作方法不同會議紀(jì)要根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和議題的不同，寫作的方法主要有三種：第一，集中概述法。把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認(rèn)識、議定的有關(guān)事項(xiàng)（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進(jìn)行闡述和說明。這種寫法多用于小型會議，討論的問題比較集中，意見比較統(tǒng)一，篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。第二，分項(xiàng)敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項(xiàng)敘述的辦法，即把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題，分項(xiàng)來寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對全面，問題也分析得比較具體，常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述。第三，發(fā)言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點(diǎn)和精神實(shí)質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實(shí)地反映與會人員的意見。特別是某些根據(jù)上級機(jī)關(guān)布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀(jì)要，這種寫法尤其實(shí)用。會議紀(jì)要在寫作時(shí)，文章的結(jié)構(gòu)方法，表述的語言形式等，無不具有公文寫作的程式化和規(guī)范化的特點(diǎn)。會議綜述的寫作方法相對來說就較為靈活。在進(jìn)行寫作的時(shí)候，寫作者理清思路、把握脈絡(luò)是至關(guān)重要的問題。這是因?yàn)椋瑢懽髡叩乃悸肥欠袂逦苯記Q定和影響了會議綜述寫作方法的選擇。比如對會議中各種不同觀點(diǎn)的介紹和羅列，就可以采用不同的敘述方法。一，綜合法。對會議中的不同流派和不同觀點(diǎn)，就可以選擇最具有代表性的內(nèi)容進(jìn)行概括和交代。在這種寫作方法中，觀點(diǎn)的列舉是最為重要的，至于觀點(diǎn)的持有者是誰，則無關(guān)緊要；二，列舉法。列舉具有較強(qiáng)的權(quán)威性、代表性的觀點(diǎn)，通過發(fā)言記錄的方式來進(jìn)行介紹。不管是大會的發(fā)言還是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的講話，應(yīng)該本著學(xué)術(shù)研討面前人人平等的原則，有選擇性地進(jìn)行介紹和交代。
會議通知：主要突出會議的主題、目的、召開時(shí)間與地點(diǎn)、參會人員；
記錄：完整了記錄本次會議的全部內(nèi)容：
簡報(bào)：報(bào)道本次會議舉辦的情況；
紀(jì)要：就是將會議的主要內(nèi)容議題等記錄下來以便查閱；
新聞通訊稿：對象是公眾，發(fā)布的內(nèi)容的本次會議的一些基本情況及要點(diǎn)，
會議記錄、會議紀(jì)要和會議簡報(bào)的區(qū)別與聯(lián)系
區(qū)別：
一、會議記錄
會議記錄是對會議過程和內(nèi)容最原始、最完整的記錄，包括會議的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、議程、發(fā)言內(nèi)容和會議決議等。它主要側(cè)重于對會議流程和內(nèi)容的客觀記錄，要求詳盡、真實(shí)。
二、會議紀(jì)要
會議紀(jì)要是對會議主要內(nèi)容和決議的概括和總結(jié)，它側(cè)重于反映會議的結(jié)論和決定。會議紀(jì)要通常包括議題、討論要點(diǎn)、結(jié)論和行動計(jì)劃等，是對會議記錄的提煉和簡化。
三、會議簡報(bào)
會議簡報(bào)是對會議重要信息進(jìn)行快速傳遞和反饋的一種形式。它主要關(guān)注會議的亮點(diǎn)、重要觀點(diǎn)和決策結(jié)果，以簡潔明了的方式傳達(dá)給相關(guān)人員。會議簡報(bào)的內(nèi)容更加精煉，注重信息的及時(shí)性和針對性。
聯(lián)系：
三者都是關(guān)于會議的重要工具和載體，它們之間存在密切的聯(lián)系。會議記錄為會議紀(jì)要和會議簡報(bào)提供了基礎(chǔ)資料；會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)行的提煉和總結(jié)；而會議簡報(bào)則是基于會議紀(jì)要和記錄的精華內(nèi)容進(jìn)行的進(jìn)一步加工和傳遞。它們共同構(gòu)成了對會議的完整記錄和傳達(dá)。
總的來說，會議記錄、會議紀(jì)要和會議簡報(bào)在內(nèi)容、形式和用途上各有側(cè)重，但它們都是對會議信息的記錄和傳遞工具，共同服務(wù)于會議的溝通和決策過程。在實(shí)際應(yīng)用中，可以根據(jù)需要選擇使用合適的工具來記錄和傳達(dá)會議信息。
【溫馨提示】關(guān)于會議簡報(bào)同屬會議文件，會議簡報(bào)同屬會議文件不一致的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設(shè)備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。