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會務(wù)工作是為會議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個(gè)方面。第一，會議預(yù)案制定。會議預(yù)案即會議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。
會議預(yù)案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。
第二，準(zhǔn)備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問題，重點(diǎn)是會議文件材料。現(xiàn)場檢查重點(diǎn)在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報(bào)的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。
第六，會議結(jié)束時(shí)的會務(wù)工作，包括對會議內(nèi)容的總結(jié)，會議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)，會議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。
會議有規(guī)模大小和時(shí)間長短之分。會議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時(shí)間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段：會前準(zhǔn)備階段，會議實(shí)施階段和評估總結(jié)階段。
會前準(zhǔn)備：
會前準(zhǔn)備就是對會議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會議的目標(biāo)而對各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預(yù)算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個(gè)對會議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標(biāo)：一個(gè)具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運(yùn)作：實(shí)地場景考察，設(shè)計(jì)評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請誰？實(shí)際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標(biāo)。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內(nèi)容。
2.會議選址：
（1）會議地點(diǎn)類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進(jìn)行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。
大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會議設(shè)施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會。
（2）會議的地點(diǎn)選擇
會議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個(gè)方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點(diǎn)的收費(fèi)狀況
5.地點(diǎn)的安全因素
5.地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面
6.附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個(gè)會議的成敗至關(guān)
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
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（4）預(yù)算制定
控制會議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個(gè)會議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。
會議實(shí)施
實(shí)施會議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會人員的登記注冊，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場地，必要時(shí)解決糾紛等。
會議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)步驟
1.編制會場手冊。
2.設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)）
3.建立指導(dǎo)委員會（負(fù)責(zé)現(xiàn)場的指導(dǎo)工作進(jìn)行）
三、總結(jié)和評估
會議的總結(jié)與評估（會議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對其進(jìn)行評估工作），一般分為3個(gè)部分
1.從籌備到會議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項(xiàng)目市場調(diào)查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）
5.召開表彰會，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。
開會需要準(zhǔn)備的內(nèi)容
一、明確會議目的和內(nèi)容
二、具體準(zhǔn)備事項(xiàng)
一、會議資料與文件準(zhǔn)備
首先，開會前必須準(zhǔn)備好會議所需的資料與文件。包括但不限于會議議程、議題、計(jì)劃、相關(guān)文件和數(shù)據(jù)報(bào)告等。這些都是會議討論的基礎(chǔ)，確保參會人員能夠了解會議的目的和內(nèi)容。
二、場地和設(shè)備準(zhǔn)備
場地選擇對于會議至關(guān)重要。需要選擇一個(gè)適合會議規(guī)模、設(shè)施齊全的會議室。此外，音響、投影設(shè)備、紙筆、桌椅等也需要提前準(zhǔn)備好，確保會議能夠順利進(jìn)行。
三、參會人員通知與安排
確定參會人員名單后，要及時(shí)發(fā)出會議通知，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、目的、議程等。對于重要會議，還需確認(rèn)參會人員的回復(fù)情況，確保人員到會。
四、時(shí)間管理
開會前，需要制定詳細(xì)的時(shí)間表，分配每個(gè)議題的討論時(shí)間。確保會議在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，避免會議拖延或遺漏重要內(nèi)容。
五、備用物資和應(yīng)急準(zhǔn)備
開會時(shí)，可能會有一些突發(fā)情況，如設(shè)備故障、臨時(shí)變動等。因此，需要準(zhǔn)備一些備用物資，如額外的打印資料、備用設(shè)備等。同時(shí)，制定應(yīng)急方案，以應(yīng)對突發(fā)狀況。
總之，開會前的準(zhǔn)備工作十分重要，要確保會議的順利進(jìn)行和達(dá)成預(yù)定目標(biāo)。以上所述的準(zhǔn)備事項(xiàng)都是開會時(shí)需要考慮和安排的，以確保會議的效率和效果。
會場的準(zhǔn)備工作包括場地選擇與布置、設(shè)施設(shè)備檢查、會議物資準(zhǔn)備、安全與服務(wù)保障等多個(gè)環(huán)節(jié)。
首先，場地選擇與布置是會場準(zhǔn)備的基礎(chǔ)。根據(jù)會議規(guī)模、性質(zhì)和參與人數(shù)，選擇一個(gè)大小適中、設(shè)施完備的會議室或場地至關(guān)重要。例如，一個(gè)大型國際會議可能需要一個(gè)配備高級視聽設(shè)備和同聲傳譯系統(tǒng)的會議室，而一個(gè)小型研討會則可能只需一個(gè)裝飾溫馨、便于交流的小會議室。布置方面，要確保會場整潔、座椅舒適，同時(shí)根據(jù)會議主題進(jìn)行適當(dāng)?shù)难b飾，營造出符合會議氛圍的環(huán)境。
其次，設(shè)施設(shè)備檢查是確保會議順利進(jìn)行的關(guān)鍵。這包括檢查音響、投影、燈光等設(shè)備是否運(yùn)行正常，以及網(wǎng)絡(luò)連接是否穩(wěn)定。例如，如果會議需要進(jìn)行遠(yuǎn)程視頻連線，那么網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性和速度就顯得尤為重要。此外，還要確保所有設(shè)備在會議開始前都經(jīng)過充分的測試，以避免會議期間出現(xiàn)技術(shù)故障。
再者，會議物資準(zhǔn)備也是不可忽視的一環(huán)。這包括準(zhǔn)備足夠數(shù)量的桌椅、便簽、筆、茶水等。同時(shí)，根據(jù)會議需求，可能還需要準(zhǔn)備背景板、條幅、胸牌、指示牌等物資。這些物資的準(zhǔn)備要充分考慮到參會人員的數(shù)量和需求，以確保會議期間的舒適和便利。
最后，安全與服務(wù)保障是會場準(zhǔn)備工作的重中之重。要確保會場的安全出口、消防設(shè)施等符合安全規(guī)范，并制定應(yīng)急預(yù)案以應(yīng)對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況。同時(shí)，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)也是必不可少的，如安排專業(yè)的會務(wù)人員提供現(xiàn)場指導(dǎo)、設(shè)置咨詢臺解答疑問等。這些措施能夠確保會議的順利進(jìn)行，并為參會人員提供一個(gè)安全、舒適的環(huán)境。
綜上所述，會場的準(zhǔn)備工作涉及多個(gè)方面，需要綜合考慮場地、設(shè)備、物資和安全等因素，以確保會議的順利進(jìn)行。
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