本文目錄

1. 論述會議文件發(fā)放的步驟
2. 工作會議通知
3. 會議報到和會議簽到的區(qū)別

會議的籌備工作表面上看顯得紛繁復(fù)雜，但實際上還是有章可循的。筆者結(jié)合多年的實踐，談些粗淺的做法和體會，與同行們進行交流。關(guān)于會議的籌備，具體講要做好以下十項工作。

一確定會議名稱

會議名稱也就是會議的題目，如“全國衛(wèi)生工作會議”“全國新型農(nóng)村合作醫(yī)療試點工作會議”等。規(guī)范的會議名稱一般由三部分組成：一是會議范圍，二是會議內(nèi)容，三是會議性質(zhì)。其中會議性質(zhì)包括“現(xiàn)場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。

二初定會議步驟

會議步驟包括會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的先后順序，是會議程序的基礎(chǔ)。程序是對會議各項活動，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議發(fā)言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進行的保證，一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準，切不可隨意變動。

三草擬會議通知

會議通知一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內(nèi)容、會期、會議地點和食宿地點、與會人員、報到的日期和地點、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。

四會議經(jīng)費預(yù)算

會議經(jīng)費預(yù)算開支的項目一般包括與會人員的食宿費、會場的租用費、會標的制作費、會務(wù)組和工作人員的房費、膠卷購買和沖洗費用等。如果需要邀請專家學(xué)者講課、作報告，還要將專家的講課費、交通費和食宿費等預(yù)算在內(nèi)。

五辦理會議報批

重要的會議必須報請領(lǐng)導(dǎo)審批。會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點、參加會議的人數(shù)和人員級別、會議的經(jīng)費預(yù)算和準備情況等。

六下發(fā)會議通知

會議通知務(wù)必經(jīng)過處室領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。下發(fā)會議通知要專人負責(zé)，避免遺漏、錯發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會議通知應(yīng)注意兩點：一是會議通知下發(fā)要及時。下發(fā)過早，參會人員容易遺忘；下發(fā)太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發(fā)出后要抓反饋。涉及多個部門、內(nèi)容重要的會議要隨會議通知附會議回執(zhí)，內(nèi)容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務(wù)（職稱）、聯(lián)系電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯(lián)系，以確保與會人員能夠按時參會。

七準備會議材料

會議材料主要有三種：一是會議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件；二是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話材料、書面交流材料和會議發(fā)言材料；三是會議主持詞。在這里筆者重點談?wù)勅绾螠蕚鋾h主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現(xiàn)會議的程序。主持詞的起草要注意三點：一是要力求文字口語化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話要點，順理成章地引出下一個發(fā)言人。語言要力求簡潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。三是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會議的主題。

八選擇布置會場

開會要借助于一定的場所。會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。

會場的大小要根據(jù)參會人數(shù)的多少來定，還要根據(jù)會議的需要考慮會場的設(shè)備，如會場的照明、空調(diào)、音響、錄音、多媒體等設(shè)備。會場的布置是辦會工作的一項重要內(nèi)容，主要有：一是會標的布置。會標應(yīng)與會議的名稱一致，字數(shù)要少而精，如“全國衛(wèi)生工作會議”。二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數(shù)多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴肅、正規(guī)；其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數(shù)較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關(guān)系顯得平等。四是座位的安排。安排座位一般根據(jù)會議的性質(zhì)，如果是座談會，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位；如果是向檢查組、檢查團匯報情況的匯報會，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據(jù)會議的氣氛和會場的本身條件安排座位。

九明確人員分工

會議的會務(wù)人員可分三個小組，一是秘書組，負責(zé)會議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料的起草、整理會議記錄、編發(fā)會議簡報和會議材料的歸檔等工作；二是材料組，負責(zé)會議材料袋的購買、材料的裝袋和分發(fā)，以及會議的簽到等工作；三是接待組，負責(zé)與會人員的食宿安排、會場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等，此外還要做好會議經(jīng)費的預(yù)決算工作。

十會前全面檢查

會前的全面檢查是進一步落實會議準備工作的重要環(huán)節(jié)。會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭匯報；二是到現(xiàn)場實地檢查，包括會議材料的準備情況和會場的布置工作；三是針對可能出現(xiàn)遺漏的問題，進一步采取補救措施。會前檢查一般要邀請有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場給予指導(dǎo)。

在當(dāng)今社會生活中，需要使用通知的情況越來越多，通知的種類比較多，根據(jù)其不同的作用可主分為轉(zhuǎn)文性通知、指示性通知、事務(wù)性通知、任免通知等。那么你有了解過通知嗎？下面是我為大家收集的工作會議通知8篇，僅供參考，大家一起來看看吧。

各分公司各廠：

為貫徹市政府安全工作會議精神，研究落實我公司安全生產(chǎn)事宜，總公司決定召開1999年度安全生產(chǎn)工作會議，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

1、參加會議人員：各車隊隊長，修理廠廠長。

2、會議時間：5月3日，會期1天。

3、報到時間：5月2日至5月3日上午8時前。

4、報到地點：第二招待所301號房間，聯(lián)系人：趙愛國。

5、各單位報送的經(jīng)驗材料，請打印30份，于4月20日前報公司技安科。

特此通知XX總公司

XXXX年4月15日

2.會議地點：興業(yè)銀行四樓會議室

3.參會人員：本部各部室全體員工(值班人員除外)，車用燃氣公司、高壓管網(wǎng)分公司、縣市公司中層以上干部，控股優(yōu)秀員工和受表彰員工。

4.會議要求：與會人員須著正裝、佩胸卡。

請各單位在1月x日下班前將本單位參加的具體人數(shù)及名單報至行政人事部鄧家娣處。

二、團年晚宴

各系（部)、相關(guān)職能部門:

根據(jù)學(xué)校教學(xué)工作安排，定于20xx年1月18日召開20xx年教學(xué)工作會議。現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下:

一、會議主題

以學(xué)分制改革為切入點，積極推進教育教學(xué)綜合改革

二、會議時間、地點

1、會議時間:1月18日，會議日程安排見附件。

2、會議地點:國際報告廳（唯美樓5306）

三、參會人員

院領(lǐng)導(dǎo)；各系（部）全體人員；教務(wù)處、學(xué)團工作處科以上人員；其他職能部門主要負責(zé)同志。

四、會議要求

1、所有參會人員必須按時到會，不得無故缺席或中途離開，如有特殊情況不能參加必須提前請假，處級（含助理）以上領(lǐng)導(dǎo)報分管院領(lǐng)導(dǎo)批準，其他人員報組織人事處批準。

2、服從會議安排，按時到達指定的會議或活動地點。應(yīng)遵守會場紀律，將通訊工具關(guān)閉或調(diào)到震動狀態(tài)，不遲到、早退，文明參會。

3、《山東財經(jīng)大學(xué)東方學(xué)院學(xué)分制改革實施方案（草案）》會前下發(fā)，請各系部就《方案》開展深入思考和討論，根據(jù)本單位各專業(yè)十年來的建設(shè)與發(fā)展情況和存在的問題提出學(xué)分制改革的大體思路，并匯集本單位對《方案》的修改意見與建議，并在會議上根據(jù)大會主題進行交流發(fā)言（時間控制在10分鐘以內(nèi)）。

教務(wù)處

二○XX年一月十一日

各市(縣)區(qū)機關(guān)事務(wù)管理局(服務(wù)中心)，局各處(室)、基層單位：

為認真做好上半年工作總結(jié)，部署下半年重點工作任務(wù)，定于20xx年7月17日(周一)，召開全市機關(guān)事務(wù)管理系統(tǒng)半年度工作會議，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、會議時間、地點

會議時間：20xx年7月17日(周一)，上午9：00—下午16：30;會議地點：市民中心3號樓五樓xx廳。

二、參會對象

市機關(guān)管理局中層以上干部及基層單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員。各市(縣)區(qū)機關(guān)事務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)班子成員、辦公室主任、資產(chǎn)管理、公共機構(gòu)節(jié)能管理、公車管理科室負責(zé)人。

三、會議內(nèi)容

1.現(xiàn)場參觀公務(wù)用車平臺及資產(chǎn)管理信息化工作;

2.交流辦公用房、公務(wù)用車、公共機構(gòu)節(jié)能管理三張網(wǎng)建設(shè)情況;

3.傳達學(xué)習(xí)全省機關(guān)事務(wù)管理工作座談會精神;

4.各市(縣)區(qū)交流上半年重點工作情況和下半年主要目標任務(wù);

5.對落實下半年重點工作任務(wù)提出要求。

四、相關(guān)要求

1.請?zhí)崆皽蕚浜脮娼涣鞑牧希繂挝话l(fā)言時間不超過15分鐘。

2.請參會人員按時到會，并于7月14日(周五)下午16：00前將參會人員名單及總結(jié)材料報市局辦公室。郵箱：xxxxxxxx@163.com。

聯(lián)系人：電話：;傳真：

手機：

我省20xx年普通高中學(xué)業(yè)水平測試必修科目考試報名時間為11月5日至7日，確認時間為11月5日至7日,逾期不予補報。

一、考生報名的具體要求

1.各地要遵循高考與學(xué)業(yè)水平測試同一屬地報名考試的原則。考籍號要按照“一人一號，一號到底，多次使用，動態(tài)管理”的原則編排和使用，考生在報名考試有效期內(nèi)只能用同一個考籍號。

2.普通高中高二年級在校生，在就讀學(xué)校集中讀取第二代居民身份證并取得考籍號，由中學(xué)組織集體網(wǎng)上報名,報名時須出具戶口簿、身份證等證件。

3.往屆生、社會考生及我省戶籍在外省就讀的考生，須在規(guī)定的時間內(nèi)到戶籍所在市、縣(市、區(qū))招生辦指定地點辦理報名手續(xù)，報名時除須出具戶口簿、身份證外，還要交驗學(xué)歷證書或同等學(xué)力證明等。

二、報名流程

1.資格審查。報名期間，各報名點和各普通高中學(xué)校應(yīng)根據(jù)報考條件和有關(guān)要求，對考生的報考資格進行初審，市、縣(市、區(qū))教育行政部門須按照報考條件對考生的報考資格認真審核，市、縣(市、區(qū))招生辦對每一位考生的報考資格進行最后確認。

2.填寫報名信息采集表。具備報名資格的'考生在認真查閱我省學(xué)業(yè)水平測試的有關(guān)政策、認真閱讀《江蘇省20xx年普通高中學(xué)業(yè)水平測試考生報名信息采集表(草表)》填寫說明的基礎(chǔ)上，結(jié)合本人的實際情況，認真填寫《江蘇省20xx年普通高中學(xué)業(yè)水平測試考生報名信息采集表(草表)》，并確認無誤。

3.網(wǎng)上填報。考生須在規(guī)定的時間內(nèi)憑考籍號、身份證號、初始密碼登錄網(wǎng)上報名系統(tǒng)，首次登錄系統(tǒng)后必須重新設(shè)置自己的密碼。登錄后，考生將《江蘇省20xx年普通高中學(xué)業(yè)水平測試考生報名信息采集表(草表)》上的內(nèi)容依次錄入到相應(yīng)欄內(nèi)，并請立即網(wǎng)上提交，逾期不予補報。考生網(wǎng)上提交報名信息時，網(wǎng)上報名系統(tǒng)將對考生報名信息進行數(shù)據(jù)邏輯校驗，如果出現(xiàn)警告或提示信息，說明考生填報的有關(guān)欄目信息有誤，考生必須按警告或提示的內(nèi)容仔細檢查所填報的欄目并進行修改，直至正確為止。

4.信息修改及截止時間。考生報名信息網(wǎng)上提交成功后，在網(wǎng)上報名截止時間前，考生憑密碼可重新上網(wǎng)修改自己所填報的報名信息。網(wǎng)上報名截止時間為11月7日。

5.網(wǎng)上支付。我省今年繼續(xù)實行網(wǎng)上支付考試費。考生報名信息網(wǎng)上提交成功后，系統(tǒng)將根據(jù)考生實際所報考科目自動生成應(yīng)繳納考試費金額，考生通過網(wǎng)報系統(tǒng)進入銀行系統(tǒng)，按照核定金額支付考試費。網(wǎng)上支付成功后，考生方可可到規(guī)定的報名點簽字確認報考信息。

6.信息確認及截止時間。網(wǎng)上支付成功的考生，由各報名點統(tǒng)一打印考生報名信息確認表，考生須在規(guī)定的時間內(nèi)到市、縣(市、區(qū))招生辦指定的報名點仔細核對本人的報名信息，核對無誤后，由考生本人在報名信息確認表上親筆簽字確認(考生的父母、老師、同學(xué)等均不得代為簽字確認)。報名信息確認截止時間為11月7日。

特別提醒：

1.考生網(wǎng)上報名并立即提交后，系統(tǒng)才會保留考生的報名信息;

2.考生只有網(wǎng)上足額成功支付考試費后，考生的報考信息才能確認入庫，否則報考信息無效;

3.考生報名信息須經(jīng)考生本人簽字確認后方為有效，未經(jīng)考生本人確認的報名信息一律無效;

4.考生報名信息一經(jīng)確認，任何人不得擅自更改;

5.已經(jīng)確認的報名信息存入考生電子檔案，簽字確認后的報名信息確認表由報名點留存，保存期一年。

市聯(lián)社各科室、三區(qū)辦事處、市直屬公司，直管各基層社：

根據(jù)市聯(lián)社黨組研究，定于3月10日召開20xx年工作部署會議。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、會議時間和地點

20xx年3月10日（星期二）上午9:30開始，會期一天，上午在市房產(chǎn)局十四樓會議室集中開會，下午各區(qū)（組）分組討論，討論時間、地點自定。

二、會議內(nèi)容

學(xué)習(xí)20xx年企業(yè)績效責(zé)任狀，部署20xx年工作。

三、參加會議人員

1、市聯(lián)社機關(guān)全體干部職工；

2、市直屬公司、市直管基層社全體行政人員。

四、其他事項

1、請參會人員提前20分鐘報到入場。

2、未盡事宜請聯(lián)系市聯(lián)社辦公室。

20xx年3月6日

各市縣開放大學(xué)、城職院各辦學(xué)點及各學(xué)院：

為進一步推動教學(xué)改革，提升教學(xué)管理水平，提高教學(xué)支持服務(wù)質(zhì)量，經(jīng)研究，決定召開江蘇開放大學(xué)（江蘇城市職業(yè)學(xué)院）辦學(xué)系統(tǒng)教學(xué)工作會議，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、會議主題

1．線上、線下混合式教學(xué)組織與實施。

2．兩類教育學(xué)習(xí)支持服務(wù)模式改革研討。

3．優(yōu)秀教師、優(yōu)秀教務(wù)管理人員和優(yōu)秀學(xué)務(wù)導(dǎo)師的評比方案研討。

4．實踐教學(xué)畢業(yè)設(shè)計研討。

二、參會人員

1.承擔(dān)高職教育教學(xué)（三年制、五年制）的辦學(xué)點教務(wù)處處長1人；

2.承擔(dān)開放教育教學(xué)（本科、專科）的市縣開放大學(xué)的開放教育學(xué)院院長1人；

3.校本部各學(xué)院院領(lǐng)導(dǎo)1人。

三、報到時間與地點

1.報到時間：7月10日上午9點至12點報到；

2.報到地點：鎮(zhèn)江兆和皇冠假日酒店；

3.費用：食宿費用自理。

四、會議時間與地點

1.會議時間：7月10日、11日；

2.會議地點：XXXXX假日酒店。

五、酒店交通線路：

1.在鎮(zhèn)江汽車站/火車站（寧滬高鐵）出站，先步行至火車站(北)站，乘123路至春江潮廣場站下（26分鐘）；或步行至萬達廣場站，乘133路至春江潮廣場站下（28分鐘）。（打車15分鐘11元）

2.在鎮(zhèn)江高鐵南站（京滬高鐵）出站，先從鎮(zhèn)江南站乘坐85路/208路/202路至行政中心南站下，轉(zhuǎn)乘25路春江潮廣場站下（53分鐘）；或先從鎮(zhèn)江南站乘坐39路至原恒順醬醋廠站下，轉(zhuǎn)乘25路/133路春江潮廣場站下（58分鐘）。（打車20分鐘 25元）

六、聯(lián)系人及聯(lián)系方式

1.請各市縣開大和城職院辦學(xué)點在6月30日前將會議回執(zhí)表（附件）電子稿發(fā)至XXXXXXX.com。

2.聯(lián)系人：XXXXX

教務(wù)處

20xx年6月23日

院各單位、部門：

學(xué)院決定召開20xx年第一季度安全工作會議，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

一、會議時間

x月x日（星期二）9:00

二、會議地點

機關(guān)樓1801會議室

三、參會人員

1、各單位、部門黨政一把手及分管安全工作的負責(zé)人。

2、各二級學(xué)院辦公室主任、輔導(dǎo)辦主任；學(xué)生工作部公寓管理中心主任；后勤管理處辦公室主任、飲食服務(wù)中心主任、總務(wù)科科長、房產(chǎn)科科長、衛(wèi)生所所長。

3、附屬醫(yī)院分管安全工作副院長、保衛(wèi)科科長、學(xué)生科科長。

四、會議要求

1、請參會人員提前10分鐘到達會場簽到、領(lǐng)取會議資料，會議期間保持會場秩序。

2、如有特殊情況不能參加會議者，提前告知保衛(wèi)處，聯(lián)系人：孫xx，聯(lián)系電話：13xxxxxxxxx53。

特此通知。

保衛(wèi)處

20xx年x月x日

從生命周期上報到是一個過程行為，簽到是一個點行為。中大型會議用報到比較多。

如在多天會議場景往往有多個會議組成，報到是指與會者到達會議地點時辦理的登記注冊手續(xù)，但不表示每一項活動和會議都保證參加；簽到則是與會者表示出席了此次會議或活動。

【溫馨提示】關(guān)于會議報到工具，會議報到工具名稱的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設(shè)備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。